Управленческий учет: роль, преимущества и важность для успешного развития бизнеса

Управленческий учет – это система сбора информации о финансовой деятельности и финансовом положении компании, является инструментом для принятия просчитанных и взвешенных решений в бизнесе. Основными пользователями управленческого учета являются: собственник бизнеса, руководители подразделений, другие сотрудники на усмотрение.

Проблематика: Компании обязаны вести налоговый и бухгалтерский учет, а обязанности вести управленческий учет в законодательстве нет. На крупных предприятиях, как правило, выстроена серьезная финансовая служба, которая отвечает за бюджетирование, планирование, сбор факта и т.п. Микро, малый и средний бизнес внедряет управленческий учет, только по инициативе собственника бизнеса, когда видят в этом необходимость. Кому-то достаточно просто считать деньги, либо примерно подсчитывать чистую прибыль без системного характера, но такой подход может быть опасен кассовыми разрывами, затариванием складов, высокой кредитной нагрузкой на компанию.

Для чего и кому нужен управленческий учет? Какая в нем польза?

Практически всем. Проше от обратного, кому он не нужен – если собственник по большому счету самозанятый, у него в подчинении несколько сотрудников, обороты компании не большие. Тут больше расходов на специалиста будет, нежели пользы. Вести управленческий учет нужно и можно вне зависимости от вида деятельности компании, оборотов, кол-ва сотрудников. Если компания не большая, то отчеты можно собирать и упрощенно.

В каких случаях вести учет обязательно?

• Если собственник не понимает сколько компания зарабатывает чистой прибыли и сколько можно выводить денег;
• Есть проблемы, например, кассовые разрывы, нехватка товаров, раздутые расходы;
• Выручка компании от 5 млн.р. (условно, конечно, но чем больше выручка, тем больше ответственности и рисков);
• Штат от 20 человек. Управленка может быть инструментом контроля сотрудников;
• Собственник хочет выйти из операционки;
• Компания хочет масштабироваться.

Для чего нужен управленческий учет?

1. Для принятия взвешенных решений собственником бизнеса на основании твердых цифр о финансовом положении компании. Это самое главное. Чтобы собственник не действовал в слепую.
2. Для финансовой безопасности компании. Если решения хорошо просчитаны, то вероятность убытков будет меньше.
3. Для выявления скрытых резервов компании. Например, компания несет расходы, от которых можно отказаться без потери качества товаров или продукции, либо провести ABC и XYZ анализ товаров, рассчитывать точки закупа и разгрузить склады от непопулярных товаров.

Остальные причины индивидуальны. Для кого-то управленка про дисциплину, для кого-то про мотивацию, в разных компаниях фокус идет на разные ключевые показатели.

Зоны ответственности управленческого учета:

• Сбор реальной картины о финансовом положении компании: отчета о движении денежных средств, отчета о прибылях и убытках, баланса;
• Бюджетирование;
• Ценообразование. По 2м пунктам: 1. Чтобы компания не работала в убыток себе. 2. Чтобы ответить на вопрос – какой должна быть цена на продукцию, чтобы компания могла достичь планируемых результатов;
• Анализ эффективности использования ресурсов компании, поиск узких горлышек;
• Налоговое планирование (если у финансиста достаточно компетенций, так как налоговым планированием может заниматься бухгалтер и это даже правильнее будет, так как налоговый учет меняется каждый год);
• Просчет всех гипотез: можно ли открывать новое направление, можно ли брать кредит в банке, каждый шаг должен быть посчитан и продуман;
• Выработка финансовой стратегии компании и донесение информации по этой стратегии до ключевых сотрудников;
• Формирование резервов и фондов.

Дополнительная польза учета: Предоставление собственнику информации за предшествующий период можно использовать в рамках стратегической сессии, чтобы, как и собственники, так и руководители подразделений видели финансовые результаты совместной работы, могли проводить мозгоштурмы на тему того, как улучшить финансовые показатели: увеличить выручку, чистую прибыль, рентабельность на разных уровнях. Управленческий учет может выступать в данном случае связующим звеном, задача которого сделать так, чтобы у всех сотрудников было понимание того, куда движется компания, в чем были победы, а что является точкой роста.

Кому поручить ведение управленческого учета?

Ведением управленческого учета должен заниматься финансист или финансовый директор, навыков которого достаточно для закрытия конкретных задач: сбор отчетности, составление бюджетов, анализ. Лучше всего брать человека с опытом, который может подтвердить результаты своей работы кейсами. Если на примете нет мощного специалиста, то лучше обратиться в компании, которые занимаются внедрением управленки. При этом также необходимо обращать внимание на результаты работы специалистов.

