Удаленка 2022-2024: подсказки как оформлять документы

Содержание
  1. Что считается удалённой работой
  2. Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы
  3. Постоянная удаленная работа
  4. Временная удаленная работа
  5. Комбинированная удаленная работа
  6. Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях
  7. Какие виды договоров можно заключить с удалённым сотрудником
  8. Как правильно составить трудовой договор с удалённым сотрудником: особенности
  9. Указание на дистанционное рабочее место сотрудника
  10. Учёт рабочего времени и отчётность
  11. Средства труда
  12. Безопасность
  13. Охрана труда
  14. График работы
  15. Командировки
  16. Основания для увольнения
  17. Место работы
  18. Материальные ценности
  19. Средства связи
  20. Контроль
  21. Гибридный формат работы
  22. Как оформляется приказ о переводе на удаленный режим работы
  23. Приказ об удаленке по инициативе работодателя
  24. Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу части персонала
  25. Приказ об удаленке по инициативе работника
  26. Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу на основании заявления работника
  27. ПРИКАЗ о переводе на дистанционную работу
  28. Заявление о переводе на удаленку
  29. Образцы заявлений от работников о переводе на удаленку временно
  30. Зачем необходимо заявление
  31. Дополнительное соглашение к трудовому договору
  32. Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при переводе работника на удаленный режим работы
  33. Как обмениваться документами
  34. По почте
  35. Через интернет
  36. Как перевести уже работающего сотрудника на удалёнку в обычное время
  37. Взаимодействие с сотрудниками, находящимися за рубежом
  38. Психологические особенности удаленной работы
  39. Важные нюансы удаленного сотрудничества
  40. Компенсация расходов удаленщика
  41. Специальные основания увольнения удаленщиков
  42. Кого можно брать на дистанционную работу
  43. Как отразить в «1С» переход на удаленный формат работы

Что считается удалённой работой

Удалённая или дистанционная работа — это когда работник делает свою работу вне стационарного рабочего места. А с директором и коллегами контактирует через интернет и по телефону. Работник необязательно находится дома за компьютером, работу можно делать откуда угодно, даже из другого города. Главное, что работодатель не следит за местом нахождения работника — 312.1 ТК РФ.

Удалённая работа бывает следующих видов:

Постоянная — когда работник всё время работает дистанционно, рабочих дней в офисе у него нет и стационарного рабочего места тоже. К примеру, в штате интернет-магазина есть бухгалтер. У неё нет стола и ноутбука в офисе, платежки она всегда обрабатывает дома.

Временная — когда офисного работника на срок до полугода отправляют работать домой. В это время у него нет обязанности ходить в офис. Например, дизайн-агентство распускает по домам штат иллюстраторов на время ремонта офиса. Не позже чем через полгода работодатель обязан снова позвать их в офис.

Периодическая — когда удалёнка и работа в офисе чередуется. Например, с понедельника по среду бухгалтер работает дома, а в четверг и пятницу ходит в офис.

Временная в опасной ситуации — когда всех или часть работников распускают по домам из-за эпидемии, пожара или природной катастрофы. Ещё — если перевести персонал на дистант обязали власти — как в пандемию ковида. В этом случае ограничения по сроку в шесть месяцев нет — ст. 312.9 ТК РФ.

На удалёнку нельзя принять человека, живущего за границей: ни иностранца, ни соотечественника. Потому что наши законы не работают на чужой территории. Но сотрудничать по гражданско-правовому договору с таким человеком можно — Письма Минтруда № 14-2/ООГ-245и № 17-3/В-292.

Удалёнку оформляют по документам — про них следующий раздел. Но бывает, что сотрудника отправили из офиса домой, а документы не оформили. Формально такой работник работает в офисе в установленные часы, а на деле получает задачи по электронке, делает работу на домашнем ноутбуке и отсылает руководству отчёты. Верховный Суд считает, что не оформленного должным образом удалёнщика нельзя уволить за прогул в офисе — Определение № 5-КГ19-106.

Дистанционная работа. Термины и определения, плюсы и минусы

Работа считается дистанционной, если одновременно выполняются условия (ст. 312.1 ТК РФ):

  1. Работа выполняется вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя.
  2. Для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником используются информационно-телекоммуникационные сети общего пользования, в том числе сеть Интернет.

Дистанционный работник может выполнять свою работу в любом месте, в любой точке земного шара. Работодатель не может ограничивать нахождение работника на какой-либо территории.

Плюсы для работника:

  • можно выполнять трудовые обязанности в любое удобное время;
  • можно не быть привязанным к офису или определенной местности;
  • можно лично не присутствовать при оформлении на работу, а также для дальнейшего взаимодействия с работодателем.

