Расчет количества дней отпуска

Содержание
  1. Как рассчитывается продолжительность отпуска: основные правила
  2. Подсчитываем отпускной стаж
  3. Как правильно рассчитать период отпуска, если на него выпадает праздник
  4. Как произвести расчет дней отпуска в 2023 году (пример)
  5. Шаг 1. Определяем стаж
  6. Шаг 2. Высчитываем количество дней отпуска, которые положены работнику за указанный период
  7. Шаг 3. Определяем число неиспользованных дней отпуска
  8. Расчет среднего дневного заработка
  9. Расчет отпуска в 2023 году: итоговая сумма отпускных
  10. Как высчитать отпускные, если дохода в расчетном периоде нет
  11. Расчет отпуска: особенности
  12. Вычисляем доход за период
  13. Премии
  14. Какие выплаты не берутся в расчет
  15. Как оформить отпуск
  16. Положение об отпусках
  17. График отпусков
  18. Заявление на отпуск от сотрудника
  19. Приказ на отпуск
  20. Количество дней отпуска
  21. Расчётный период
  22. Средний дневной заработок
  23. Расчет отпускных
  24. Премии в расчете отпускных
  25. Больничный лист в отпуске
  26. Учет простоев
  27. Неполное рабочее время и МРОТ
  28. Какие выплаты включать в расчет, а какие не учитывать при расчете отпускных
  29. Какие лимиты нужно учитывать при расчете отпускных в 2023 году
  30. Примеры расчета отпускных в 2023 году
  31. Как оплачивается отпуск за целиком отработанные месяцы
  32. Как оплачивается отпуск в праздники
  33. Штрафы за нарушения по предоставлению отпуска
  34. Какие налоги и взносы платит организация при выплате отпускных
  35. Как часто можно брать отпуск
  36. Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией

Как рассчитывается продолжительность отпуска: основные правила

Как рассчитать количество дней отпуска? Такой вопрос может возникнуть у работодателя, например:

  • при отправке работника на отдых и выдаче ему отпускных;
  • выплате компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении или без него.

И в том и в другом случае расчет календарных дней отпуска происходит по общей схеме. Строится она на основном отпускном правиле, которое содержится в ст. 115 ТК РФ: за каждый год работы сотруднику полагается минимум 28 календарных дней основного оплачиваемого отпуска. Как правило, именно такой отрезок времени предоставляется для отдыха работникам большинства компаний.

Значительно более длительный отпуск полагается работникам на территориях Крайнего Севера и в приравненных к нему регионах.

Отпуск продлевается на дни болезни, исполнения государственных обязанностей и в некоторых иных случаях (ст. 124 ТК РФ).

Некоторым категориям работников положены удлиненные отпуска по закону. К ним относятся:

  • работники, не достигшие 18-летнего возраста;
  • муниципальные и госслужащие;
  • сотрудники образовательной сферы;
  • инвалиды;
  • работники органов наркоконтроля;
  • следователи и прокуроры, работающие в местностях с особым климатом;
  • иные категории работников.

Организация может установить и иную продолжительность отпуска, зафиксировав это в локальном документе.

Изучайте нюансы предоставления дополнительных отпусков с помощью материалов нашего сайта:

  • «Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день»;
  • «Верховный суд разъяснил, как считать продолжительность дополнительных отпусков».

Таким образом, первое, что нужно сделать перед тем, как рассчитать календарные дни для расчета отпуска, — это определить стаж работы сотрудника в организации.

В общем случае отпуск за первый год работы на новом месте человек может взять, отработав полгода. Но по договоренности с работодателем уйти отдыхать можно и раньше. Отдых за последующие годы предоставляется в любое время согласно установленной у работодателя очередности отпусков.

После того как стаж посчитан, нужно определить, сколько дней отпуска положено сотруднику. Исходить нужно из следующего: при общепринятом 28-дневном отпуске, предоставляемом в календарных днях, за каждый отработанный месяц сотруднику полагается 2,33 дня отпуска (28 дней / 12 месяцев).

Как рассчитать продолжительность отпуска при неполном рабочем дне (продолжительность отпуска при работе на 0,5 ставки)? Ответ на этот вопрос подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный бесплатный доступ к правовой системе и переходите в готовое решение.