Какие требования можно озвучить кандидату:

1. Высшее экономическое образование. Для составление методологии учета навыки, приобретенные в ВУЗах, могут пойти на пользу.
2. Релевантный опыт.
3. Наличие положительных отзывов.

Суть в том, чтобы сотрудник имел необходимые навыки для закрытия задач, поэтому в требованиях правильнее будет начинать с вопроса "А по силам ли кандидату успешно выполнять поставленные задачи?"

Уровни мышления собственника

Можно выделить 3 уровня мышления собственников:

1. Деньги. Собственники на данном уровне считают только денежные потоки компании, при этом остаток на расчётном счете нарекается прибылью компании. При больших оборотах считать только деньги опасно, так как есть такое понятие как оборотный капитал - это когда деньги замораживаются или в товаре, или в дебиторке и без полноценной системы финансового учета у компании могут возникнуть риски кассовых разрывов, не говоря о том, что компания может работать в убыток, а собственник оперативно этого и не узнает.
2. Чистая прибыль. Сложно судить, но на мой взгляд среди малого бизнеса считать чистую прибыль стало популярно относительно недавно. Раньше как-то больше фокус был именно на том как много денег поступило на р/с, сейчас уже больший фокус идет в сторону финансового результата и это отличная тенденция.
3. Собственный капитал. Вот тут в абзац суть не уложить. Собственный капитал - это активы компании (деньги, оборудование, товары, дебиторская задолженность) минус обязательства (кредиторская задолженность, кредиты и займы). И тут есть такой момент, что собственный капитал может быть отрицательным, если компания долго собирала убытки, или живет на авансы клиентов или полученные кредиты. Если собственный капитал отрицательный, то это однозначно риск для компании и сильный, если положительный, то тоже надо определиться с целевым значением и его придерживаться, сильно большой собственный капитал может говорить о том, что собственник не выводит дивиденды с прибыли… вот. Поэтому, если собственник понимает суть термина – собственный капитал и предпринимает действия для его контроля, то выше этого уровня уже ничего нет. Возможно малый бизнес придёт к этому, как однажды пришел к подсчетам чистой прибыли.

Принципы построения управленческого учета

Таак, тут можно выделить несколько основных пунктов:

1. Непрерывность. Также, как и в бухгалтерском. Пока компания работает, собирать информацию о ней нужно.
2. Достоверность, правдивость данных.
3. Оперативность. Отчеты должны предоставляться до 5-го числа каждого месяца, следующего за предыдущим в идеале. (До 10-го числа - тоже в рамках приличия, если дольше, то надо пересматривать бизнес процессы).
4. Собственник и сотрудники должны понимать суть внедренных инструментов, работают осознанно.
5. Собранная информация должна приносить пользу и помогать принимать управленческие решения, это самое главное.

Основные и дополнительные отчеты

К основным отчетам относятся:

1. Отчет о движении денежных средств (ДДС);
2. Отчет о прибылях и убытках (ОПиУ);
3. Баланс.

Все три отчета про разные показатели. ДДС – только о деньгах, ОПиУ – только про финансовый результат, баланс – про общее финансовое положение. Опытный финансист или собственник бизнеса взглянув на баланс сможет многое понять о финансовом положении компании.

Вспомогательные отчеты:

1. Бюджеты ДДС и ОПиУ;
2. Операционные отчеты сотрудника, например, маркетолог собирает отчет по эффективности рекламных каналов;
3. Финансовые модели, как инструмент долгосрочного планирования;
4. Популярные с недавнего времени дашборды с финансовыми показателями.

Перечень дополнительных отчетов подбирается индивидуально, не хочется отдельно выделять такие инструменты, как зарплатная ведомость, учет основных средств или учет ТМЦ, так как многое зависит от того, как реализован управленческий учет.

Как построить управленческий учет в компании

Внедрение управленческого учета можно определить, как ряд последовательных шагов.

Этап 1. Деньги. Самое легкое. Для начала нужно внедрить отчет о движении денежных средств, для этого необходимо определиться с перечнем кошельков и статьями движения денежных средств. С кошельками достаточно просто, главное отделить на этом этапе деньги собственника от денег компании, если это ИП, при чем физически, чтобы это были отдельные кошельки и таким образом будет закрыта большая часть проблем. На счет статей движения денежных средств, важно, чтобы их было не много, примеры статей: «Оплата от покупателя», «Закупка материалов», «Комиссия банка», «Выплата заработной платы». Также нужно определиться где будет вестись учет, более подробно об этом будет ниже. И сразу же за ДДС можно внедрять инструменты планирования – платёжный календарь и бюджет движения денежных средств.

❗ Важно. Для всех инструментов, в том числе и для ДДС необходимо определиться с ответственным сотрудником, который все будет заполнять точно в срок.

