Командировка и отпуск идут вплотную друг за другом. Что бухгалтеру важно знать?

Определение отпускных выплат

Статья 114 Трудового кодекса РФ регулирует право работника на отпуск, который дает ему право на сохранение рабочего места и получение средней заработной платы (СЗП). Расчет СЗП за день в этом случае очень похож на расчет заработка для командировок. Расчетным периодом также являются последние 12 месяцев. Периоды, указанные в п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы от 24.12.2007 г. № 922, касающиеся среднего заработка и выплат по социальному страхованию, исключаются.

Формула для расчета среднего заработка в день:

СЗП = ДРП / 12 / 29,3,

где:

ДРП — доход расчетного периода;

12 — количество месяцев;

29,3 — среднее количество дней в месяце.

Однако эта формула применяется только в том случае, если нет месяцев работы на неполный рабочий день. Если работник отсутствовал часть дней, количество фактически отработанных дней рассчитывается отдельно для каждой части месяца.

Однако остается вопрос: засчитывается ли компенсация за проезд при расчете отпускных или ее следует исключить из расчетного периода? Для этого мы подготовили табличку:

Выплаты сотруднику в командировке	Учитывается ли выплата в расчете отпускных?	Нормативный документ
Средний заработок за дни командировки и компенсация расходов: суточные; билеты до места командировки, а также сопутствующие расходы на такси и прочие виды транспорты; расходы на жилье: номер в отеле или аренда квартиры; иные расходы (мобильная связь, закупка материалов и тд).	Нет	Ст. 139, 167 и 168 ТК РФ, подп. «а» п. 5 Положения № 922
Доплата выплат до оклада, в случае, если средний заработок ниже фактического.	Нет	Ст. 139 ТК РФ, подп. «а» п. 5 Положения № 922
Дополнительные вознаграждения в виде премий.	Да	Ч. 2 ст. 135, ч. 2 и 4 ст 139 ТК РФ, подп. «и» п.2 и п. 15 Положения № 922

Расчет отпускных с учетом командировок

Периоды отсутствия на работе, за которые выплачивается средний заработок, не должны включаться в отпускные (п. 5 Положения от 24.12.2007 г. № 922). Как мы уже выяснили, оплата времени нахождения в командировке производится в размере среднего заработка. Но приравнивается ли командировка к отсутствию на работе?

Определение служебной командировки дано в ст. 166 ТК РФ. Это поездка сотрудника по приказу начальника на определенное количество для выполнения служебного задания вне места постоянной работы. Получается, что работник покидает свое рабочее место, не смотря на то, что делает это в интересах компании. Таким образом, командировка соответствует критериям п. 5 Положения от 24.12.2007 г. № 922 и является периодом, исключаемым из расчета отпускных. Министерство труда пришло к такому же выводу в Письме от 13.08.2015 г. № 14-1/B-608. Таким образом, сумма командировочных расходов, выплаченная работнику во время командировки, не включается в расчет среднего заработка.

Важно! Командировочные выплаты не участвуют в расчете среднего заработка при расчете отпускных в соответствии с п. 5 Положения от 24.12.2007 г. № 922, за исключением дополнительных вознаграждений.

Особое внимание следует обратить на дополнительные выплаты, производимые работодателем, когда средний заработок, выплачиваемый во время командировки, не соответствует зарплате работника. Министерство труда в своем Письме от 16.03.2016 г. № 14-1/5-226  засчитывает эту доплату в качестве начисленного вознаграждения за расчетный период, и она должна учитываться при расчете отпускных.

Как рассчитывается командировка?

Работнику, находящемуся в командировке, должны быть возмещены все расходы, относящиеся к поездке, включая проезд, проживание и т.д.

В связи с тем, что работник отсутствует на рабочем месте для выполнения трудового задания, работодатель обязан оплатить ему работу за этот период в размере СЗП. Правила его расчета утверждены ст. 139 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 г. № 922.

Формула СЗП:

СЗП = ДРП / 12 / 29,3,

где:

ДРП — доход расчетного периода;

12 — количество месяцев;

29,3 — среднее количество дней в месяце.

В итоге мы получает размер среднедневной заработной платы за последние 12 месяцев. Полученная сумма умножается на количество дней командировки.

О средней заработной плате в командировке

Работа сотрудника, отправленного в командировку должна быть оплачена, но сотрудник в период командировки получает не заработную плату, а средний заработок ( ст. 139, ст. 167 ТК РФ, п. 9 Положения от 13.10.2008 г. № 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки"). Для расчета складывается практически вся сумма, выплаченная работнику за год, предшествующий командировке, и делится на количество рабочих дней в этом периоде.

Включаемые суммы:

• Заработная плата;
• Надбавки и доплаты к ЗП;
• Премии и пр.