Плюсы для работодателя:

  • не нужно организовывать рабочее место;
  • не нужно проводить специальную оценку условий труда, получать разрешение от органов пожарной безопасности и санитарной инспекции.

Минусы для работодателя:

  • трудно контролировать выполнение работником трудовых обязанностей;
  • есть сложности с применением дисциплинарных взысканий;
  • нельзя уволить за прогул.

Однако эти минусы смягчаются грамотным составлением трудового договора и должностной инструкции работника.

Последовательность шагов при оформлении трудовых отношений с дистанционными работниками такая же, как и с обычными сотрудниками, выполняющими свои трудовые обязанности на рабочих местах, но с особенностями. Рассмотрим их.

Постоянная удаленная работа

Под постоянной удаленной работой понимают перевод сотрудника на дистанционку в течение всего срока действия трудового договора. Например, если он бессрочный, значит, работник всегда будет трудиться удаленно.

  • Работодателю и сотруднику не нужны причины для перевода на дистанционную работу. Достаточно обоюдного согласия. Но нужно учитывать, что если заключили с сотрудником соглашение о переводе на постоянную удаленку, вернуть его в офис без согласия не получится.

Для перевода компания оформляет дополнительное соглашение и соответствующий приказ. Если есть локальный акт, то прописывать все правила в дополнительном соглашении не нужно, сошлитесь на внутренний документ. В соглашении укажите только индивидуальные условия для работника. Например, график работы, если он отличается от графика работы других сотрудников или не указан в локальном акте.

После того как работодатель и сотрудник подписали дополнительное соглашение, издается приказ. Унифицированной формы нет, поэтому составьте документ в свободной форме. В приказе укажите факт перехода на дистанционный формат, дату начала работы в этом формате и данные сотрудника. В графе «Основание» можно сослаться на дополнительное соглашение, заявление работника или инициативу работодателя. Сотрудника обязательно ознакомьте с приказом под подпись. Если он в этот момент уже работает удаленно, отправьте документ по электронной почте. Подтверждением будет ответ работника о том, что он ознакомлен с приказом, и скан-копия с подписью (ответ Роструда на вопрос № 146076 от 17.03.2021).

Временная удаленная работа

До 1 января 2021 года Трудовой кодекс не предусматривал временный перевод на удаленку. Но теперь стало проще, так как такой формат работы закреплен официально (Федеральный закон от 08.12.2020 № 407-ФЗ).

Временная удаленная работа подразумевает перевод на срок, прописанный в договоре, но не более 6 месяцев. При этом нет ограничений по количеству периодов дистанционной работы в пределах этого срока (ответ Роструда на вопрос № 146323 от 21.03.2021).

Оформите с сотрудником дополнительное соглашение. Максимально детально укажите условия, при которых работник остается на удаленке или выходит в офис. Так получится избежать спорных ситуаций.

Издайте приказ о временной дистанционной работе. Основаниями могут выступать дополнительное соглашение и заявление работника о переводе на временную удаленку.

Комбинированная удаленная работа

Комбинированный формат предполагает, что сотрудник будет чередовать дистанционную и офисную работу. До 2021 года компании не могли заключать договоры на комбинированную работу, поэтому с сотрудниками оформляли трудовые договоры на работу в офисе, а по устному соглашению с работодателем сотрудник работал из дома. Теперь же можно комбинировать форматы официально (ст. 312.1 ТК). Условия можно прописать в трудовом договоре при найме сотрудника или в дополнительном соглашении с уже работающим специалистом.

В дополнительном соглашении укажите дату, с которой сотрудник переходит на комбинированную работу, условия, когда он работает из дома, а когда в офисе.

Например, по понедельникам компания проводит совещания в офисе, вам важно, чтобы специалист участвовал очно. Пропишите в трудовом договоре, что сотрудник работает в понедельник в офисе, а со вторника по пятницу из дома. Обозначьте, как организуете работу сотрудника из дома. Например, оплатите расходы на интернет и электричество, выдадите корпоративный ноутбук и другое. Некоторые работодатели вносят обязанность сотрудника присылать отчет о проделанной работе за месяц.

Работодатель не обязан издавать приказ по Трудовому кодексу. Но переход на комбинированную работу с точки зрения бухучета — хозяйственная операция, поэтому нужен первичный учетный документ (Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Чтобы не было лишних вопросов от проверяющих, можно оформить приказ.