Этап 2. Прибыли и убытки (ОПиУ). Для отчета о прибылях и убытках можно определиться со структурой отчета: какие будут направления деятельности, какие нужны статьи выручки и расходов, куда именно пойдут эти статьи – в переменные или постоянные расходы, а может в административные. И последнее – из каких источников будет взята информация. 1С, ДДС, зарплатная ведомость… Важно на первом этапе все максимально продумать и прописать как можно подробнее. Чем больше деталей будет продумано, тем меньше переделывать потом.

Этап 3. Баланс. Также, как и с ОПиУ, важны статьи и источники информации. Хотя в управленческом балансе допускается не сходимость баланса, но не более 5%, активы должны быть равны пассивам. Ниже указанное разделение в очень упрощенном формате, так как цель статьи - дать общую характеристику и понимание управленки.

Что относится к активам:

Внеоборотные активы:

• Основные средства компании

Оборотные активы:

• Деньги
• Товары
• Дебиторка
• Депозиты

Что относится к пассивам:

• Собственный капитал

Обязательства:

• Кредиторская задолженность
• Кредиты и займы

Баланс составляется по принципу двойной записи, он сложен для понимания, но важен для анализа. Без него картина состояния компании никогда не будет полной.

Этап 4. Улучшение и поддержание информационной системы. После этапа внедрения всех необходимые инструментов, важно регулярно проверять правильность заполнения данных, проводить встречи по итогам работы прошлого месяца.

Этап 5. Определение ключевые показателей бизнеса и их контроль. Шаг вправо, шаг влево – анализ текущей финансовой ситуации в компании.

Где лучше всего вести управленческий учет?

Вариантов всего 4:

1. В эксель/ гугл-документах

Плюсы:

• Бесплатно (условно бесплатно, сотруднику, создающему и заполняющему отчеты все таки платить необходимо);
• Можно настроить любую аналитику под себя;

Минусы:

• Большой объем данные вести не получится, файлы будут подтормаживать;
• Формулы постоянно слетают, сотрудники могут удалять данные.

Кому подходит:

Компаниям с маленьким количеством операций.

2. В специальных онлайн-сервисах

Плюсы:

• Можно автоматизировать ряд процессов, например, синхронизация с онлайн-банками;
• Во многих сервисах план-фактный анализ отлично реализован;
• Красивый, приятный визуал.

Минусы:

• Ряд функционала работает не корректно: где-то себестоимость нельзя списать «по-человечески», где-то нет стандартного функционала по взаимозачетам, в общем надо разбираться в индивидуальном порядке;
• В некоторых сервисах нет бэкапа;
• Нет гибкости в настройках, можно только пользоваться функционалом, который предусмотрели разработчики, если есть желаний добавить какую-то аналитику, то это надо будет выстраивать вне сервисов.

Кому подходит:

В принципе любым компаниям, но надо понимать, что полностью весь учет вести в сервисах, на момент написания статьи, не получится. В некоторых нет баланса, плюс бизнесу могут понадобиться специальные отчеты сотрудников… В общем также необходимо индивидуально смотреть где именно вести учет.

3. 1С

Плюсы:

• Стандартный функционал закрывает максимальное кол-во задач, важно только правильно подобрать версию программы;
• 1С можно доработать под запросы компании, создать любые отчеты, любую аналитику: по договорам, по группам товаров/услуг, все взаиморассчеты, спецификации, в общем, что требуется;
• Программа может обработать любое кол-во операций, многие крупные компании работает именно на 1С.

Минусы:

• Сама программа платная;
• Доработка программ может дорого обойтись;
• Периодически могут появляться ошибки, прочие лаги. Чтобы максимально избежать рисков, необходимо регулярно создавать бэкапы, следить за работоспособностью базы.

Кому подходит:

Всем. Но так как программа платная, то надо смотреть выгодно ли это экономически, если бизнес только стартовал, то может имеет смысл первое время сэкономить на софте, а больше вкладываться в маркетинг.

4. Индивидуально разработанные программы

Некоторые компании идут еще дальше и полностью разрабатывают учет для себя самостоятельно. Это большая редкость. Надо понимать, что привлечение специалиста в компанию для разработки софта обойдется дорого, поэтому тут каждый решает для себя самостоятельно.

Плюсы:

• Можно реализовать практически любую идею.

Минусы:

• Сложно найти стоящего разработчика;
• Бюджет разработки.

Кому подходит:

• Тем у кого в штате есть отличный разработчик;
• Тем, кто по тем или иным причинам недолюбливает уже готовые решения на рынке;

Анализ отчетности (или как сделать так, чтобы компания начала работать эффективнее?)