Не включаемые суммы:

• Оплата больничного листа;
• Отпускные;
• Материальная помощь.

Не включаемые суммы исключаются из расчета, так как носят компенсационный или социальный характер и не являются заработной платой.

Это означает, что за деловые поездки можно сотрудник может получить больше, чем за обычные рабочие дни, в случае, если была получена премия.

Иногда бухгалтеры "хитрят" и выплачивают премию после отпуска или командировки, для того, чтобы занизить сумму СЗП и по итогу сумму выплат.

Пример: 

Оклад продавщицы Татьяны равен 23 000 р, премия зависит от объема продаж и находится в диапазоне от 10 000 р до 30 000 р. Премии выплачиваются один раз за квартал. В течении года Татьяна заработала 573 000 р и отработала 225 дней, вычитаем один месяц отпуска. Таким образом средняя заработная плата равна 2 546, 67 р.

Работодатель решил отправить Татьяну в Москву для участия в семинаре. Продолжительность семинара 5 дней, соответственно Татьяна заработает 12 733,35 р. (2 546,67 р. * 5 дней).

На практике размер командировочных выплат, рассчитанный на основе средней заработной платы, может быть ниже, чем если бы он был рассчитан на основе текущей заработной платы. Работодатель может покрыть разницу. Это правило может быть закреплено в положении о вознаграждении, коллективном договоре или других ЛНА компании.

Сотрудник, отправляемый в командировку получает не только выплаты по СЗП не только за дни работы, но и за дни нахождения в пути. Например, если сотрудник вернулся в 19 ноября в 00:25 ночи, то этот день считается командировочным и сотрудник может не ходить на работу. Главное договориться обо всем заранее, чтобы не возникло недоумений.

Отзыв из отпуска в командировку

Отмена отпуска работника и направление его в командировку возможны только с согласия работника (ст. 125 ТК РФ). Таким образом можно прервать только ежегодный отпуск или отпуск по уходу за ребенком.

Работник может отказаться от командировки и без зазрения совести, так сказать, продолжить отпуск, так как это его право. Компания не должна принимать за это никаких штрафов и прочих санкций, так как это наказуемо.

Согласно ст. 125 ТК РФ, отзыв гражданина из командировки без его согласия не допускается. В случае отказа от отзыва работодатель не имеет права применять дисциплинарные взыскания. В противном случае руководитель несет ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.

Руководитель не имеет права лишать премии, дискриминировать в продвижении по службе, снижать зарплату и т.д. В случае применения незаконных методов, согласно ст. 356 ТК РФ, работник может обратиться с жалобой в трудовую инспекцию.

Однако, даже если ситуация неотложная и работник согласен, прервать отпуск не всегда возможно. Ниже перечислены категории лиц, которых нельзя отзывать из отпуска:

• Несовершеннолетние;
• Рабочие - работники, занятые на вредных или опасных производственных объектах;
• беременные.

Для того чтобы прервать отпуск, руководитель составляет приказ о выходе из отпуска и запрашивает согласие работника.

Отпускные выплачиваются работнику за 3 дня до начала отпуска. Если отпуск прерывается, то работник возвращает часть отпускных выплат. Способы возврата отпускных:

• Внесение денег в кассу компании;
• Вычет из заработной платы;
• Вычет из командировочных расходов.

Работник должен решить, какой вариант ему подходит больше.

Ниже приведен пример приказа отзыва из отпуска:

ООО «Металлические технологии» ______________________________________________________     Приказ № 122 об отзыве из отпуска       г. Москва                                                                                       14.02.2021   В связи с проведением выездной налоговой проверки и необходимостью присутствия работника при ее проведении приказываю:   1.    Отозвать из отпуска главного бухгалтера Ю.В. Малышевой с 19.02.2021 года. 2.    Неиспользованную часть отпуска продолжительностью 8 календарных дней предоставить Ю.В. Малышевой с 12.03.20.21 г. 3.    Бухгалтерии при расчете заработной платы за август произвести зачет излишне выплаченных сумм за неиспользованную часть отпуска. 4.    Кадровой службе внести изменения в график отпусков от 23.11.2020 г. № 1. Основание: уведомление Ю.В. Малышевой о согласии на отзыв из отпуска от 16.02.2021 г.     Генеральный директор                      _________________ В.В. Смирнов   С приказом ознакомлена                  _________________ Ю.В. Малышева     16.02.2021 г.

Что делать с неиспользованными днями отпуска

Остатки отпуска работник может использовать в любое время в течение года: либо сразу после командировки, либо в любое другое время по согласованию с работодателем. Перенос отпуска должен быть зафиксирован в графике отпусков, личной карточке и табеле учета рабочего времени.

Далее командировка оформляется обычным способом: составляется приказ, выплачиваются суточные, а также деньги на проживание и проезд.

