Как не допустить ошибки в расчете отпускных с учетом коэффициентов?

Какие коэффициенты применяются при расчете отпускных?

При расчете отпускных работодателем могут применяться 3 вида коэффициентов:

1. Фиксированный коэффициент, определенный в ст. 139 ТК РФ, соответствующий условному количеству дней в полном месяце. В 2021 году коэффициент оплаты отпуска составляет 29,3. Этот коэффициент устанавливает государством и может измениться в случае увеличения или уменьшения количества выходных дней, либо праздников. Рассматриваемый коэффициент - это среднее количество дней в месяце, которые не выпадают на праздничные дни. Например, в 2021 г. было 365 дней. Из них 14 дней являются государственными праздниками. Если вычесть их из 365 дней и разделить результат на 12, получится 29,25, что сопоставимо с установленным значением 29,3.
2. Коэффициент увеличения заработной платы. В случаях, предусмотренных п. 16 Положения "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы", утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 No 922, при расчете отпускных работнику применяется специальный повышающий коэффициент к заработной плате.
3. Районные коэффициенты. В установленных законом случаях эти коэффициенты значительно увеличивают заработок, на основании которого рассчитываются отпускные. Узнать больше о районных коэффициентах можно в нашей статье "Что нужно знать о районном коэффициенте и северных надбавках при расчете заработной платы?".

Фиксированный коэффициент

Коэффициент увеличения заработной платы

Этот показатель используется как часть формулы для расчета отпускных следующим образом:

Включение коэффициента в формулу:

• Повышение оклада в расчетном периоде:

Пример

Расчетный период с 01 июня 2020 по 30 июня 2021 г.

Оклад с 01.06.2020 по 31.12.2020 (6 мес.) — 30 000 руб.

Оклад с 01.01.2021 по 30.06.2021 (6 мес.) — 33 000 руб.

Отпуск составляет стандартные 28 календарных дней.

Работник проработал весь год, и суммы, подлежащие вычету, отсутствуют.

Рассчитываем следующим образом:

Коэф = 1,1 (33 000 / 30 000);

ТД (Коэф) = 396 000 (30 000 × 1,1 × 6 + 33 000 × 6);

ВО (период) = 31 535,84 руб. (396 000 / 29,3 / 12 × 28).

• Если в период между расчетным периодом и началом отпуска произошло увеличение заработной платы, формула для расчета упомянутого выше ВО выглядит следующим образом:

По сути, это индексация среднего заработка, на основании которого рассчитывается отпускные.

• Если в период отпуска происходит увеличение заработной платы:

Районный коэффициент

Работники, которые трудятся в регионах Крайнего Севера и районах, которые климатически приравнены к ним, получают доплату — их заработную плату индексируют на районный коэффициент. На компенсацию за неиспользованный отпуск и ежегодные отпускные районный коэффициент не применяется. Полный список регионов, в которых действуют северные надбавки, закреплен в постановлении Совета Министров СССР № 1029 от 10.11.1967, а также в региональных нормативных документах.

Регионы, в который действует районный коэффициент:

Республика, край, область, округ	Район, город, село	Документы, устанавливающие изменения в наименовании и административно-территориальном делении субъектов России
Районы Крайнего Севера	-
-	Все острова Северного Ледовитого океана и его морей, а также острова Берингова и Охотского морей
Мурманская область	Вся территория	С 01.07.1990 г. к районам Крайнего Севера относится вся область, включая г. Кандалакшу с территорией, находящейся в административном подчинении Кандалакшского городского Совета народных депутатов (Постановление Совмина СССР от 23.06.1990 №594)
Архангельская область	г. Северодвинск с территорией, находящийся в административном подчинении Северодвинского городского Совета народных депутатов, Лешуконский, Мезенский, Пинежский районы
Ненецкий автономный округ	Вся территория	Ненецкий автономный округ является самостоятельным субъектом РФ (абз. 7 ч. 1 ст. 65 Конституции РФ)
Республика Коми	г. Воркута и г. Инта с территориями, находящимися в административном подчинении их городских Советов, народных депутатов, Печорский, Ижемский, Усть-Цилемский и Усинский районы, г. Печора, с. Усть-Лыжа с подчиненной ему территорией	Республика Коми переименована из Коми ССР в соответствии с Законом Коми ССР от 26.05.1992 «Об изменении наименования Коми Советской Социалистической Республики»
Ямало-Ненецкий автономный округ	Вся территория	Ямало-Ненецкий автономный округ является самостоятельным субъектом России.