Подсчитываем отпускной стаж

Отсчет стажа начинаем с даты приема отпускника на работу. Иными словами, расчет ведется не по календарным, а по так называемым рабочим годам.

Пример

Для работника, трудоустроившегося 11.04.2023, первым рабочим годом будет период с 11.04.2023 по 10.04.2024, вторым — с 11.04.2024 по 10.04.2025 и т. д.

Производя расчет дней отпуска за отработанный период работника, учитываем время, когда он:

  • непосредственно трудился;
  • фактически не работал, но должность за ним сохранялась;
  • находился в отпуске за свой счет (но не более 14 календарных дней за год);
  • вынужденно прогуливал работу при незаконном увольнении или отстранении;
  • был отстранен, не пройдя обязательный медосмотр не по своей вине.

Ответ на вопрос, исключаются ли дни отпуска при расчете отпускных, отчасти положителен. Так, исключаем из стажа:

  • периоды отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней;
  • «детские» отпуска;
  • время отсутствия на работе без уважительных причин.

Пример

Сотрудник принят в организацию 11.07.2021 и работал до 20.03.2023 без отпуска. Он болел с 12.02.2023 по 21.02.2023.

Сначала определяется число месяцев в отработанном периоде.

12 месяцев (11.07.2021–10.07.2022) + 8 месяцев и 10 дней (11.07.2022–20.03.2023) = 20 месяцев и 10 дней (больничный в расчет включают, так как это время не исключают из стажа). Остаток до 15 дней в стаже не учитывают и не округляют до полного месяца.

Число дней отпуска: 28 / 12 × 20 = 46,67 дня.

Законом установлен порядок индексации отпускных.

Как правильно рассчитать период отпуска, если на него выпадает праздник

В ст. 120 ТК РФ закреплено правило, согласно которому выпадающие на отпуск нерабочие праздники, указанные в ч. 1 ст. 112 ТК РФ, в сам отпуск не включаются. Но обычные выходные дни включаются.

На практике встречаются два варианта расчета дней отпуска:

  1. Период отпуска обозначен датой его начала и количеством календарных дней. В этом случае работник выходит из отпуска на 1 день позже.

Пример 1

Отпуск предоставлен работнику с 04.03.2023 на 14 календарных дней. 8 марта — праздничный день, поэтому приступить к работе он должен не 18.03.2023, а 19.03.2023.

  1. Период отпуска обозначен датами его начала и завершения. В этом случае использованными днями отдыха считаются дни соответствующего временного промежутка за вычетом праздников.

Пример 2

Отпуск предоставлен работнику с 02.03.2023 по 15.03.2023. Дней по календарю — 14. Но из-за того, что на этот период приходится праздник 8 Марта, отпуск считается использованным в количестве 13 дней.

Производя расчет для отпуска в неполном месяце, следует учитывать и календарные дни, которые приходятся на отработанный период, а не только рабочие (фактически отработанные). Так, и праздничные дни, а также выходные, которые не подпадают под периоды, перечисленные в п. 5 Положения, утвержденного правительственным постановлением от 24.12.2007 № 922, должны участвовать в расчете дней отпуска как те, что подпадают под отработанный период.

Как продлить отпуск на срок больничного во время отпуска, узнайте здесь.

Можно ли получить отпуск длиной в один день? Оформите бесплатный пробный доступ к К+ и узнайте мнение эксперта на этот вопрос.

Можно разделять отпуск на любое количество частей, но при соблюдении определенных требований?

Как произвести расчет дней отпуска в 2023 году (пример)

Приведем пример расчета дней расчетного периода для отпуска в 2023 году с учетом изложенных выше тонкостей и нюансов.

Допустим, работник устроился в компанию 17.06.2020.

За период работы он:

  • болел с 04.12.2020 по 12.12.2020 и с 12.02.2021 по 19.02.2021;
  • брал отпуск за свой счет с 07.04.2021 по 13.04.2021 и с 24.08.2021 по 13.09.2021;
  • был в оплачиваемом отпуске с 02.06.2021 по 22.06.2021, с 30.03.2022 по 19.04.2022, с 29.08.2022 по 11.09.2022.