Возмещение командировочных расходов

Сейчас рассмотрим случаи, когда у сотрудника не одна точка прибытия, а несколько. Для этого нужно ознакомиться с Письмом Минфина от 17.01.2017 г. № 03-04-06/1546, из него мы поймем как бухгалтеру поступать в том или ином случае.

Ситуация 1. Работник использует оставшийся отпуск сразу после командировки.

Маршрут сотрудника выглядит как "Прага - Москва - Прага - Екатеринбург". Работодатель оплачивает перелет из Праги в Москву, а оттуда работник должен билет оплатить сам. Компания, при желании, может оплатить поездку сотрудника в Прагу в виде обратного билета, но эти суммы не могут быть включены в расходы при расчете налога на прибыль. Кроме того, из суммы выплаты необходимо вычесть НДФЛ и страховые взносы (у сотрудника возникает материальная выгода в натуральной форме, соответственна эта сумма попадает под статью 41 НК РФ). Также в ст. 217 НК РФ нет исключений для подобных ситуаций.

Рекомендуется, чтобы рейс "Прага - Москва - Прага" не был единым билетом. Для того чтобы учесть перелет Прага-Москва в расходах, его стоимость должна быть распределена и обоснована перед налоговиками.

Ситуация 2. Работник решил вернуться на рабочее место из командировки.

Маршрут следующий: "Прага - Москва - Екатеринбург". Все расходы за билеты возмещаются работодателем и учитываются как расходы. Удерживать НДФЛ и начислять страховые, в данном случае, не нужно.

Оплата рабочего дня и получение авансового отчета

Если работник сразу после командировки уходит в отпуск, то командировка заканчивается за день, до начала отпуска. Соответственно суточные выплачиваются до начала отпуска.

Перед бухгалтерией необходимо отчитаться за 3 рабочих дня с момента выхода на работу (п. 26 Постановления правительства РФ от 13.10.2008 г. № 749). Но за этим моментом не следит ни один из государственных органов.

Сотрудник взял отпуск во время командировки

Иногда отпуск совмещается с деловой поездкой. Проводить внезапный оплачиваемый отпуск опасно, так как отпускные должны быть выплачены за 3 дня до начала отпуска. Если этого не сделать, то компания рискует получить штраф. Если сотрудник настаивает на отпуске, то можно его отправить в отпуск без содержания на 3 дня и выплатить отпускные как положено (ст. 136 ТК РФ). Работник не имеет права взять отпуск без разрешения, работодатель должен согласовать дни отпуска. Но отказать в отпуске без содержания нельзя следующим категориям лиц:

• Участникам ВОВ;
• Пенсионерам;
• Инвалидам;
• Супругам или родителям военнослужащих, пожарных и тд.

Работодатель не может отказать в отпуске без содержания нельзя отказать, если у сотрудника следующие ситуации: свадьба, рождение ребенка, смерть близкого (ст. 128 ТК РФ).

На начало отпуска и повторное начало командировки бухгалтер должен составить приказы.

Вопросы и ответы

Как изменить график отпусков?

График отпусков составляется заранее, поэтому поправки вносятся по форме Т-7 на основании распоряжения:

• Данные вносятся в графу 8 - "Основания перенесения";
• Графа 9 - "Дата предполагаемого отпуска" должна быть заполнена.

Те же изменения должны быть внесены в личную карточку сотрудника.

Нужно ли пересчитывать отпускные после отзыва?

Да, нужно, излишне выплаченные отпускные учитываются одним из способов:

• в составе текущей заработной платы, либо командировочных выплат;
• в качестве аванса за следующий;
• так же корректируются все налоги с заработной платы.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Ежегодный отпуск и командировка - это два разных периода. Минтруд России в своем письме от 10.09.2019 г. № 14-2/В-726 категорически заявляет, что работник не может одновременно находиться в командировке и в отпуске. Трудовое законодательство не запрещает направлять работника в длительную командировку и предоставлять ежегодный отпуск без перерыва между командировками. Поэтому, если период ежегодного отпуска по утвержденному графику выпадает на время более длительной командировки или работник написал письменное заявление о предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска, то работника необходимо направить в две командировки: одну до, другую после отпуска. Это означает, что командировка должна быть прекращена путем издания приказа об остановке и установления даты возобновления поездки.

Может ди отправиться сотрудник в отпуск сразу после командировки?

Да, такая ситуация возможна. По ТК РФ нет ограничений по данному вопросы. Помимо этого, работник может оставаться в месте, где проходила командировка, на время отпуска. Однако в этом случае расходы на оплату билета от места отпуска до постоянного места работы после отпуска не включаются в расходы "как командировочные расходы", уменьшающие базу по налогу на прибыль. Кроме того, эта сумма представляет собой экономическую выгоду для работника и поэтому облагается НДФЛ.