В ТК РФ нет четкого указания на то, применяется ли районный коэффициент к оплате отпуска или нет, в документе сказано, что оплата труда работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, производится с применением районных коэффициентов и надбавок (статья 315 ТК РФ).

Размер регионального индекса варьируется от региона к региону. Самые высокие ставки - на Крайнем Севере, в районах с особенно суровым климатом. Районный коэффициент несколько ниже в остальных районах Крайнего Севера, в районах, приравненных к Крайнему Северу, и в других местах с суровыми климатическими условиями.

Как узнать какой районный коэффициент применять?

Районные коэффициенты установлены еще в СССР, а позднее были подтверждены/скорректированы нормативными документами РФ. На сегодняшний дент информацию о районных коэффициентах можно искать в следующих нормативных документах:

• Ст. 316, 146, 148 ТК РФ;
• Ст. 10 Фед. закона от 19.02.1993 г. № 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях";
• Постановление Минтруда от 11.09.1995 г. № 49;
• Прочие региональные законодательные документы документы.

В случае, если местные власти готовы увеличить районный коэффициент за счет местного бюджета, то издается соответствующее постановление. Также районный коэффициент может отличаться в зависимости от профессии, например, нефтяники получают больше школьных учителей. Уточнить районный коэффициент можно в местной инспекции труда.

Какие выплаты увеличивает районный коэффициент?

Выплаты, которые индексируются в соответствии с РК:

• Зарплата;
• Доплаты за вредные и опасные условия труда;
• Надбавки к зарплате: компенсации, премии и тд.
• Пособия по временной нетрудоспособности, рассчитанные на основе минимальной заработной платы;
• Выплаты, которые устанавливаются в фиксированном размере;
• Льготы для сезонных работников, работников с неполной занятостью, гибким графиком;

Выплаты, которые не индексируются на РК:

• Пособие по временной нетрудоспособности, если оно рассчитывается на основе среднего заработка;
• Отпускные;
• Периодические премии нерегулярного характера;
• Разовая финансовая помощь, не оговоренная в коллективном договоре
• Пособие на проезд для сотрудников, которые едут в места без места работы;
• Северные" надбавки (не путать с РК).

Как применяется районный коэффициент?

Для работников, принятых на работу по трудовому договору, РК применяется с первого дня работы. РК не зависит от формы собственности организации или от стажа работы сотрудника. Также не существует предела заработка, от которого зависит РК. При расчете заработной платы РК начисляется по основному месту работы сотрудника, даже не смотря на то, что офис компании может базироваться в другом регионе.

Районный коэффициент может быть установлен в трудовом договоре или в договоре может быть ссылка на документ, содержащий коэффициенты, применяемые к работникам компании - например, в положении об оплате труда или в коллективном договоре.

Нужно ли начислять районный коэффициент на МРОТ?

Индексация РК и минимальной месячной заработной платы регулируется Министерством труда. Если работник работает в регионе с неблагоприятными климатическими условиями, его заработная плата должна быть выше установленного законом минимального размера оплаты труда. РК - это процент, на который умножается месячная зарплата (Верховный суд РФ № 3-В11-31 от 07.10.2011 г.). Это означает, что РК включается в окончательную выплату зарплаты работника. Поэтому РК не следует включать в минимальную заработную плату, а к минимальной заработной плате следует добавить данный мультипликатор.

Разница между РК и Северными надбавками

Районный коэффициент следует отличать от надбавки, которую называют "северной" или "полярной" надбавкой. Это надбавка за выслугу лет для работников Крайнего Севера и приравненных к ним местностей, когда от 10 до 20% добавляется к зарплате за каждые шесть месяцев работы, пока надбавка не достигнет регионального потолка.

Региональный коэффициент и северная надбавка - это две разные надбавки, и жители Крайнего Севера и приравненных к нему местностей получают обе.

Алгоритм расчета отпускных

Отпускные рассчитываются по формуле:

Сумма отпускных = средний дневной заработок × количество календарных дней отпуска

Средняя заработная плата рассчитывается в соответствии с Постановлением Правительства № 922 от 24.12.2007.

Расчет среднего заработка

Формула расчета среднего заработка зависит от того, отработал ли работник полный расчетный период. Это период в 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску.

