Как бухгалтеру оформить увольнение по причине смерти сотрудника

Никакими словами человека не воскресишь. И того, кто ушёл, уже не вернуть. Искренние соболезнования, если эта ситуация произошла. Но жить дальше надо – и родственникам, и коллегам. В случае внезапной смерти работника, наниматель обязан выполнить некоторые условия: расторгнуть трудовой договор, выдать документы и выплатить полагающиеся средства наследникам.

Порядок действий кадровика/бухгалтера

Какие документы должны предоставить родственники

Первоначально это, конечно, Свидетельство о смерти (дальше – Свидетельство). Причём родственники обязаны принести в отдел кадров или бухгалтерию именно оригинал, и только там уже его отксерокопируют.
Также, для получения выплат, о которых будет написано ниже, родственники могут предоставить:

• Заявления (письменно), что члены семьи просят о положенных работнику выплатах, о передаче им документов, хранящихся у работодателя, о выплате на погребение и пр.;
• Свидетельство;
• Справку о смерти;
• Документ, подтверждающий личность(и) просящего(их);
• Если в предыдущем документе отсутствует пометка о родстве, необходимо предоставить таковой документ (например, свидетельство об усыновлении);
• Документ, подтверждающих совместное проживание – выписка из домовой книги или штамп в паспорте с таким же адресом проживания, что и у умершего сотрудника (за исключением иждивенцев, состоящих на попечительстве момент смерти – согласно ТК РФ, статье 141, им не надо предоставлять этот документ).

Какой статьей трудового кодекса регулируется увольнение по причине смерти сотрудника?

ТК РФ. Статья 83. Пункт 6. Обратите внимание, что статья включает граждан, признанных умершими и пропавшими.

Приказ о прекращении трудового договора с работником

Издаётся по стандартной форме № Т-8 (Госкомстат РФ от 05.01.2004, номер 1) или по форме (утверждённой и зарегистрированной) нанимателем. В графе «Основание…» в точной форме переписать: «смерть работника, пункт 6 части 1 статьи 83 Трудового кодекса РФ». Под пунктом «Документ, номер и дата» вписывается: «Свидетельство о смерти серия 1-11 № 0000000 от «08» мая 2021 г.».
По правилам составления приказа графа для работника остаётся пустой. Обратите внимание, что термин «уволить» в таких обстоятельствах не используется, поэтому, если Вы заполняете приказ по форме №Т-8, необходимо зачеркнуть этот пункт. Когда работник умер, используют фразу «Расторжение трудового договора».

Какой датой оформляется увольнение?
В приказе об окончании трудовых взаимоотношений между работником и организацией/работодателем должна стоять дата его смерти, которая написана в Свидетельстве. В день предоставления Свидетельства работодатель обязан выпустить приказ об увольнении. Не имеет значения, находился ли работник во время смерти на своё рабочем месте или нет, находился ли в отпуске, был ли это выходной или праздничный день.

Внесение записи в трудовую книжку работника

В трудовую книжку (ТК) нельзя вписывать номер свидетельства, так как все сведения об этом документе уже указаны в приказе, а ссылка на него есть в 4 графе. После заполнения книжки эта запись подтверждается подписью работодателя, кадровика (или иного лица, несущего ответственность за ведение трудовых книжек) и печатью компании.

После заполнения ТК выдаётся родственникам сотрудника лично. Для этого запрашивающему лицу надо написать заявление и предоставить документ, подтверждающий его родство с умершим сотрудником, а также отметиться (с датой и личной подписью) в книге учёта движения ТК.

В заявлении работодателю родственник может попросить о пересылке книжки почтой, и это будет обосновано пунктом 37 Постановления Правительства РФ №225 «О ТК» (от 16.04.2003). Тогда работодатель или его уполномоченный должны направить ТК по указанному (в заявлении адресу) в виде ценного письма с описью вложения. Когда она придёт, отправляющий должен получить уведомление о вручении. В книге движения ТК в этом случае делается запись по почтовой квитанции.