15.01.2023 он решил уволиться, отгуляв предварительно все дни, которые не использовал за время работы.

Посмотрим, сколько дней отпуска положено за год, если в компании принят отпуск стандартной продолжительности — 28 дней.

Шаг 1. Определяем стаж

Общий стаж работы с 17.06.2020 по 15.01.2023 составит 2 года 6 месяцев и 29 дней.

Периоды болезни и отпуска мы не трогаем. Они учитываются в стаже, дающем право на отпуск, как нетрудовые периоды, в которые место работы за сотрудником сохраняется.

Отпуск за свой счет можно включить в стаж в пределах 14 календарных дней за рабочий год. Таких периодов у нас 2:

  • за рабочий год с 17.06.2020 по 16.06.2021 — 7 дней (с 07.04.2021 по 13.04.2021);
  • за рабочий год с 17.06.2021 по 16.06.2022 — 21 день (с 24.08.2021 по 13.09.2021).

Второй период в 14-дневный лимит не укладывается, значит, 7 дней превышения из стажа придется исключить.

Таким образом, отпускной стаж равен 2 годам 6 месяцам и 22 дням. Округляем до полных месяцев, отбрасывая 7 дней, и получаем 2 года и 7 месяцев.

Узнайте больше о порядке подсчета отпускного стажа из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.

Шаг 2. Высчитываем количество дней отпуска, которые положены работнику за указанный период

Это 56 дней за два полных года и еще 17 дней за неполный год работы (28 дней / 12 месяцев × 7 месяца = 16,33 дня. Округление произведено по принятым в организации правилам (в соответствии с рекомендациями, изложенными в письмах Минздравсоцразвития РФ от 07.12.2005 № 4334-17, от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717) в пользу работника. Итого 73 дня.

Шаг 3. Определяем число неиспользованных дней отпуска

За время работы работник брал отпуск трижды:

  • С 02.06.2021 по 22.06.2021. На этот период пришелся нерабочий праздничный день 12 июня, поэтому использованы были не 21, а 20 дней отдыха.
  • С 30.03.2022 по 19.04.2022. Здесь праздников не было, и отпуск составил 21 день.
  • С 29.08.2022 по 11.09.2022. Здесь праздников тоже не было, и отпуск составил 1 дней.

Итого неиспользованных выходит 18 дней (73 – 20 – 21 – 14). Их работник может отгулять непосредственно перед увольнением — с 21.12.2022 по 15.01.2023 (с учетом новогодних каникул). Итак, расчет отпуска в 2023 году – пример с подробным описанием, произведен.

Расчет среднего дневного заработка

А теперь рассчитаем сумму отпускных. Сначала для этого нужно определить среднедневной заработок.

Расчет среднедневного заработка осуществляется за предшествующий месяцу ухода в отпуск расчетный период, равный 12 месяцам.

В заработок за расчетный период не входят следующие виды выплат (п. 3 положения № 922):

  • материальная помощь и прочие социальные выплаты;
  • компенсация проезда, питания, коммунальных платежей;
  • оплата обучения, отдыха;
  • суммы, начисленные за периоды, исключаемые из расчета среднего заработка.

Средний дневной заработок (СДЗ) определяется по формуле:

СДЗ = ЗП / 12 / 29,3;

где:

ЗП — заработок за расчетный период, включающий все выплаты, кроме указанных в п. 3 положения № 922;

29,3 — среднее число дней в месяце (данное значение применяется только при расчете отпускных, в других случаях действуют иные расчеты СДЗ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В заработок за расчетный период следует включить начисленные за этот отрезок времени премии, включая относящиеся к другим периодам. Однако у учета в отпускных премий есть ряд особенностей.

Подробнее об учете премиальных при расчете отпуска читайте в статье «Учитывается ли премия при расчете отпускных?».

Когда период расчета отработан не полностью, применяется следующая формула:

СДЗ = ЗП / (29,3 × МП + КД),

где:

МП — полностью отработанные месяцы;

КД — календарные дни в неполном месяце.

Значение КД определяется по формуле:

КД = 29,3 / КДо × КДр,

где:

КДо — календарные дни в не полностью отработанном месяце;

КДр — календарные дни в том же месяце, приходящиеся на время работы.

