Личная карточка работника форма Т-2

Содержание
  1. Что такое личная карточка работника
  2. Законодательная база
  3. Зачем нужна унифицированная форма Т-2
  4. Как устроена форма. Основные особенности
  5. Из чего состоит бланк унифицированной формы Т-2
  6. Унифицированная форма Т-2 для ВУР
  7. Что содержит личная карточка Т-2
  8. Как изменились правила работы с формой Т-2
  9. Какие бывают карточки
  10. Основания для заполнения формы Т-2
  11. Общие сведения о заполнении карточки
  12. Как было раньше
  13. Что изменилось
  14. Правила заполнения личной карточки
  15. Как заполнить шапку личной карты работника
  16. Раздел I. Общие сведения
  17. Раздел II. Воинский учет
  18. Раздел III. Прием на работу и переводы на другую работу
  19. Раздел IV. Аттестация
  20. Раздел V. Повышение квалификации
  21. Раздел VI. Профессиональная переподготовка
  22. Раздел VII. Награды
  23. Раздел VIII. Отпуск
  24. Раздел IX. Льготы
  25. Раздел X. Дополнительные сведения и увольнение
  26. Образец заполнения личной карточки по форме Т-2
  27. Действительно ли Т-2 нужно оформлять
  28. Как оформить отказ от ведения карточек Т-2
  29. Приказ об отказе от ведения личных карточек
  30. Локальные нормативные акты компании
  31. Почему кадровики не отказываются от Т-2
  32. 1. По Т-2 удобно учитывать отпуска
  33. 2. Собираем персональные данные работников для Т-2 без согласий на обработку
  34. 3. Т-2 с подписью работника — это дополнительное доказательство в суде
  35. Как правильно заполнять Т-2, если решили их оставить на бумаге
  36. Можно ли указать в Т-2 «незарегистрированный брак» или нужно писать «не женат»
  37. Можно ли указывать в Т-2 даты рождения детей
  38. В личной карточке закончилось место, где учитывать отпуска
  39. Оформлять ли карточку на совместителя
  40. Как быть со старыми карточками. Сколько хранить Т-2
  41. Частые вопросы
  42. Как вести и хранить карточки
  43. Как отказаться от личных карточек
  44. Штрафы и другие последствия

Что такое личная карточка работника

Личная карточка работника — это кадровый документ, суммирующий все сведения и сотруднике предприятия. Его форма № Т-2 специально разработана Федеральной службой государственной статистики РФ, или Росстатом. В личной карточке содержатся персональные данные работника и исчерпывающие сведения о его кадровых перемещениях внутри предприятия: изменение должности, карьерный рост, профессиональная переподготовка и подобные данные, имеющие прямое отношение к работе специалиста.

Несмотря на существование полноценной росстатовской формы карточки, с 2013 года работодателям разрешено изменять ее, удалять отдельные блоки, добавлять свои и в целом разрабатывать актуальные бланки самостоятельно.

Законодательная база

Необходимость заведения личной карточки работника по форме Т-2 определялась несколькими документами:

  1. «О трудовых книжках», Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 №225 (ред. от 25.03.2013). В главе II, пунктах 12 и 13 прямо утверждалось, что работодатель обязан вносить сведения из трудовой книжки работника в его личную карточку. То есть все изменения, которые произошли с работником, должны быть прописаны и в трудовой книжке, и в личной карте. Постановление №225 было отменено Постановлением Правительства от 24.07.2021 №1250.
  2. «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004. Здесь описано содержание личной карточки и даны отдельные рекомендации по заполнению. С 1 января 2013 года документ носит рекомендательный характер.
  3. «Об утверждении Положения о воинском учете», Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 №719. Здесь подробно разбирается второй раздел карточки, посвященный учету военнообязанных граждан. Осуществлять такой учет — тоже обязанность работодателя.

С 1 сентября 2021 года действует новый порядок ведения трудовых книжек в ред. приказа Минтруда от 19.05.2021 №320н взамен Постановления №225. В нем нет упоминания о личных карточках работников по форме Т-2.

А с 8 января 2022 года воинский учет сотрудников осуществляется по форме 10, утвержденной Инструкцией Минобороны России в ред. приказа от 22.11.2021 №700. С этого момента пропала необходимость в заполнении личной карточки Т-2.

