Нужно ли командировку учитывать в расчете отпускных? А что, если сотрудник остался в другом городе по личным делам сразу после командировки?

Как рассчитывается денежные выплаты за отпуск?

Каждый сотрудник имеет право на ежегодный оплачиваемый отпуск согласно ст. 114 ТК РФ. Расчет отпускных происходит на основании средней заработной платы (СЗП) за последние 12 месяцев.

Важно, что не все периоды входят в расчет СЗП, например, периоды, когда сотрудник был временно не трудоспособен, либо находился в отпуске по беременности и родам, либо был период простоя не участвую в расчете. Полный перечень представлен в п. 5 Постановления №121 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».

Ниже приведена формула получения усредненного заработка за один рабочий день:

СЗП = ДРП/12/29,3,

где:

ДРП — доход учитываемый за период по которому производится выплата;

12 — число месяцев, которые считаем;

29,3 — число дней в одном месяце в среднем виде.

ПРИМЕЧАНИЕ! Приведенная выше формула может быть использована, лишь в ситуации, когда месяц был рабочим в полной мере. В ситуации, когда сотрудником было затрачено другое количество дней на работу (например, сотрудник отсутствовал на рабочем месте, болел,или бра отпуск без содержания), то следует производить исчисление за каждый месяц в отдельном виде.

Правила расчета выплат по отпуску при существовании командировок у работника

Служебной командировкой является поездка, в которую трудящийся отправляется по поручению его непосредственного начальника (ст. 166 ТК РФ). Временной промежуток по командировке оговаривается заранее, а целью поездки является выполнение поставленных рабочих задач. Таким образом получается, что сотрудник «отсутствует» на непосредственном рабочем месте по независящим от него причинам. Командировка попадает под пункт 5 Постановления № 922, а значит, что начисления по командировке исключаются из расчета СЗП. Данный вывод подкреплен Министерством труда в письме от 13.08.2015 № 14-1/В-608.

Рассмотрим письмо Министерства труда от 16.03.2016 № 14-1/В-226. Оно говорит об отдельных доплатах, которые компания может совершить в отношении работника в период его нахождения в командировке. Минтруда относит начисление такого рода как некую часть заработной платы, которую работник получит за отработанное время. Эта сумма включается в расчет денежных выплат за отпуск.

Расчет командировочных выплат

При решении компанией об отправлении сотрудника в командировку, должны быть компенсированы все сопутствующие расходы. Например: плата за проезд, проживание и так далее.

Так как сотрудника не будет на его непосредственном месте работы по независящим от него причинам, он получит денежное вознаграждение в размере среднего дневного заработка. В статье 139 Трудового Кодекса Российской Федерации и постановлении Правительства Российской Федерации «Об особенностях порядка исчисления средней зарплаты» от 24.12.2007 № 922 оговорен метод расчета среднего дневного заработка. Формула следующая:

СДЗ = ДРП/КД,

где:

ДРП — доход, начисленный за расчетный период;

КД — количество дней, которые сотрудник отработал.

Выплаты по командировке = СДЗ*количество дней нахождения в командировке.

Расчет среднего заработка

Средний заработок работнику начисляется в соответствии со статьями 139 и 167 Трудового Кодекса и пункта 9 Положения об особенностях направления сотрудников в служебные командировки от 13.10.2008 г.

При поездке трудящегося в командировку, оплата производится на основании расчета средней заработной платы. Расчет происходит следующим образом: годовой заработок работника делится на количество рабочих дней за это время. В этот учет входит:

• оклад;
• различные доплаты и надбавки в виде процента от оклада;
• премии и другое.

Не входит при подсчете всей суммы:

• выплаты за нахождение на больничном;
• оплата за отпуск;
• различного вида материальная помощь.

Данные денежные средства не учитываются по причине того, что не являются заработной платой работника, а имеют социальный или компенсационный вид.

Правила вызова работника из отпуска в командировку

Вызов работника из отпуска

В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса Российской Федерации отозвать работника из отдыха по причине поездки в командировку можно лишь с согласия самого трудящегося. При этом действует правило лишь на отпуск получаемый каждый год, либо же отпуск по уходу за ребенком.

Следует учесть, что отзывать можно не всех сотрудников, даже, если работник согласен. Отзывать из отпуска нельзя:

• лиц не достигших совершеннолетия;
• сотрудников, работающих на вредном или опасном производстве;
• беременных женщин.

Для отзыва из отпуска бухгалтер или кадровик должен подготовить приказ.

Перерасчет отпускных выплат

Выплата денежных средств за отпуск происходит не позднее 3 дней до отпуска. При прерывании отпуска сотрудник часть денег обязан вернуть. Возврат денег осуществляется следующим образом:

• сдача наличных денег в кассу компании;
• вычет из последующей заработной платы;
• вычет из расходов на командировку.

Сотрудник имеет право сам выбирать наиболее удобный способ.

Что делать с неиспользованными днями отпуска

Дни отпуска, которые работник «не догулял» можно использовать в любое удобное время в текущем году, либо же оставить на следующий год. Следует учесть это в составляемом графике отпусков на следующий год. А так же прописать изменения в карточке работника и табеле учета рабочего времени.