Перевод на дистанционную работу в исключительных случаях

В исключительных случаях, когда есть угроза жизни или нормальным жизненным условиям населения, например катастрофа, эпидемия, несчастный случай на производстве, пожар (ст. 312.9 ТК РФ), компания вправе перевести работников на дистанционную работу. В такой ситуации для перевода на удаленную работу не нужно получать согласие работника и менять трудовой договор. Компания принимает локальный нормативный акт, в котором указывает обстоятельства перевода, список работников, которые уходят на удаленку, срок перевода, порядок организации труда сотрудников и порядок обеспечения их необходимым для работы.

Компания должна ознакомить сотрудников с локальным актом. После того как будет исключен риск для жизни и здоровья населения, исчезнет причина перевода на удаленку, сотрудников нужно будет вернуть на их рабочие места в офис. Для этого нужно издать приказ об отмене режима удаленной работы в произвольной форме. Так как сотрудники работают удаленно, ознакомьте их с приказом путем рассылки писем на электронную почту с уведомлением о прочтении. Также можно опубликовать приказ на корпоративном портале компании, если такой есть. Если же есть сомнения в том, что сотрудник получил информацию, можно отправить СМС на номер телефона.

Какие виды договоров можно заключить с удалённым сотрудником

Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, говорит, что до пандемии малая часть компаний практиковала работу с дистанционными специалистами на постоянной основе, поэтому такой вид сотрудничества был плохо развит в России. С 1 января 2021 года действуют новые положения Трудового кодекса, которые регулируют дистанционный труд.

Всего определены несколько видов сотрудничества организации с удалёнными сотрудниками:

  • На постоянной основе — заключается на весь срок действия трудового договора.
  • На временной основе — действует до 6 месяцев.
  • Периодическая удалёнка — человек исполняет обязанности дома или в офисе по заранее установленному графику.

Выбор того или иного вида удалённой работы зависит от потребностей работодателя и определяется индивидуально.

На практике начать трудовые отношения удалённо можно следующими способами:

  • Заключить дополнительное соглашение с уже работающим офисным работником об удалённой работе.
  • Заключить трудовой договор об удалённой работе для новых работников.

Теоретически с дистанционным работником можно заключить и договор о надомной работе, но он имеет ряд недостатков. Во-первых, не каждая профессиональная деятельность подойдёт под условия его заключения. Во-вторых, этот договор постепенно устаревает, а правки в него не вносились аж с 2014 года.

Как правильно составить трудовой договор с удалённым сотрудником: особенности

О том, как правильно составить стандартный трудовой договор, мы рассказывали здесь. Вместе с тем оформление трудового договора об удалённой работе идентично, за исключением нюансов, которые следует предусмотреть.

Указание на дистанционное рабочее место сотрудника

В трудовом договоре нужно обязательно зафиксировать, что сотрудник выполняет свои обязанности дистанционно. Татьяна Нечаева предлагает прописать это следующими фразами:

  • Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя.
  • Сотрудник выполняет трудовую функцию вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Второй вариант в приоритете для работодателя, которому важно, откуда работает человек. Допустим, если выполнение обязанностей работника напрямую зависит от его нахождения в определённой местности. Дополнительно зафиксированный адрес сотрудника в трудовом договоре даёт работодателю понимание, где искать сотрудника в случае, если он долго не выходит на связь.

Учёт рабочего времени и отчётность

Когда сотрудник не присутствует в офисе, руководителю сложно оценить объём выполняемых им задач и его присутствие на рабочем месте. Татьяна Нечаева утверждает, что это может стать проблемой для работодателя, поэтому нужно подстраховать себя. Для этого в трудовом договоре стоит зафиксировать, каким образом:

  • Сотруднику ставятся задачи. Например, посредством почты, корпоративных систем, мессенджеров и так далее.
  • Работник обменивается с руководителем и коллегами файлами и документами.
  • Специалист отчитывается за время, проведённое за работой. Можно использовать как отчёты в виде документов, так и системы подсчёта рабочего времени, установленные на рабочий компьютер специалиста.

Средства труда

Трудовой договор должен обязательно включать весь перечень оборудования, программного обеспечения и других средств, которые работник использует в работе. По закону работодатель должен обеспечить сотрудника всем необходимым для работы, даже канцелярией. При этом обеспечение работника этими средствами возможно тремя способами:

  • Работодатель предоставляет всё необходимое на определённый срок, а сотрудник подписывает акт приёма-передачи средств и требования по охране труда компании.
  • Работник использует своё оборудование с установленными порядком, сроком и размером компенсации за его использование.
  • Сотрудник самостоятельно приобретает все необходимые средства для работы. Тогда работодатель либо компенсирует покупку и производит все те же действия, как при передаче оборудования сотруднику в пользование, либо выплачивает установленную компенсацию.