Как заполнять новые формы №10, читайте в нашем экспертном материале .

Зачем нужна унифицированная форма Т-2

Форма Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 и представляет собой личную карточку сотрудника, которая содержит информацию о том, кто он такой, когда родился, где живет, а также отражает его семейный статус, информацию об уровне образования и профессиональном стаже. Указанные данные вносятся на основании:

  • паспорта гражданина РФ (или иного документа, подтверждающего личность);
  • трудовой книжки (трудовых договоров);
  • СНИЛС;
  • документов о наличии среднего специального или высшего образования;
  • военного билета;
  • прочих документов: свидетельства ИНН, сертификатов и дипломов о повышении квалификации, переквалификации и наличии особых навыков и знаний.

С 2013 года применение унифицированных форм перестало быть обязательным, поэтому разработать бланк личной карточки работодатель может самостоятельно. Но большинство из них предпочитает пользоваться формой Т-2, предусматривающей наличие в ней полей для всех необходимых данных о сотруднике.

 

Указанный документ составляется на каждого работника компании, при этом за ИП обязанность ведения данной формы не закреплена. Заполнение формы возлагается на сотрудников кадровых служб или уполномоченных на то лиц. По мере изменений данных о сотруднике в карточку вносятся корректировки на основании подтверждающих документов, например:

  • о смене фамилии — на основании свидетельства о заключении брака и паспорта РФ;
  • изменении должности — на основании приказа о переводе;
  • увольнении работника — на основании приказа об увольнении;
  • получении новой специальности — в соответствии с дипломом об образовании.

После увольнения сотрудника карточка остается в компании, т.к. ее сохранность должна быть обеспечена работодателем в течение 75 лет со дня оформления.

О том, какие сроки хранения установлены для документов, относящихся к кассовым, читайте в материале «Какой срок хранения кассовых документов?».

Как устроена форма. Основные особенности

Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.

Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения

Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:

  • 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
  • карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
  • для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
  • оформление карты Т-2 самим работником не допускается.

Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.

Из чего состоит бланк унифицированной формы Т-2

Карточка содержит 11 разделов:

1) основная информация о сотруднике;

2) информация из военного билета;

3) информация о работе на текущем месте;

4) сведения о проведении аттестации;

5–6) данные о повышение квалификации или переквалификации;

7) заслуги сотрудника;

8) информация об отпусках;

9) льготы социального характера;

10) прочая информация о сотруднике;

11) причина прекращения работы в компании.

Унифицированная форма Т-2 для ВУР

Карточка Т-2 также необходима для учета ВУР (военно-учетных работников). Согласно закону «О воинской обязанности и военной службе» от 06.03.1998 № 53-ФЗ работодатель должен вести воинский учет, который осуществляется на основании военных билетов сотрудников. Ранее существовала форма Т-2 ВУР, имеющая укороченный вид Т-2.

Указанная форма состояла из 3 разделов:

  • 1 раздел — общая информация о сотруднике;
  • 2 раздел — информация о военной обязанности сотрудника;
  • 3 раздел — информация о приеме на работу и переводах.

Личная карточка - сведения о воинском учете солдат, матросов по форме Т-2 ВУРЛичная карточка - сведения о воинском учете солдат, матросов по форме Т-2 ВУР

О том, как оформляется увольнение работника при его призыве в армию, читайте в статье «Порядок увольнения в связи с призывом в армию (нюансы)».

Что содержит личная карточка Т-2

Личная карточка работника формы Т-2 представляет собой документ, в котором собирается вся информация, относящаяся к человеку, принятому на работу к конкретному работодателю. Форма Т-2 утверждена Госкомстатом, но с 2013 года взамен нее можно использовать документ аналогичного назначения, разработанный работодателем самостоятельно (информация Минфина РФ от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012). Однако удобным остается применение привычной стандартной формы.

В каком бы виде ни оформлялась карточка, в ней должна отразиться следующая информация по конкретному работнику:

  • Сведения о нем: Ф. И. О., данные о рождении, гражданстве, образовании, профессии, стаже на дату приема на работу, составе семьи, месте проживания.
  • Данные о воинском учете.
  • Сведения о событиях, связанных с его отношениями с работодателем, оформившим карточку: приеме на работу и переводах на другую работу или должность, аттестации, повышении квалификации, переподготовке, предоставленных отпусках, имеющихся льготах и об увольнении.