Компенсация затрат за проезд

Рассмотрим правила оплаты проезда при командировке. Все описано в письме Министерства финансов от 17.01.2017 № 03-04-06/1546.

Вариант № 1. Сотрудник выходит в отпуск сразу по окончании командировки.

Маршрут работника: Прага — Москва — Прага — Екатеринбург. В таком случае компания потратит средства на проезд только из Праги в Москву. Остальная дорога оплачивается из кармана работника. Если работодатель примет решение провести билет в Прагу, как обратный путь, это нельзя показывать в тратах на подсчет прибыли. И при этом надо будет считать НДФЛ и взносы по страховке. Говоря проще, если сотрудник решил остаться в другом городе и провести там свой отпуск, то компания обратный билет не должна оплачивать, а если все-таки оплатить, то должна сумму билета учесть как доход сотрудника и удержать с этих сумм НДФЛ и начислить страховые.

Вариант № 2. Сотрудник из места командировки возвращается в родной город и уже от туда отпраляется в отпуск.

Марщрут сотрудника: «Прага — Москва — Екатеринбург». При этом процесс отображения трат в расходах и оплата работнику значительно упрощается, так как сотрудник вернулся в свой город, то и нет необходимости удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Оплата суточных и авансовый отчет

В ситуации, когда работник после командировке догуливает отпускные дни, последний день командировки приравнивается ко дню ее окончания. Суточные оплачиваются только по этот день. Выплаты на этом работнику заканчиваются.

В п. 26 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749 прописано, что авансовый отчет принимается в течении 3 рабочих дней после того, как сотрудник приступил к работе. Сотрудник должен сам оформить авансовый отчет, либо предоставить все необходимые данные бухгалтерии, в зависимости от порядка работы в компании. Если был взят отпуск, значит в течении 3 дней после появления из отпуска.

Отпуск во время командировки

Оформляем отпуск

Ситуация объединения отпуска с командировкой считается штатной. При оформлении важно помнить, что сотрудник должен получить отпускные за 3 дня до отпуска, этот момент нужно учитывать, иначе компании грозит штраф. Чтобы не нарушать статью 136 ТК РФ, сотрудника можно отправить в отпуск без сохранения заработной платы.

Если между работником и работодателем нет согласия по отпуску, то работник не может пойти в отпуск. Однако государством оговорены исключения:

• участники Великой Отечественной Войны;
• пенсионеры;
• инвалиды;
• супруг либо же родитель военнослужащего, работника СИЗО, пожарного и т.д.;
• в ст. 128 ТК РФ, говорится, что отпуск должен быть предоставлен по таким случаям, как свадьба, смерть родственника или рождение ребенка.

Если командировку приходится прекратить, то бухгалтер или кадровик должны издать приказ.

Что учитываем в затратах?

Если сотрудник отправился в командировку, а затем остался в другом городе, чтобы провести отпуск, либо из этого отправиться к месту отдыха, то бухгалтер должен посчитать суточные за каждый день командировки. Также необходимо своевременно начислить отпускные, чтобы произвести выплату в положенный срок — за 3 дня до начала отпуска.

В письме Министерства финансов т 17.01.2017 № 03-04-06/1546 сказано, что работодатель может по своему усмотрению оплатить путь обратно, но в обязательном порядке с этих сумм должны быть удержан НДФЛ, начисленные страховые взносы и данные суммы нельзя будет учесть в расходах по налогу на прибыль.

Существуют два варианта отправки в отпуск после командировки:

• отпуск в ином городе, либо стране;
• отпуск в том же городе, что и командировка.

Министерство финансов в письме от 25.06.2019 № 03-04-06/46418 оговаривает оба случая отправки в отпуск после командировки.

Случай 1. Трудящийся уходит в отпуск из командировочного города в иной город, либо страну. Из того же местоположения отправляется на работу.

Схема маршрута работника имеет вид: «Екатеринбург — Москва — Прага — Екатеринбург». Приобретается 3 билета. Компания при этом затрачивает деньги лишь на один билет «Екатеринбург — Москва». Цена билета отражается в расходах. При этом взносы и НДФЛ выплачивать не требуется.

За оставшиеся два билета работник будет платить самостоятельно. При оплате билетов компанией, она так же должна будет оплатить НДФЛ и взносы. Это выгодно работнику, но не выгодно компании.

После отправки работника в отпуск компания больше не возмещает никаких расходов.

Вариант 2. Место командировки и место отпуска совпадают.

В таком случае схема проезда выглядит: «Екатеринбург — Москва — Екатеринбург».

В таком виде последний день перед отпуском приравнивается к последнему дню командировке. Выплаты приостанавливаются в этот день. Учитывая, что возврат работника происходит в иной день, после окончания командировки, оплата дороги не производится.

Окончание командировки и начало отпуска подтверждается приказом об отпуске.