Как поступить, если у сотрудника бла электронная трудовая книжка?
Если работник уволен, то ему на руки предоставляют форму СТД-Р, в которой содержится информация о трудовой деятельности сотрудника. Когда же речь идёт об увольнении сотрудника в связи со смертью, СТД-Р передается родственникам.

Составление записки-расчёта

Для расчёта зарплаты и подсчёта количества неизрасходованных дней отпуска вместе с копией Приказа в бухгалтерию передаётся записка-расчёт.

Осуществление окончательного расчета с родственниками

С кем из родственников можно взаимодействовать?

В трудовом кодексе и в упомянутых выше документах используется термин «родственники» без пояснений. Поэтому обращаемся к Семейному кодексу. 2 статья СК гласит, что родственниками являются:

• супруги, если брак был зарегистрирован (т. е. не гражданские);
• родители или попечители (усыновители);
• дети, родные и приёмные (официально усыновлённые);
• иждивенцы, находящиеся на попечительстве у сотрудника, когда он умер (согласно статье 141 ТК РФ).

Члены семьи обязаны такой документ предоставить. В ином случае работодатель вправе не сотрудничать и не предоставлять никакие выплаты.

Расчет заработной платы

Сюда включаются остаток по окладу, неиспользованные сотрудником дни положенного отпуска (ТК РФ. Статья 127. Часть 1), все доплаты и все премии, полученные им при жизни. Эти деньги идут только родственникам, если были проживающие с сотрудником на момент смерти, что они обязаны подтвердить документально (не обязательно это только для нетрудоспособных иждивенцев). Кроме этого, им необходимо написать заявление и приложить к нему копию удостоверения личности и родства.

Всё это члены семьи должны оформить не позднее, чем через 4 месяца (ГК РФ. Статья 1183. Пункт 2) после смерти работника, иначе они переходят в статус наследства.

Обязательно нужно проверить задолженности у умершего сотрудника: неизрасходованная часть средств, которые брались под отчёт – их законно можно удержать из зарплаты при условии, что их сумма составляет 20% и менее. Дни отпуска, которые работник взял как аванс, работодатель возместить из отчислений родственникам не имеет право (ТК РФ. Статья 137. Часть 2).

Но нельзя эти выплаты производить через банковскую карту умершего сотрудника, потому что в ТК чётко регламентировано, что выплаты должны отойти членам семьи.

Пример расчета

Сотрудник умер 14 июля 2021 года. По должности его оклад был 39 492 рубль 62 копейки в месяц. Не вышел на работу он, помимо выходных, только в день своей смерти. Также у сотрудника оставалось 9 дней отпуска.

1. Среднедневной оклад: 1 298 рублей 39 копеек.
2. Сотрудник проработал 13 дней, а в июле 31 день рабочий. По месячному окладу у него осталось: (39 492,62*13)\31=16 561 рубль 42 копейки.
3. За неиспользованные дни отпуска: 1 298,39*9=11 685 рублей 51 копейка.

Итого родственникам обязательно будет выплачено 28 246 рублей 93 копейки.

Нужно ли облагать выплаты НДФЛ, страховыми взносами или не нужно?

Нет. НДФЛ и страховые взносы из всех вышеперечисленных выплат не вычитаются и пособию на погребение. Материальная помощь, которая была выделена нанимателем для помощи родственникам умершего работника, не подлежит расчёту и вычету НДФЛ, если эти родственники проживали вместе с работником (п. 3 пп.3 ст 44 НК РФ, п. 8 ст. 217 НК РФ).

НДФЛ удерживается только в том случае, если сотрудник был жив на дату выплаты дохода. (п. 2 ст. 223 и п. 1 ст. 424 НК). Страховые взносы начисляются только в том случае, если день начисления дохода был раньше даты смерти.

Выплата пособия на погребение

Членам семьи (или другим физ. лицам, которые берут на себя обязательства по проведению похорон) надо предоставить работодателю оригинал справки о смерти (не Свидетельство) и заявление о выплате. Это прямо прописано во 2 пункте статьи 10 Закона №8-ФЗ. Официальной формы такого заявления нет, поэтому пишут его в свободной форме. Если с момента смерти прошло не более полугода, то работодатель обязан в тот же день выплатить пособие. Оно начисляется из бюджетных средств, ежегодно индексируется и увеличивается на коэффициент Вашего района, если он есть. В 2021 году, на основании Закона № 8-ФЗ, она составляет 6 424,98 рубля.