Можно ли вести личные карточки в электронном виде? Ответ на данный вопрос дала советник государственной гражданской службы РФ 1 класса Таранова Ю. С. Получите бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс и ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

О том, какие еще документы нужно оформить в отношении каждого принятого на работу сотрудника, читайте в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Как изменились правила работы с формой Т-2

Первое — это, конечно, отмена обязанности вести личную карточку по форме Т-2. Как документ она больше в новом порядке не упоминается. В новом порядке нет положений, обязывающих работодателей вести личные карточки работников.

Отсюда следует, что и знакомить сотрудников с записями в форме № Т-2 о приеме, переводе и увольнении не требуется.

Тем не менее, Роструд считает, что работодатель — организация или ИП — вправе продолжить после 1 сентября в2021 года вести карточки № Т-2 (ситуация повторяет ситуацию с отменой командировочных удостоверений, которые фирма по желанию может продолжать оформлять).

Нарушением это не будет, но уже без ознакомления работников. И это второе изменение порядка работы с личной карточкой.

А вот третье — самое существенное.

Если увольняющийся сотрудник попросит выдать ему копию личной карточки, работодатель обязан это сделать. Об этом написали чиновники Роструда — к документам, связанным с работой, наряду с приказами о приеме на работу, о переводах на другую работу, увольнении, а также и выпиской из трудовой книжки. Следовательно, если сотрудник подал соответствующее заявление, работодатель должен выдать ему копию Т-2.

  • личная карточка Т-2
  • кадровые документы

Какие бывают карточки

Есть две официальные формы карточек — обычная Т-2 и на государственного служащего Т-2ГС (МС). Бланки отличаются только тем, что для государственного служащего отдельно указывается стаж работы на госслужбе, который дает право на надбавки за выслугу лет и на доплаты к пенсии.

Основания для заполнения формы Т-2

Личная карточка заполняется сотрудником отдела кадров на основании следующих документов:

  • приказ о приеме на работу;
  • документ, удостоверяющего личность;
  • трудовая книжка;
  • СНИЛС;
  • ИНН;
  • военный билет;
  • диплом, аттестат и иные документы, подтверждающих квалификацию, профессиональные знания и образование сотрудника;
  • другие документы (при необходимости).

Общие сведения о заполнении карточки

Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.

Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:

  • договор о принятии на работу;
  • приказ, выписанный работодателем;
  • паспорт;
  • трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
  • свидетельство о пенсионной страховке;
  • диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
  • для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
  • автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).

Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.

Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:

  • для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
  • для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.

Как было раньше

Без личной карточки было не обойтись. Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 «О трудовых книжках» обязывало работодателей дублировать записи из трудовой в личную карточку Т2. Если происходило кадровое событие — прием, увольнение, перевод — то сотрудника знакомили с изменениями под подпись, которая ставилась именно в карточке.

Кроме того, на основании Постановления правительства № 719 от 27.11.2006, на военнообязанных или подлежащих призыву на военную службу сотрудников в форме Т2 нужно было заполнять раздел 2 — «Сведения о воинском учете».

Что изменилось

Приказ Министерства труда и соцзащиты № 320 Н от 19.05.2021 утвердил новый порядок ведения трудовых книжек. Про личные карточки работников в приказе больше не упоминалось, что вызвало закономерный вопрос — а нужны ли они вообще. Специалисты сервиса Роструда «Онлайнинспекция.рф» дали следующие разъяснения:

  • вести личные карточки теперь не обязательно;
  • по желанию вести можно, при этом работодатель сам решает, знакомит сотрудников с записями под подпись или нет;
  • если карточки уже ведутся, то отказываться от них нужно правильно (например, путем издания соответствующего приказа);
  • формат не имеет значения — можно заполнять как в электронном, так и в бумажном виде;
  • карточки Т2 относятся к документам длительного хранения, поэтому в случае отказа выбрасывать их нельзя;
  • если сотрудник состоит на воинском учете, то на него необходимо продолжать заполнять раздел 2.