Работодателю не выгодно оплачивать билет обратно, так как с этих сумм нужно будет начислить «зарплатные налоги», и эти суммы нельзя включить в расходы по налогу на прибыль.

Как оформляется командировка во время отпуска

Отправка работника в командировку из отпуска происходит по следующей схеме:

• В первую очередь компания ставит в известность работника о намечающейся командировке.
• Работник должен принять решение о том, хочет ли он отправиться в нее, без согласия отозвать из отпуска не получится.
• В случае положительного ответа, компания формирует приказ об отзыве и задание по службе.
• В бухгалтерии должны пересчитать отпускные.

Письмо с оговоркой о необходимости ехать в командировку не имеет конкретного вида, но должна содержать следующие данные:

• Наименование организации с уточнением формы регистрации;
• Причины отправки в командировку и отзыва с отпуска;
• Объяснение о том, когда работник может использовать свой отпуск в нужное ему время;
• Указать о праве отказа от командировке согласно статье 125 Трудового кодекса Российской Федерации часть 2;
• Дата составления письма;
• ФИО, должность.

Как оформить согласие сотрудника на командировку

О том, что работник согласен отправиться в командировку он должен указать в письменной виде, в свободной форме. Письмо должно содержать следующие данные:

• Название компании и ее форма регистрации;
• Фамилия, имя, отчество директора;
• Даты прекращения отпуска и начала командировки;
• Числа, в которых будет потрачен оставшийся отпуск;
• Дата написания письма;
• Подпись.

ПРИМЕЧАНИЕ! В статье 125 ТК РФ сказано, что нельзя прекратить отпуск человека не получив его согласие на это. Так же нельзя использовать какие-либо виды наказания для получения положительного ответа от работника. Статьей 5.27 КоАП Российской Федерации сказано о возможности привлечения к наказанию за нарушение.

В соответствии со статьей 356 ТК РФ в случае какой-либо дискриминации работника, он вправе обратиться с жалобой в инспекцию по труду.

Приказ о прекращении отпуска

В случае получения от работника положительного ответа компания составляет решение. В первую очередь делается приказ о прекращении отпуска. Он может иметь свободный вид, но должен озвучивать следующую информацию:

• Наименование организации;
• Дата составления;
• Номер регистрации приказа;
• Ст. 125 ТК РФ;
• Дата начала работы;
• Уведомление отправленное сотруднику;
• Распоряжение о произведении переначисления отпускных средств;
• Подпись самого работника вернувшегося из отпуска;
• Подпись работодателя.

Командировочное задание

Для оформления задания по службе применяется унифицированная форма Т-10а. Применение этой унифицированной формы не обязательно, но многие бухгалтеры все равно ее принимают для того, чтобы в случае проверки, легче было подтвердить расходы.

Нестандартные ситуации

Отпуск продлевается на время служебной поездки

В случае, когда работник не догулял отпуск и был отправлен в командировку, он может продолжить свой отдых после. Период отпуска должен быть согласован с работодателем и заверен документально.

ПРИМЕЧАНИЕ! У работника есть два способа «отгулять» остатки отпуска: сразу после окончания поездки, либо же в следующий ежегодный отпуск.

Командировка в период отпуска по уходу за ребенком

Командировка в период отпуска по уходу за ребенком в возрасте до 1,5 лет может осуществляться лишь по согласию работницы. При этом изначально должен быть сделан и показан график развития отдыха, который был потрачен на служебную поездку.

Согласно статье 125 ТК РФ, работодатель должен под подпись ознакомить сотрудницу с правами, предварительно должно быть выслано уведомление об отзыве.

Что делать если сотрудник едет в командировку раньше, либо задерживается там, при учете, что эти дни являются выходными либо праздничными

В такой ситуации затраты работника на билеты не облагаются НДФЛ. Причиной такого решения является отсутствие экономической выгоды у работника и организации. Оспаривать данное решение не имеет смысла, по причине сохранения целей с которыми туда работник был отправлен. А именно работник едет и возвращается в указанные заранее пункты. При этом дни задержки являются не рабочими официально.

Отправление сотрудника в командировку с места отдыха

НДФЛ в стоимость билета на проезд не нужно уплачивать в случае, когда сотрудник покинул место своего отпуска и отправился на место командировки заданное организацией, таково было решение чиновников. Существуют следующие причины уезда с пункта отпуска:

• ситуация в который из отдыха вызывают;
• ситуация, при которой первый день командировки совпадает с последним днем отпуска.

Стоит отметить, что в случае совпадения мест отдыха и командировки затраты значительно сокращаются.

Вывод: оплата проезда в отпуск, в случае совпадения мест отдыха и командировки не считается затратами на билеты в командировку и не должна освобождаться от уплаты НДФЛ.

Сотрудник после окончания командировки, остается на отдых в этом же месте, после чего является на работу.

В случае если по окончанию служебного задания начинается отпуск, который проходит в этом же пункте, а компания выражает желание заплатить за билет на возврат, это является экономической сотрудника, соответственно цена билета приравнивается к личным доходам сотрудника. В ст. 217 НК РФ исключения не предусмотрены.