Между тем можно уточнить, какими именно программами следует пользоваться работнику. Допустим, если для компании важно, чтобы весь дизайн отрисовывался в Photoshop, а не в другой программе. В случае покупки сотрудником иного программного обеспечения работодатель не обязан его оплачивать.

Безопасность

Работодателю сложно отследить, какие ресурсы посещает удалённый сотрудник в рабочее время, поэтому при малейшей ошибке может пострадать конфиденциальность данных компании. Чтобы предотвратить утечку информации, компании устанавливают на компьютеры программы, которые отслеживают перемещения пользователя в сети и защищают данные организации. В договоре следует прописать, какими программами для безопасности данных обязан пользоваться работник, и ограничить его доступ в сторонние ресурсы (сайты, социальные сети, мессенджеры) с компьютера в рабочее время.

Охрана труда

В отношении офисных сотрудников работодатель обязан соблюдать требования по обеспечению безопасности персонала: устанавливать противопожарные системы, инструктировать по правилам безопасности, подготавливать к чрезвычайным ситуациям и прочее. Офисный сотрудник обязан ознакомиться со множеством локальных актов и подписать их.

Но при работе с удалёнными сотрудниками требования к охране труда не нужно так строго соблюдать. Обязанности работодателя следующие:

  • Провести для сотрудника инструктаж по работе с техническим оборудованием при его наличии.
  • Застраховать работника от несчастного случая при выполнении трудовых обязанностей и профзаболеваний, а также расследовать несчастные случаи, произошедшие на рабочем месте.
  • Платить взносы в Фонд социального страхования на травматизм.

График работы

График работы дистанционного сотрудника определяется индивидуально. Например, можно прописать, что работник должен выполнять трудовые обязанности и быть на связи с понедельник по пятницу с 9:00 до 18:00 с указанием часового пояса.

При этом в трудовом кодексе закреплено право подчинённого на отдых от работы. Работодатель самостоятельно устанавливает, какой промежуток времени в рабочее время человек может потратить на личные нужды: отдых, обед и так далее. По закону это время должно варьироваться от 30 минут до 2 часов в день. Кроме этого, сотрудник имеет право не выходить на связь в неустановленные часы работы.

Командировки

В случае если удалённый сотрудник должен периодически появляться в офисе, но находится в другом регионе, или отправляться в командировки по рабочим вопросам, то поездки должны полностью оплачиваться работодателем.

Исключением являются развлекательные мероприятия, проводимые в рамках компании, — корпоративы, тимбилдинги и другие встречи, где присутствие всего коллектива необязательно. Работодатель сам решает, будет ли он оплачивать поездку работника или все затраты остаются на стороне подчинённого.

Основания для увольнения

Увольнение дистанционного работника проводится по тому же порядку, что и офисного. Относительно удалённых сотрудников законом установлены внеочередные основания для увольнения. Среди таких:

  • Если удалённый сотрудник не выходит на связь в течение двух дней.
  • Если удалённый сотрудник уехал в другую местность, которая не позволяет ему выполнять его прямые обязанности.

Помимо прочего, на дистанционных работников действуют те же основания для увольнения, что и на офисных. Однако зафиксировать их зачастую намного сложнее.

Допустим, наказать за прогул дистанционного работника практически невозможно, так как он не появляется на территории работодателя для выполнения обязанностей. В то же время, если сотрудник отсутствовал в рабочее время, Татьяна Нечаева советует запросить письменное объяснение того, где он находился в предполагаемый промежуток времени. Работник обязан предоставить его в течение трёх рабочих дней с момента поступления запроса. Кроме того, помощниками в доказательстве неисполнения обязанностей сотрудником могут стать счётчик рабочего времени или свидетели — коллеги и клиенты, которые не получают ответ на письма и звонки от человека.

Организация также может обезопасить себя от филонства удалённого работника, прописав в договоре, что сотрудник обязан ответить на письмо в тот же день, если оно поступило до 15:00 того же дня, и на следующий день, если оно поступило после 15:00 предыдущего дня.

По мнению Татьяны Нечаевой, отдельную сложность в привлечении сотрудника к ответственности могут представлять неординарные ситуации, такие как нарушение конфиденциальности данных из-за нахождения в общественном месте или присутствие на рабочем месте в нетрезвом виде. Компаниям необходимо выработать стратегии, которые помогут предотвратить все нарушения, и зафиксировать их в договоре.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Гибридный формат работы

Поскольку пандемия сбавляет обороты, а большинство сотрудников и работодателей увидели выгоду от дистанционного формата, компании часто переходят на гибридный формат: когда человек работает несколько дней из офиса, а несколько дней из дома. Это позволяет комфортно продолжать рабочий процесс и сохранять корпоративную культуру.