Последний пункт создал работодателям неудобства. Получалось, что полностью отказаться от карточек нельзя в отношении военнообязанных сотрудников. А из формы Т2, состоящей из нескольких разделов, нужно было вести только второй, либо заполнять карточку полностью. Приказ Министра обороны РФ № 700 от 22.11.2021 урегулировал этот момент окончательно путем утверждения новой формы № 10, по которой организации должны вести воинский учет своих работников. Форма № 10 содержится в приложении 22 к приказу. Теперь при желании карточки Т2 можно не использовать совсем.

Правила заполнения личной карточки

Срок хранения личных карточек - 75 лет (п. 658 приказа Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

При заполнении карточки часть информации записывается в виде кодов. Такие коды берутся из классификаторов информации, а именно:

  • о поле, гражданстве, национальности - из ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 412;
  • об образовании - из ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержденного постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 г. № 276-ст;
  • о профессиях, должностях - из ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержденного постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367;
  • о поселках, городах, областях и пр.- из ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержденного постановлением Госстандарта России от 31 июля 1995 г. № 413.

Как заполнить шапку личной карты работника

Шапка содержит коды ОКУД и ОКПО. При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.

Заполнение личной карточки работника

Далее идет небольшая таблица, которая заполняется следующим образом:

Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер – это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
СНИЛС (номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит» – это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.

Раздел I. Общие сведения

Вписываем:

Номер трудового договора.

Дата составления.

ФИО сотрудника.

Дата рождения (месяц прописью).

Справа в таблице с кодом — та же дата формате дд.мм.гггг.

Место рождения и код населенного пункта по ОКАТО. Это Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления.

Гражданство — и его код по ОКИН. Это Общероссийский классификатор информации о населении. Например: Гражданин России — код 1 Двойное гражданство — код 2 Гражданин другой страны — код 3 Лицо без гражданства — код 4

Иностранные языки и их коды по ОКИН. Степень знания указывается из трех вариантов: Читаю и перевожу со словарем — 1 Читаю и могу объясняться — 2 Свободно владею — 3

Образование — перечисляем все учебные заведения, специальности и номера дипломов работника, с их кодами по ОКСО. Это Общероссийский классификатор специальностей по образованию.

Профессия (по диплому) и ее код по ОКПДТР. Это Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Стаж работы по состоянию на момент заполнения карточки.

Семейное положение по ОКИН:

  • Никогда не был в браке —1.
  • Женат или замужем — 2.
  • В незарегистрированном (гражданском) браке — 3.
  • Вдовец или вдова — 4.
  • В разводе — 5.

Близкие родственники со степенью родства, полным ФИО и годом рождения.

Данные паспорта, прописка, фактический адрес и контактный номер телефона.

Раздел II. Воинский учет

Не заполняем с января 2022 года. Ведем новую карточку по воинскому учету по форме 10, утвержденной Инструкцией Минобороны в ред. приказа от 22.11.2021 №700. Подробнее, читайте в нашем экспертном материале .

Раздел III. Прием на работу и переводы на другую работу

Здесь дублируются записи из трудовой книжки и фиксируются все изменения. Каждую запись сотрудник подтверждает своей подписью.

Раздел IV. Аттестация

Обозначаем процедуру — когда проведена, каков результат и решение комиссии.

Раздел V. Повышение квалификации

Обозначаем период и вид обучения, название учебного заведения, номер свидетельства и основание выдачи.

Раздел VI. Профессиональная переподготовка

Пишем даты обучения, полученную специальность, номер итогового документа и основание для него.

Раздел VII. Награды

Указываем все полученные грамоты или благодарности вместе с их данными.

Раздел VIII. Отпуск

Фиксируем все отпуска специалиста в подробностях и только постфактум. Запланированный на будущее отпуск вносить нельзя, поскольку он может не состояться.

Раздел IX. Льготы

Если есть основания для льгот, то информацию об этом нужно указать вместе со ссылкой на подтверждающие документы.

Раздел X. Дополнительные сведения и увольнение

В «Дополнительных сведениях» можно указать данные, имеющие значение для работы конкретного предприятия. Когда сотрудник увольняется, в последний раздел нужно внести основания для увольнения (со ссылкой на Трудовой кодекс), дату увольнения, дату приказа и подписи — самого сотрудника и специалиста по кадрам.