Пример

Сотрудник проработал в фирме 7 полных месяцев и 20 дней в месяце, продолжительность которого равна 30 дням, и перед увольнением решил отгулять положенный ему отпуск. За период работы ему начислено 253 000 руб. Среднедневной заработок в этом случае составит:

СДЗ = 253 000 / (29,3 × 7 + (29,3 / 30 × 20)) = 253 000 / (29,3 × 7 + 19,53) = 1 126,30 руб.

Подробнее о том, как уйти в очередной отпуск и уволиться сразу после него, читайте в материале «Как правильно оформить отпуск с последующим увольнением».

Если к моменту начала отпуска сотрудник не имел заработка и рабочих дней, то применяется формула:

СДЗ = О / 29,3;

где:

О — должностной оклад или ставка по тарифу (п. 8 положения № 922).

Расчет отпуска в 2023 году: итоговая сумма отпускных

Отпускные рассчитывают по формуле:

ОТП = СДЗ × ЧДО,

где:

СДЗ — среднедневной заработок;

ЧДО — число дней отпуска.

Пример

С 21.03.2023 по 17.04.2023 сотруднику предоставлено 28 дней отпуска. Период с 01.03.2022 по 28.02.2023 отработан полностью. Сотрудник ежемесячно получает оклад 32 000 руб. В декабре 2022 года ему начислена премия 5 500 руб. по итогам работы за ноябрь 2022 года.

ЗП = 32 000 × 12 + 5 500 = 389 500 руб.

СДЗ = 389 500 / 12 / 29,3 = 1 107,79 руб.

ОТП = 1 107,79 × 28 = 31 018,12 руб.

Обратите внимание! При выявлении ошибок в расчете отпускных их следует пересчитать. При переплате нужно удержать ее с зарплаты сотрудника строго по его согласию. При недоплате — доплатить.

Возможно также удержание отпускных выплат, не отработанных сотрудником, при увольнении.

Как высчитать отпускные, если дохода в расчетном периоде нет

Как вычислить отпускные за год, если в расчетном периоде имеют место месяцы с отсутствием дохода или только с тем, который исключается из расчета? Действия здесь будут зависеть от наличия дохода в иных периодах:

  • если он имелся в периоды, предшествующие расчетному, то период расчета сдвигают на те месяцы, когда доход был;
  • если дохода в предшествующих расчетному периодах тоже не было, то расчет делают по данным за дни, отработанные в месяце ухода в отпуск;
  • если же дохода нет и в месяце ухода в отпуск, то расчет выполняется от оклада (тарифной ставки).

Для первого варианта формулы расчета отпускных окажутся такими же, как приведенные в предыдущем разделе.

В примерах, как рассчитать отпускные за год в оставшихся случаях, приведенная в предыдущем разделе формула будет трансформирована следующим образом:

  • для второго варианта в ней из слагаемых, показанных в скобках, исчезнет то, которое получено как произведение числа 29,3 на полное количество месяцев в расчетном периоде;
  • в третьем варианте доход будет заменен на величину оклада (тарифной ставки), а вместо той части, которая содержится в скобках, надо будет использовать число 29,3.

Если работник отстранялся от работы, то, несмотря на это, необходимо включить его в отпускной график.

Расчет отпуска: особенности

Премии, образующие часть выплаченного дохода, включаются в расчет в особом порядке, зависящем:

  • от периода, с которым связано их начисление;
  • основания для начисления;
  • факта учета времени фактической работы при начислении.

Эти обстоятельства определяют возможность учета в доходе начисленных в расчетном периоде премий:

  • ежемесячных — в полном размере, но только по одному из нескольких одинаковых оснований для начисления;
  • начисленных за больший период — в полном размере в отношении каждого из показателей, если период ее начисления полностью входит в расчетный, и с расчетом, предусматривающим выделение части, соответствующей числу месяцев расчетного периода, если последний оказывается меньше периода начисления премии;
  • годовых — в полном размере, если их начисление связано с годом, предшествующим году расчета отпускных;
  • при начислении которых было учтено время работы — в полном размере, но с пересчетом в пропорции ко времени, отработанному в расчетном периоде, если такого учета при начислении премии не было.

А еще при расчете отпускных нужно учесть повышение зарплаты в организации. При этом отпускные рассчитывают с учетом повышающего коэффициента.