Оформление гибридной работы регулируется в договоре об удалённой работе. Для этого нужно расписать график работы сотрудника. Как пример:

  • С понедельника по среду сотрудник производит трудовую деятельность по месту нахождения работодателя по такому-то адресу, а с четверга по пятницу сотрудник производит трудовую деятельность вне места нахождения работодателя по такому-то адресу.

Сверх этого можно прописать, что стороны заново согласовывают график работы каждый месяц: работодатель может изменить график работы специалиста в следующем месяце, и сотрудник обязан согласиться. Таким образом компания может гибко распределять ресурсы в зависимости от потребностей.

Отдельно стоит упомянуть, что при гибридном формате работы человек чаще перемещается между рабочими местами с техническими средствами: ноутбуком, мышкой, наушниками и прочим. При условии, что работник потерял или испортил имущество компании, возмещение ущерба определяется по ситуации, но чаще всего эта ответственность лежит на плечах сотрудника.

Как оформляется приказ о переводе на удаленный режим работы

Этот приказ, как и любой другой по организации, оформляется на бланке. Содержание приказа зависит от того, как происходит перевод на удаленку. По инициативе работодателя на основании требований санитарных служб или региональных властей или по инициативе работника на основании его заявления.

В любом случае в первой части приказа нужно указать номер приказа, дату составления и название.

Приказ об удаленке по инициативе работодателя

В основной части приказа, в обосновании нужно указать причину перевода на удаленку. Здесь можно сослаться на федеральное или региональное законодательство. Например, в Москве можно сослаться на Указ мэра от 18.01.22 № 2-УМ.

В основной части приказа нужно:

  1. Разместить список работников, которые переводятся на удаленку.
  2. Указать период удаленной работы.
  3. Назначить ответственного за контроль исполнения приказа.

В нижней и части приказа - подписи.

С приказом нужно ознакомить всех работников. Для этого можно: либо внизу самого приказа разместить таблицу для ФИО и подписей работников об ознакомлении, либо составить отдельно лист ознакомления с приказом.

Работников можно ознакомить с приказом удаленно. Скан приказа можно выслать по электронной почте или выложить на корпоративном диске.

Для перевода на удаленку временно и при чрезвычайных ситуациях согласие работника не требуется. Во всех остальных случаях нужно получить от работника либо согласие, либо заявление. Проще - попросить заявление.

Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу части персонала

Приказ о временном переводе на удаленную работу

«____»_____________20__ года № _________

В связи с Указом Мэра от «____»_____________20__ года № 12-УМ о введении режима повышенной готовности в г. Москве приказываю:

1. На период противовирусных мероприятий — с «____»_____________20__ года

и до отмены режима повышенной готовности — перевести на удаленную работу на дому:

— должность Фамилия Имя Отчество работника;

— должность Фамилия Имя Отчество работника;

2. ФИО работника обеспечить техническую возможность удаленной работы указанных в п. 1 настоящего приказа сотрудников с 23.03.2020.

3. Бухгалтеру рассчитывать рабочее время на удаленной работе как работы по обычному графику.

Скачать образец приказа о переводе на удаленку нескольких работников

Приказ об удаленке по инициативе работника

Такой приказ составляется на основании заявления работника.

В  обосновании перевода, нужно указать причину оформления удаленки – заявление работника.

В основной части приказа указывают:

  • ФИО и должность обратившего сотрудника;
  • просьбу о переводе на удаленный режим работы и обоснование;
  • характер перевода: временный или постоянный;
  • период применения режима трудовой деятельности;

В нижней и части приказа - подписи.

Скачать форму приказа о переводе на удаленку одного работника по заявлению

Образец Приказа о временном переводе на удаленную работу на основании заявления работника

ПРИКАЗ о переводе на дистанционную работу

«____»_____________ 2022 г.

В соответствии с достигнутым согласием

ПРИКАЗЫВАЮ:

1.     Перевести на дистанционную работу менеджера отдела продаж _____________ со «____» _______ 20__года.

2.     Сохранить за ___________________________ обязанность выполнения ее трудовых функций в полном объеме, в той же должности и с тем же окладом.

Основания:

1. Заявление _______________ от «___»______________20__ о переводе на дистанционную работу с «___»_________________20__.