Формула для случая, когда работник отработал весь расчетный период:

Средний дневной заработок = заработок за период оплаты / 12 / 29,3

29,3 - это константа. Это среднее количество календарных дней в месяце.

Если сотрудник работал не весь расчетный период или у него были дни, подлежащие вычету (например, больничный, отпуск и т.д.), формула усложняется:

Средний дневной заработок = Выплаты, которые входят в расчет СЗ / (Среднемесячное число календарных дней × Количество полностью отработанных месяцев + Число отработанных календарных дней в неполных месяцах)

Последнее соотношение, в свою очередь, рассчитывается следующим образом:

Количество календарных дней, отработанных в неполном месяце = Среднемесячное количество календарных дней / Общее количество календарных дней в месяце × Количество календарных дней в месяце, приходящихся на отработанное время

Пример № 1. Сотрудник отработал весь оплачиваемый период

Работник взял отпуск на 28 календарных дней. Его зарплата за 12 месяцев, предшествовавших отпуску, составила 800 000 рублей.

Общий средний дневной заработок выглядит следующим образом: 800 000 рублей / 12 месяцев / 29,3 = 2 275,31 рублей

Сумма к оплате: 2275,31 РУБ. * 28 = 63 708,68 р.

Оплата отпускных должна производиться не менее чем за 3 календарных дня. Например, понедельник - первый день отпуска? Это означает, что в четверг деньги должны быть перечислены сотруднику.

Пример № 2. Сотрудник отработал не весь расчетный период

Работник берет отпуск на 14 календарных дней с 10 июля по 23 июля. Заработная плата сотрудника составляет 20 000 рублей.

Расчетный период - с 1 июля 2020 года по 30 июня 2021 года.

В феврале работник находился на больничном 10 дней (с 3 по 12 февраля), и за этот месяц ему было выплачено 11 578,95 р.

Определение выплат, которые включаются в расчет среднего заработка

Общие выплаты без учета февраля: 20 000 рублей * 11 месяцев = 220 000 руб.

Платежи с учетом февраля: 220 000 р. + 11 578,95 РУБ = 231 578,95 р.

Считаем количество дней, отработанных за февраль:

В феврале 2021 года 28 календарных дней. Работник болел в течение 10 из них. Таким образом, количество отработанных дней составило 18 календарных дней (28-10).

Для целей расчета было принято, что в феврале было отработано 18,836 дней (29,3/28*18).

Высчитываем среднедневной заработок:

231 578,95 / (29,3 * 11 месяцев + 18,836 дней) = 678,85 руб.

Осталось за малым - рассчитываем отпускные:

678,85 * 14 = 9 503,9 р.

Узнать больше о расчете отпускных можно в наших статьях:

1. Командировка и отпуск идут вплотную друг за другом. Что бухгалтеру важно знать?

2. Отпуск выпал на праздничные дни. Как правильно рассчитать?

Как учесть премию при расчете отпускных?

Работник получил премию в течение расчетного периода. Должен ли он учитываться при расчете отпускных?

Да, если это премия за те месяцы, которые попадают в расчетный период (письмо Минздравсоцразвития № 535-17 от 05.03.08 г).

Пример № 3. Учитываем премии при расчете отпускных

Работник берет ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней. Его вознаграждение за 12 месяцев, предшествовавших отпуску, составило 1 000 000 рублей. Кроме того, работник получил ежемесячную премию в размере 5 000 рублей.

Доход работника от ежемесячной премии за год составил 60 000 рублей. (5 000 рублей * 12 месяцев).

Средний дневной заработок составляет: (1 000 000 рублей + 60 000 рублей) / 12 месяцев / 29,3 = 3 014,79 рублей.

Сумма к оплате: 3.014,79 * 28 = 84.414,12 р.

Случаи, когда отпуск нужно считать в рабочих днях (а не календарных)

Работодатели рассчитывают отпускные в рабочих днях в двух случаях:

1. Для сезонных работников;
2. Если есть трудовой договор, действующий до двух месяцев.

Формула расчета:

Сумма отпускных в рабочих днях = средний дневной заработок × количество рабочих дней отпуска

Средний дневной заработок = фактически начисленная заработная плата/количество рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей недели

Фактически начисленная заработная плата - это заработная плата, которую работник получил с первого дня работы до начала отпуска.

Пример № 4. Отпускные для сезонного работника

Работник находится в отпуске 12 рабочих дней. Фактически выплаченная зарплата составила 600 000 рублей. Количество рабочих дней в полугодии, согласно 6-дневной рабочей неделе, составляет 111 дней.