Образец заполнения личной карточки по форме Т-2

Ниже представлен образец заполнения личной карточки работника по форме Т-2:

Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2
Образец формы Т-2

Действительно ли Т-2 нужно оформлять

С 1 сентября 2021 личные карточки сотрудников формы Т-2 не обязательны для оформления. Это связано с отменой Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства 225 от 16.04.2004.

По п. 12 отмененных Правил работодатель был обязан знакомить работника под роспись в его личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе и увольнении.

Теперь применяются новые Правила, утвержденные Постановлением Правительства 320н от 19.05.2021. Они не упоминают личную карточку и не обязывают работодателя знакомить работника с записями в трудовой книжке по форме Т-2.

Как оформить отказ от ведения карточек Т-2

Правила 225 отменили, но автоматическая отмена карточек не произошла. Надо издать приказ об отказе от ведения Т-2. А если обязанность по ведению Т-2 упоминается где-то в локальных актах компании, тогда их тоже надо изменить.

Приказ об отказе от ведения личных карточек

В приказе указывают дату, с которой прекращают ведение карточек на действующих работников и отказываются от оформления карточек на новых сотрудников.

Оформлять приказ рекомендовал Роструд на своем официальном сайте при ответе на вопрос № 153572 от 30.08.2021.

Уведомление, информписьмо и согласие на КЭДО

Локальные нормативные акты компании

Правила внутреннего трудового распорядка, Положение об отпусках могут предусматривать обязательное ведение Т-2 работодателем.

Исключить ненужное условие из локального акта можно 2 способами: издать новую редакцию ЛНА или приказ.

Образец приказа о внесении изменений в ЛНА

С новой редакцией ЛНА или приказом работников нужно ознакомить «под роспись». Это требование ст. 22 ТК РФ.

Ознакомить можно за пару кликов электронно, если в компании внедрен кадровый электронный документооборот.

Почему кадровики не отказываются от Т-2

5 из 10 опрошенных мною работодателей не отказались от бумажных Т-2. Вот их основные аргументы за продолжение ведения Т-2.

1. По Т-2 удобно учитывать отпуска

За. В бумажной карточке Т-2 есть специальный раздел «Отпуск». В нем удобно фиксировать отпуска, особенно когда есть не только основные, но и дополнительные отпуска — за вредность, за работу в районах Крайнего Севера.

Против. Кадровик тратит время и деньги на заполнение Т-2, на поиск бумаг, на их хранение. Учитывать все виды отпусков можно электронно.

Например, в СБИС на 1 экране кадровик увидит все отпуска сотрудника за несколько лет работы, приказы по каждому из отпусков, проконтролирует, был ли работник в этом году в непрерывном 14-дневном отпуске, как это требует ст. 125 ТК РФ. И, если нужно, распечатает электронную Т-2.

2. Собираем персональные данные работников для Т-2 без согласий на обработку

За. В карточку Т-2 можно вписать личную информацию о работнике и не получать у него согласие на обработку персональных данных. Например, указать номер диплома об образовании, чтобы знать квалификацию работника. Год рождения детей для распределения новогодних подарков. Адрес для переписки. Роскомнадзор подтверждал это в разъяснениях от 14.12.2012.

Против. Форма Т-2 перестала быть обязательной. Поэтому у новых сотрудников придется получать согласие на обработку персданных вне зависимости от того, ведете вы Т-2 на бумаге или нет.

3. Т-2 с подписью работника — это дополнительное доказательство в суде

За. Вот пример решения суда, когда форма Т-2 помогла работодателю отбить 3,5 млн рублей за неиспользованные дни отпуска. Личная карточка стала дополнительным доказательством того, что работодатель выполнил свои обязательства по предоставлению отпусков.

Суть спора. После увольнения работник обратился в суд и потребовал выплаты компенсации за неиспользованные 321 день отпуска, проценты за просрочку выплаты и моральный вред.

Аргументы работодателя. Ответчик принес в суд карточки сотрудника формы Т-2, приказы о предоставлении отпуска за некоторые годы.