2. Дополнительное соглашение от «___»_____________20__ №____к трудовому договору от «___»______________20__ №________.

Заявление о переводе на удаленку

Перевод на удаленку по инициативе работника, оформляется на основании его заявления.

Образцы заявлений от работников о переводе на удаленку временно

Образец 1.

Заявление

В связи со сложной эпидемиологической ситуацией в городе прошу перевести меня на дистанционный режим работы временно, до окончания ограничительных мер, введенных в связи с угрозой распространения новой инфекции коронавируса.

Прошу оформить перевод с сохранением трудовых функций в полном объеме с 20.01.2022.

Дата: 20 января 2022 года

Скачать образец заявления о переводе на удаленку

Образец 2.

Заявление

Прошу временно на период с «___» ______ по «___» ______________20 __ года разрешить мне дистанционную работу по домашнему адресу __________________________________________________________________ В указанный период объявлен карантин в средней общеобразовательной школе __________, где обучается мой ребенок __________________________

Скачать образец заявления о переводе на дистанционку временно

Скачать образец заявления о переводе на дистанционку постоянно

 

Зачем необходимо заявление

Перевод в соответствии с нормами главы 12 Трудового кодекса РФ является изменением условий труда. На основании ст. 72 ТК РФ, допускается он только с обоюдного согласия сторон. Удаленная деятельность регулируется главой 49.1 ТК РФ, и она предполагает взаимодействие сторон трудовых правоотношений без личного контакта, посредством цифровых технологий. Поскольку переход на удаленный режим работы чаще всего связан с изменением условий, какими бы обстоятельствами он ни вызван, необходимо получить доказательство согласия работника как второй стороны на изменения условий либо соблюсти условие о сроке предупреждения сотрудников об изменении условий трудовой деятельности. Несоблюдение условий о двухмесячном сроке предупреждения работников приведет к наложению штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Трудовое законодательство не запрещает работнику обращаться к работодателю с просьбой изменить режим труда, и стороны вправе достичь договоренности об удаленной деятельности. Даже временный перевод на дистанционную работу оформляйте правильно: получите у работника заявление, издайте приказ, заключите дополнительное соглашение.

Дополнительное соглашение к трудовому договору

Перевод на удаленку согласно нормами главы 12 ТК РФ является изменением условий труда. На основании ст. 72 ТК РФ, такое перевод допускается с обоюдного согласия сторон.

В соглашении указывают:

  • дату и сроки перевода,
  • новое место работы,
  • порядок обмена документами и информацией,
  • порядок обеспечения работника необходимыми техническими средствами,
  • размер компенсации за использование работником личного имущества,
  •  порядок осуществления контроля со стороны работодателя.

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору при переводе работника на удаленный режим работы

Дополнительное соглашение №__

к трудовому договору от ___________ №234

Общество с ограниченной ответственностью «_____________________», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора _____________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ____________, именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от _________ №__ о нижеследующем:

1.1. Добавить в раздел «1. Предмет договора» трудового договора пункт _______ в следующей редакции:

«Работа, выполняемая Работником по настоящему трудовому договору, является дистанционной, то есть Работник выполняет обязанности вне места нахождения Работодателя, его филиала, представительства, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, находящихся под контролем Работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между Работодателем и Работником информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе интернета».

1.2. Изложить п. ______ Трудового договора в следующей редакции:

«Работник исполняет обязанности, возложенные на него трудовым договором, должностной инсрукцией, с которыми он ознакомлен отдельно. Место работы определяется им по своему усмотрению».

1.3. В пункт «_____ Обязанности работодателя» трудового договора добавить пункты:

«Ежемесячно, не позднее 15-го числа, возмещать Работнику расходы, произведенные им на интернет и мобильную связь, на основании представленных Работником подтверждающих документов».

1.4. Изложить п. ______ трудового договора в следующей редакции:

«Режим рабочего времени и времени отдыха Работника устанавливается в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка ».

2. Иные условия трудового договора, не указанные в настоящем дополнительном соглашении, остаются неизменными.

3. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с «______» _______________20____года.

4. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора, составлено в 2 экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу. Один экземпляр хранится у Работодателя, второй — у Работника.

Скачать форму дополнительного соглашения при переводе на удаленную работу

Как обмениваться документами

При найме сотрудника передают и получают обязательные документы. Дистанционная работа — не исключение. Выберите, как вам выгоднее обмениваться документами: по почте или через интернет.

По почте

В бумажном виде отправляйте заказные письма с уведомлением о вручении.