Средний дневной заработок: 600 000 р. / 111 дней = 5 405,41 р.

Оплата отпуска: 5 405,41 р. * 12 дней = 64 864,92 р.

Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

При увольнении работника с работы ему выплачивается компенсация за неиспользованные дни отпуска.

Для расчета нужно воспользоваться следующей формулой:

Размер компенсации = средний дневной заработок × количество календарных дней неиспользованного отпуска

Пример № 5. Рассчитываем компенсацию за неиспользованный отпуск

Сотрудник увольняется 2 июня 2021 года. Расчетный период длится с 1.06.2020 года по 31.07.2021 года. Сотрудник проработал в организации в общей сложности 21 месяц. Он был в отпуске только один раз, с 3 по 17 июня 2020 года. Это означает, что период оплаты был отработан не полностью.

За отчетный период работник заработал 840 000 рублей.

Базовый период охватывает 11 месяцев, отработанных полностью. В июне работник отработал 29,3/ 30 *(30-14) = 15,63 дня.

Средний дневной заработок = 840 000 рублей / (29,3 * 11 месяцев + 15,63) = 2 485,72 рублей.

Общее количество дней отпуска = 21 месяц * 2,33 дня = 48,93 дня, где 2,33 - расчетный показатель: 28 дней в году / 12.

Округляется до 49 дней.

Количество дней неиспользованного отпуска = 35 (49 - 14).

Компенсация за отпуск = 2 485,72 рубля * 35 дней = 87 000,2 рубля.

Как начисляют районный коэффициент на отпускные?

Все ответы ищем в ТК РФ:

1. Оплата труда работников в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях производится с учетом РК (ст. 315).
2. Регионы, в которых применяется РК, определяются на правительственном уровне (ст. 316). К таким территориям относятся регионы России с суровыми климатическими условиями.
3. Средний заработок рассчитывается с учетом всех выплат, пособий и премий, предусмотренных системой оплаты труда работников (ПП РФ № 922 от 24.12.2007 г.). Это означает, что при расчете среднего заработка необходимо учитывать районный коэффициент (пункт "л" п. 2 ПП РФ № 922).
4. Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 дней, может быть заменена денежной компенсацией - по желанию работника (ст. 126). Если работник увольняется, ему должна быть выплачена полная компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127). Расчет производится на основе среднего заработка.

На самом деле, РК рассчитывается, но не в момент расчета отпускных, а раньше, в момент расчета среднего дневного заработка. Однако, если РК применяется к отпускным, выплата будет зачтена.

Вопросы и ответы

Как применяется районный коэффициент при расчете отпуска?

Районный коэффициент - это величина, на которую следует умножать заработную плату работника (представленную всеми возможными составляющими: оклад, надбавки, премии), работающего в регионах, где соответствующий коэффициент определен законом. Пожалуй, самым распространенным типом является "северный коэффициент", который рассчитывается на основе заработной платы работников в регионах с холодным климатом.

Различные перечни районных коэффициентов устанавливаются одновременно в нескольких нормативных актах. К основным из них относятся:

• Государственный комитет СССР по труду, Секретариат ВЦСПС от 17.08.1971 № 325/24;
• Постановление Правительства РФ № 512 от 29.05.1993 г.

Что будет если бухгалтер не начислит районный коэффициент и северную надбавку?

РК является обязательной частью заработной платы, а не бонусом на усмотрение работодателя. Выплата надбавок работнику вместе с зарплатой обязательна два раза в месяц - статья 22 ТК РФ, Обзор практики Верховного Суда РФ от 26.02.2014 г.

Заработная плата без климатической надбавки считается неполной, и у работодателя остается долг.

Работник может пожаловаться на недоплату в инспекцию по труду. Инспекторы будут изучать платежные ведомости и справки 2-НДФЛ. Если надбавки нет и она не включена в заработную плату в трудовом договоре, считается, что работник не получал надбавку. Работодатель будет оштрафован как за недоплату заработной платы по ст. 5.27 ст. 6 КоАП РФ. Штраф составляет от 1 000 до 5 000 р. для индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 р. для юридического лица. Но вы можете отделаться предупреждением.

Но самым тяжелым последствием является то, что работник получит через суд надбавки и полярки за последние три года с процентами за просрочку и моральным ущербом.