После того, как будут собраны все 3 отчета для собственника, важно проанализировать полученные данные. На что обращаем внимание:

1. Динамика по остаткам денег на расчётных счетах;
2. Динамика по выручке, чистой прибыли, рентабельности на разных уровнях: маржинальной, валовой, операционной, по чистой прибыли.
3. Посмотреть коэффициенты: ROE, коэффициент финансовой независимости, коэффициент финансовой устойчивости, текущей и абсолютной ликвидности. Еще важнее посмотреть на собственный капитал – положительный он или отрицательный и какая динамика в целом по нему. Сейчас нет цели подробно передать суть терминов, но если есть вопросы, то можете задать их в комментариях.

Допустим собрали все отчеты, в том числе и инструменты по планированию, следующим шагом идет углубленный анализ, цель которого ответить на вопросы: А максимально эффективно ли используются ресурсы компании? Есть ли точки роста, возможности сделать работу компании более эффективной?

Что для этого делается:

1. ABC и XYZ – анализ товара. Суть – необходимо каждой группе товаров присвоить категорий от наиболее ценных позиций к малоценным позициям, которые редко покупают, и они занимают место на складе, так называемый неликвид. После этого выстраивается стратегия по закупу товара – ищется точка закупа, так как наиболее ценные категории товара всегда должны быть на складе и выстраивается стратегия продаж.
2. RFM анализ клиентов. Как и в прошлом методе анализа здесь применяется принцип Паретто – 20% усилий дают 80% результата. Только в данном случае сегментируется не товар, а клиентская база. Результатом работы будет являться стратегия по работе с клиентской базой.
3. Анализ оборотного капитала. Простыми словами – ищем где деньги приняли другое агрегатное состояние – товара, дебиторской задолженности или кредиторской задолженности.

Я перечислила основные виды анализа, которые помогут компании работать максимально эффективно.

Дополнительно отмечу следующий инструмент:

Факторный анализ юнит-экономики. При помощи данного метода вычисляется стоимость финансового результата одного клиента начиная с воронки продаж и стоимости лида, заканчивая переменными и постоянным расходами. Далее вычисляется к какому фактору наиболее чувствителен финансовый результат – это может быть конверсия из заявки в сделку, или из кликов в заказ. В общем, этот инструмент помогает понять при каких минимальных действиях можно максимизировать результат.

Бюджетирование в компании

Существует 3 вида бюджета для каждого отчета:

1. Бюджет движения денежных средств (БДДС);
2. Бюджет доходов и расходов (БДР);
3. Прогнозный баланс.

Сразу скажу, что последним мало кто пользуется, хотя это отличный инструмент, для управления собственным капиталом.

БДДС и БДР составляются на месяц вперед, на год вперед и возможно на больший срок, в зависимости от стратегии компании.

Почему необходимо бюджетирование в компании:

1. Лимитирование расходов;
2. Прогнозирование финансовых результатов, денежных потоков для возможности выработки стратегии. Например, после сбора сведений по доходам и расходам выясняется, что в следующем месяце будет убыток, или наступит кассовый разрыв, в таком случае бюджетирование поможет нивелировать убытки, либо поменять стратегию и выйти в плюс.

Бюджеты – основа безопасности компании.

Как оценить на каком уровне сейчас управленческий учет

Управленческий учет ничем ни регламентирован, соответственно он должен опираться на порядок ведения бухгалтерского финансового учета, но вид и формы может принимать разные в зависимости от запроса компании.

Давайте попробуем оценить управленческий учет по 10 критериям:

1. Собственник бизнеса знает выручку и чистую прибыль компании;
2. Нет «хронических проблем» - кассовые разрывы, просроченная дебиторская задолженность;
3. Собственный капитал положительный;
4. Собственник знает, что такое собственный капитал и управляет им;
5. Вся необходимая информация предоставляется оперативно – от выручки, до суммы задолженности клиентов или перед сотрудниками;
6. Все отчеты показывают правду, нет сомнений в их достоверности;
7. Сбор отчетности носит систематический характер – каждый месяц, до 5-10 числа, месяца, следующего за отчетным;
8. Собственник бизнеса и сотрудники понимают суть отчетов, их важность и пользу;
9. Перед тем, как принять решение, собственник просчитывает варианты или опирается на твердые цифры;
10. Каждый член компании понимает, что влияет на финансовый результат компании. В первую очередь это маркетологи и менеджеры по продажам. Но если капнуть глубже, то вообще все сотрудники прямым или косвенным способом: финансовый директор может помочь просчитать ценообразование, например, бухгалтер может выбрать наиболее оптимальную систему налогообложения, и во главе всей этой команды стоит генеральный директор, который осознает, что чистая прибыль компании – это полностью его ответственность.

Вопрос – ответ

Если кому-то интересна консультация по управленческому учету, то можете сделать запрос по форме обратной связи, и мы обязательно свяжемся с вами в ближайшее время.