1. Получите от сотрудника копии паспорта, СНИЛС, дипломов и военного билета. Если нужно — ещё справку об отсутствии судимости. СНИЛС работник должен получить самостоятельно.

2. Отправьте должностную инструкцию, приказы о приёме на работу и правила охраны труда. Пусть сотрудник письменно подтвердит, что ознакомился с ними.

3. Отправьте трудовой договор в двух экземплярах. Сотрудник подпишет их и отправит один экземпляр обратно.

Через интернет

Вы должны иметь усиленную квалифицированную электронную подпись. А работник такую же или усиленную неквалифицированную электронную подпись. Обменивайтесь документами через сервис для электронного документооборота, например, Диадок. Получение и отправка одного документа стоит меньше 10 рублей. Электронная подпись для физических лиц — от 1000 ₽. ИП и директора организаций саму подпись получают бесплатно, но должны записать её на платный токен, который тоже стоит 1000 ₽.

Оформите с сотрудником стандартный набор документов. Через интернет это произойдёт мгновенно. Единственное исключение — трудовой договор. Когда заключите его в электронном виде, в течение трёх дней отправьте сотруднику бумажную версию. Этого требует статья 312.2 ТК РФ.

Как перевести уже работающего сотрудника на удалёнку в обычное время

Подпишите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору. В нём укажите то же самое, что и для нового трудового договора удалёнщика.

Взаимодействие с сотрудниками, находящимися за рубежом

Сегодня всё больше квалифицированных специалистов уезжают за пределы России, не прекращая сотрудничество с российскими компаниями. Согласно положению Минтруда РФ, заключить трудовой договор со специалистом, находящимся за рубежом, нельзя. Причём вне зависимости от того, гражданином РФ или иностранцем он является. При данных обстоятельствах правительство советует заключать договор гражданско-правового характера. Важно помнить, если гражданин России живёт за пределами РФ 183 дня и более в течение последних 12 месяцев, то его доходы не облагаются НДФЛ.

Психологические особенности удаленной работы

При переводе сотрудников на дистант вы можете столкнуться не только с организационными вопросами, но и необходимостью психологической поддержки работников.

Например, человек всю жизнь работал в коллективе, ему не хватает общения с коллегами. Когда нужно задать какой-то вопрос или быстро решить задачу, он теряется и не сразу понимает, какое техническое средство использовать для связи с нужным человеком, передачи информации. Это порождает стресс и дискомфорт, а затем и снижение продуктивности.

У кого-то из ваших коллег могут быть не очень подходящие условия для работы дома: маленькие дети, собака, шумные родственники или соседи. Кто-то просто не может дисциплинироваться и заставить себя трудиться в прежнем темпе.

Тут поможет составление памяток для родственников удаленных сотрудников, более плотный контроль их деятельности, обучение по использованию технических средств, организационные собрания, а иногда и предоставление альтернативного помещения для работы.

Важные нюансы удаленного сотрудничества

При оформлении в штат удалённых работников учитывайте следующие моменты:

  1. Если во время проверки трудовой инспекции у вас не окажется оригинала какого-то кадрового документа, подписанного работником, и электронный обмен документами вы не проводили, это будет признано нарушением ТК РФ.
  2. Если возникнет спор с удаленным сотрудником, а у вас не будет подписанного бумажного или электронного документа по факту спора, то доказать свою правоту будет сложно.
  3. Заработная плата дистанционного работника зависит от МРОТ и районного коэффициента места проживания сотрудника. Учитывайте это при найме работников из регионов с повышенным коэффициентом.
  4. Налоги и взносы по удаленным работникам платят как по обычным сотрудникам.
  5. Нельзя заключать трудовой договор с дистанционным сотрудником-иностранцем, который живет в другой стране. В этом случае работайте по договору ГПХ.

Не стоит опасаться найма удалённых сотрудников. Во многих ситуациях такой формат работы поможет вам сэкономить деньги. Главное — прописать в трудовом договоре все важные условия и правильно оформить документы.

Компенсация расходов удаленщика

Работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, устройствами защиты информации и т.д.

Если работник использует свое оборудование, то работодатель выплачивает компенсацию за его использование.

Специальные основания увольнения удаленщиков

Как и любые иные сотрудники, удаленный работник может быть уволен по собственному желанию, по соглашению сторон, в связи с сокращением должности и др.

Однако дистанционного сотрудника можно также уволить по специальному основанию ст. 312.8 ТК РФ: «Если в период выполнения работы сотрудник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем более двух рабочих дней подряд со дня поступления соответствующего запроса работодателя».