Решение суда. Суд работнику отказал. Принял во внимание документы и посчитал недоказанным неполную выплату работнику компенсации за неиспользованный отпуск. См. Определение 3 КСОЮ от 18.08.2021 по делу 88-10826/2021.

Против. На наш взгляд, подписанные с работником приказы также подтверждают предоставление отпусков. Главное быстро такие приказы собрать и предоставить в суд. При электронном кадровом документообороте кадровику понадобится пара кликов, чтобы заглянуть в кадровый архив и распечатать электронные приказы об отпусках за несколько лет.

«Бумажные Т-2 исчезнут во всех компаниях в ближайшие 5–10 лет. Я каждый день наблюдаю, как крупнейшие работодатели страны переводят кадровые документы в электронный вид и полностью отказываются от бумаг. У бумажных Т-2 нет будущего», — считает Михаил Ефимов, эксперт компании «Тензор» по автоматизации кадровых процессов.

Как правильно заполнять Т-2, если решили их оставить на бумаге

Унифицированная форма личной карточки работника установлена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Для государственных (муниципальных) служащих разработана форма Т-2ГС(МС).

Скачать форму личной карточки Т-2. Скачать бланк личной карточки Т-2ГС(МС).

Вот популярные вопросы, которые возникают при заполнении личной карточки.

Можно ли указать в Т-2 «незарегистрированный брак» или нужно писать «не женат»

Графу о браке заполняют только на основании официальных документов. Поэтому статус «незарегистрированный брак» не корректен.

Статус «не женат» не используют. Как правило, указывают «холост» для мужчин и «не замужем» для женщин.

Можно ли указывать в Т-2 даты рождения детей

Форма предусматривает только «год рождения». Если укажете дату и месяц рождения, это будет избыточная информация. Сбор избыточной информации контролирует Роскомнадзор. Какие штрафы ожидают работодателей за нарушения закона о персональных данных — читайте в нашей статье.

В личной карточке закончилось место, где учитывать отпуска

Для оформления отпусков кадровики заводят дополнительные вкладные листки в карточку Т-2, вкладыши. Это актуально, когда работник трудится несколько лет и в Т-2 заканчивается место для заполнения отпусков. Форму вкладного листа работодатель имеет право утвердить приказом.

Скачайте пример вкладыша в личную карточку для отпуска и переводов.

Оформлять ли карточку на совместителя

Т-2 предусматривает выбор вида работы «основная» или «по совместительству». Остальные графы заполняются так же, как для основных работников. Поэтому при необходимости вы можете завести на внешнего совместителя личную карточку Т-2. Но с 01.09.2021 делать это не обязательно.

Как быть со старыми карточками. Сколько хранить Т-2

Личные карточки уволенных сотрудников надо хранить 50 лет. Срок установлен в Приказе Росархива 236 от 20.12.2019.

Карточки работников, уволенных до 19.02.2020, хранят еще дольше — 75 лет. Такой срок установлен действовавшими в тот период Приказом Минкультуры РФ 55 от 25.08.2010 и Приказом Главархива СССР от 15.08.1988.

Частые вопросы

  • Оштрафуют ли за неправильное ведение карточек Т-2 в прошлые годы?За ошибки в Т-2, допущенные до отмены личных карточек, могут оштрафовать только в течение года, то есть до 01.09.2022.Это связано с тем, что за неправильное ведение Т-2 инспекция труда штрафовала по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Срок давности по этой статье 1 год. Правила 225, которые обязывали вести Т-2, отменили с 01.09.2021.
  • Как наказывают за ошибки в Т-2, допущенные после 01.09.2021?Не наказывают.Раньше за ошибки в Т-2 штрафовали по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ «за нарушение трудового законодательства». После отмены Правил 225 у инспекций труда нет оснований для привлечения к ответственности по этой статье.
  • Можем продолжать вести Т-2, но не подписывать у работников?Можно.Вести или не вести Т-2 работодатель решает сам. Инспекции труда больше не контролируют правильность заполнение Т-2. «Не подлежит контролю ведение работодателями указанных личных карточек», — пояснил Минтруд в письме 14-6/В-1487 от 24.12.2021.
  • Мы решили продолжать вести Т-2. Мы обязаны использовать унифицированную форму или можем разработать собственную?Компания имеет право применять любую форму карточек, в том числе разработать и утвердить собственную. Это разрешили еще в 2013 году.Унифицированная форма личной карточки сотрудника Т-2 перестала быть обязательной с 1 января 2013 года. Поскольку изменилась ч. 4 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» 402-ФЗ от 06.12.2011 и работодатель получил право утверждать собственную форму личной карточки и других первичных учетных документов.