Затем работодателю эта сумма компенсируется двумя способами: либо ему прямо выплачивают из бюджета, либо, если применяется зачётный метод, работодатель вправе удерживать некоторую сумму с исчисленных взносов на соц. страхование.

Сумма пособия на погребение составляет 6 424,98 р. в 2021 г., данная сумма выплачивается либо напрямую из бюджета, либо путем зачета с суммой исчисленных страховых взносов.

Дополнительные выплаты родственникам

Средства по временной нетрудоспособности возмещает организация или работодатель, если у умершего сотрудника был неоплаченный или незакрытый больничный лист. Если имеются начисления с «детский» пособий – по беременности, родам или уходу за ребёнком (Федеральный закон №255-ФЗ от 29.12.2006. Статья 15. Часть 5) – работодатель также выплачивает их по заявлению родственников. Работодатель обязан ждать только 4 месяца и, когда они истекут, эти деньги переходят в наследство умершему (ГК РФ. Статья 1183. Пункт 3).

Организация, в которой работал сотрудник, может оказать помощь членам семьи в виде материальных средств, проведения похорон, содействие в трудоустройстве родственника, умершего.

В какие сроки производятся выплаты?

В течение одной недели после получения всех документов (ст. 141 ТК РФ).

Какие документы выдаются родственникам?

• Личная карточка;
• ТК;
• справка о заработной плате;
• копия трудового договора;
• другие документы.

Работодатель в течение трёх рабочих (от подачи письменной заявки родственников) дней обязан предоставить документы под расписку, в которой содержаться сведения: ФИО родственника и данные паспорта, реквизиты Свидетельства, факт получения ценных бумаг.

Оформление операций в 1С: ЗУП

1. Выбираем документ «Увольнение», в нём прекращает трудовой договор в связи со смертью работника.
2. Выбираем форму начисления зарплаты, чтобы посчитать зарплату сотруднику и отчисления.
3. Возвращаем отчисления: в операции учёта налогов ставим ту же сумму, но со знаком «-».
4. Ставим вид удержания: для члена семьи — это «Вознаграждение».
5. Начисляем сотруднику зарплату с налогами с взносами таких же документов.
6. Удаляем строку с налогами, подлежащими возврату.
7. Проверить, что у умершего работника нет выплаты.
8. Передать в бухгалтерию.

Отражение в отчетности

СЗВ-ТД

Эта форма регулирует взаимоотношения между ПФР (Пенсионным фоном России) и работодателем об, в этом случае, умершем сотруднике. На основании п. 1.2 (о заполнении этой формы - ПП ПФР от 25.12.2019 №730п), для заполнения СЗВ-ТД необходимо распоряжения (приказы или другие документы), которые подтверждают то, что трудовые взаимоотношения между сотрудником и страховщиком были официально оформлены. Форма СЗВ-ТД содержит информацию о:

• его трудовой деятельности;
• информацию о приёму на работу;
• увольнении с места работы;
• обо всех переводах на другую (только постоянную) работу.

Форму СЗВ-ТД организация или работодатель обязаны сдать в ПФ не позднее, чем на следующий день после того, как издан приказ об увольнении умершего работника (ПП РФ №590, 26.04.2020).

Судебная практика

Дело № А76-4945/2015

г. Челябинск

18 июня 2015 года

Два работника Троицкого авиационного технического колледжа умерли во время своего больничного, соответственно, не смогли закрыть больничные листы. Работодатель отказывался выплачивать эту часть страхования. Фонд социального страхования помог представителям этих работников выиграть дело.

Дело № А76-13947/2014

г. Челябинск

31 июля 2014 года

Работник ЗАО ПО «Промхимаппарат» г. Озерск умер, не успев полностью получить социальное пособие по уходу за ребёнком. После смерти предприятие отказалось выплачивать пособие. Суд постановил, что предприятие обязано его выплатить.

Вопрос-ответ