Для этого работодатель должен иметь документальные подтверждения направления сотруднику соответствующих запросов (через эл.почту, мессенджеры, распечатки звонков, системы менеджера задач в специальных программах и т. п.).

Как итог можно отметить, что в текущих условиях кризисных явлений в экономике, снижения доходности бизнеса и т. п. применение дистанционных форм труда может иметь значительную востребованность, так как снижает расходы компании по оборудованию стационарных рабочих мест.

Применение дистанционных форм труда допускается по письменному соглашению сторон, которое может оформляться как в бумажном виде, так и путем оформления электронного документа, подписанного ЭЦП.

В некоторых случаях допускается перевод работников по инициативе работодателя на удаленку, но с предварительным извещением работника об этом за 2 мес. и предложением вакансий в случае отказа.

Кого можно брать на дистанционную работу

Определение дистанционной работы — статья 312.1 Трудового кодекса

В Трудовом кодексе есть термин «дистанционная работа». В целом это обычная работа по трудовому договору, только без привязки к офису работодателя. Чаще всего такая работа предполагает интеллектуальный труд и использование интернета. Результаты такого труда работник тоже передает по сети.

Представьте, что есть два бухгалтера. Мария работает в компании «Зяблик», ходит в офис. Она офисный сотрудник. И Елена — она делает все то же самое, только из дома. Она дистанционный сотрудник.

В Трудовом кодексе нет ограничений, каких сотрудников можно брать на дистанционную работу, а каких нет. Поэтому, если условия позволяют, берите кого угодно: бухгалтера, юриста, маркетолога, менеджера по продажам.

По Трудовому кодексу дистанционные сотрудники работают как «штатные сотрудники на общих основаниях». На практике это значит, что работодатель:

  • дает отпуск;
  • оплачивает больничный;
  • доплачивает за переработку или работу в праздники;
  • платит суточные и компенсирует расходы в командировке;
  • расследует несчастные случаи, которые произошли во время рабочего дня. Допустим, сотрудник упал в офисе и сломал ногу. Работодатель обязан выяснить причину падения и, если виноват работодатель, компенсировать ущерб. То же самое с дистанционным сотрудником. Бухгалтер работает из дома и упала во время подготовки отчета — работодатель выясняет, что случилось;
  • дает оборудование и программы для работы или компенсирует, если у сотрудника все свое: оргтехника, платные программы и т. д. Например, для работы нужны компьютер, телефон, лицензионный фотошоп. Если у сотрудника это все есть, работодатель выплачивает компенсацию.

Общее правило такое: работодатель делает для дистанционного сотрудника все то же самое, что для офисного. Если кто-то думал на таком сэкономить, то не получится.

Как отразить в «1С» переход на удаленный формат работы

Чтобы оформить удаленных сотрудников в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8», ред 3.0, установите расширение «Оформление переводов на удаленную работу» на странице обновления программ «Портала 1С».

Этот функционал помогает ускоренно формировать документацию по переводу сотрудников на дистанционную работу. Расширения устанавливаются в разделе «Администрирование» – «Печатные формы, отчеты и обработки» – «Расширения».

После того как загрузили расширения, формируем документы с помощью функционала Оформление переводов на удаленную работу (раздел «Кадры» – «Сервис» – «Оформление переводов на удаленную работу»). По кнопке «Подбор» подбираем сотрудников, на которых будем оформлять перевод. Далее, после выбора сотрудников, заполняем в табличной части даты, которые будут подставлены в документы (дата заявления, дата перевода, дата соглашения).

После заполнения данных документы можно распечатать, чтобы сотрудники лично подписали бумаги. Альтернатива – отправить документы в электронном виде на личные электронные почты работников.

Источники
  • https://e-kontur.ru/enquiry/1308/remote
  • https://School.Kontur.ru/publications/1656
  • https://School.Kontur.ru/publications/1997
  • https://hh.ru/article/30206
  • https://www.akbiz.ru/publications/perevod-sotrudnikov-na-ydalennyuy-raboty-2020
  • https://www.buhgalteria.ru/article/udalenka-2022-podskazki-oformlyat-dokumenty
  • https://ppt.ru/forms/rabota/zayavlenie-na-perevod-na-udalenku
  • https://academyopen.ru/journal/186
  • https://kdelu.vtb.ru/articles/kak-zakonno-oformit-sotrudnika-na-udalennuyu-rabotu/
  • https://delo.modulbank.ru/all/remote
  • https://www.audit-it.ru/articles/personnel/a110/1047654.html
manaevcs
Оцените автора
buh-portal