Как вести и хранить карточки

Организация самостоятельно решает:

  • продолжать ли вести личную карточку сотрудника или отказаться от нее;
  • знакомить ли работников с записями в Т-2 или ограничиться только заполнением формы;
  • вести в бумажном или электронном виде.

Нарушением выбранный способ не будет.

Совет

Если вы решили сохранить личные карточки сотрудников по форме Т-2, но упростить порядок их ведения, не забудьте документально оформить соответствующие изменения во внутренний порядок кадрового делопроизводства.

Упрощение порядка ведения личных карточек не отменяет правила хранения. Заполненные формы содержат персональные данные сотрудников, поэтому доступ к ним должен быть только у ответственного лица кадровой службы.

Бумажные карточки хранят в сейфе или запертом шкафу; электронные — на защищенном от третьих лиц компьютере.

Как отказаться от личных карточек

Работодатель не может перестать вести форму Т-2 без выпуска соответствующего приказа. Кроме того, надо организовать хранение заполненных личных карточек как архивных документов. На это прямо указал Роструд в своих разъяснениях .

Процедура отказа от личных карточек:

  1. Определить дату, с которой организация прекращает ведение формы Т-2 и ознакомление с записями в ней работников.
  2. Издать приказ об отказе от личных карточек и внесении соответствующих изменений в локальные нормативные акты.
  3. Ознакомить всех работников с приказом под личную подпись.
  4. Передать Т-2 в архив организации.

Срок хранения личных карточек в соответствии с п. 444 приложения к приказу Росархива от 20.12.2019 №236:

  • заполненных до 01.01.2003 — 75 лет;
  • после 01.01.2003 — 50 лет.

Скачайте образец приказа об отказе от личных карточек Т-2 здесь .

Штрафы и другие последствия

Работодателя не накажут за отказ от ведения личных карточек Т-2 или ошибки в их заполнении. Ответственность предусмотрена за нарушение порядка доступа к персональным данным работников и процедуры хранения архивных документов.

Возможны два варианта:

  1. П. 6 ст. 13.11 КоАП РФ — нарушение сохранности персональных данных, которое повлекло неправомерный или случайный доступ к ним третьих лиц. Штраф для ИП составит до 40 тыс. руб.; для организаций — до 100 тыс. руб.
  2. Ст. 13.20 КоАП РФ — нарушение правил работы с архивными документами. Организация получит штраф до 10 тыс. руб.

В 2022 году действует мораторий на надзорные проверки в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 10.03.2022 №336. Но это не значит, что работодателям можно расслабиться и не соблюдать порядок кадрового делопроизводства.

Сотрудник может пожаловаться в прокуратуру, если к его личной карточке получат доступ третьи лица. А прокурор имеет право по обращению гражданина инициировать внеплановую проверку для привлечения к ответственности работодателя.

Источники
  • https://profkadrovik.ru/articles/t-2/lichnaya-kartochka-rabotnika/
  • https://nalog-nalog.ru/priem_na_rabotu_i_perevody/unificirovannaya_forma_t2_blank_i_obrazec_zapolneniya/
  • https://assistentus.ru/forma/t-2-lichnaya-kartochka-rabotnika/
  • https://nalog-nalog.ru/kadrovye_dokumenty_i_obrazcy/lichnaya_kartochka_rabotnika_formy_t2_skachat_obrazec-23/
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/518905/
  • https://www.malyi-biznes.ru/oformlenie-kadrov/kartochka-rabotnika/
  • https://e-kontur.ru/enquiry/1782/kartochka-t2
  • https://www.buhgalteria.ru/article/zapolnyaem-lichnuyu-kartochku-rabotnika
  • https://SBIS.ru/articles/staff/kartochka_t-2
manaevcs
Оцените автора
buh-portal