Пересчет отпускных с учетом повышающего коэффициента производят лишь в случае, если зарплата возросла одновременно у всех работников предприятия, отдела или филиала (п. 16 положения № 922).

Сотрудникам, выполняющим сезонные работы или принятым по трудовому договору на срок не более 2 месяцев, отпуск оформляется в рабочих днях. Среднедневной заработок при этом рассчитывается так:

СДЗ = ЗП / ДШ,

где:

ДШ — число рабочих дней по шестидневке.

Итоговая сумма определяется по формуле:

ОТП = СДЗ × ЧДОр,

где:

ЧДОр — число дней отпуска, предоставленного в рабочих днях.

За каждый отработанный месяц срочникам положено 2 дня отпуска (ст. 295 ТК РФ).

Пример

Маляр П. В. Солдатов принят в организацию на период с 01.03.2023 по 08.04.2023.

По заявлению ему предоставлен отпуск на 2 дня — 9 и 10 апреля — с дальнейшим увольнением. Зарплата работника по договору составила 37 000 руб.

Количество дней для расчета бухгалтер посчитал по графику шестидневки. Оно равно:

39 (дней всего) – 6 (воскресенья) – 1 (праздник 8 Марта) = 32 дня.

СДЗ = 37 000 / 32 = 1 156,25 руб.

ОТП = 1 156,25 × 2 =2 312,50 руб.

Ознакомьтесь с образцом графика отпусков на 2023 год.

Вычисляем доход за период

Когда рассчитывается выплата на отпуск, учитываются все показатели:

  • премии;
  • переработки;
  • ставка и районный коэффициент.

Важно: имеются в виду только последние 12 месяцев. Так что, если премию в 40 тысяч рублей вы получили в январе, а отдыхать уходите в феврале следующего года, то в расчет она не принимается.

Премии

Бывают годовыми, квартальными и ежемесячными. Как правильно посчитать отпускные в каждом из трех случаев, давайте рассмотрим далее.

Сложности возникают только с квартальной премией. С годовыми проще – учитывается только последняя премия, выданная за предшествующие 12 месяцев.

Психологи уверены: чтобы полностью отдохнуть, человеку необходимо 40 дней, но законодательством предусмотрены только 28

Квартальные премии (раз в 4 месяца) могут поделить на части. Если эти 12 месяцев делят какой-то квартал пополам, то и учитываться будет только половина, выпавшая на расчетный период.

Какие выплаты не берутся в расчет

Чтобы узнать, как насчитываются отпускные, нужно учесть еще и то, за что они не начисляются. Грубо говоря, игнорируются деньги, которые вы не заработали:

  • социальные выплаты;
  • оплата проезда, питания, коммунальных счетов;
  • подарки на день рождения и проч.;
  • декретные, больничные, другие отпускные.

Как оформить отпуск

Для этого сам сотрудник, бухгалтер или специалист отдела кадров должны составить и утвердить несколько документов.

Положение об отпусках

Так называется локальный нормативный акт организации/ИП, в котором фиксируются случаи увеличения количества отпускных дней сотрудника или раннего проведения выплаты.

Положение об отпусках составляется в произвольной форме и включает в себя несколько обязательных пунктов:

  • Виды отпусков и их продолжительность — когда и кто уходит в отпуск.
  • Стаж работы для каждого типа отпуска — за свой счет и оплачиваемый.
  • Правила по отзыву сотрудников из отпуска.
  • Порядок выплат отпускных — срок начисления, дополнительные выплаты.

График отпусков

Это таблица, в которой фиксируются даты отпусков всех сотрудников компании. Соблюдать обозначенные даты должен, как сотрудник, так и работодатель.

Сотрудник может изменить даты своего отпуска, согласовав это с руководством заранее. Об этом говорится в статье 123 ТК. Работодатель также имеет право отозвать сотрудника из отпуска и перенести оставшиеся дни по согласованию. Составляется такой график как по специальной форме, так и произвольно.

Руководитель организации согласовывает и подписывает график минимум за две недели до конца текущего года. К примеру, график на 2024 год  — до 18 декабря 2023 года. Сотрудники должны ознакомиться с планом и поставить подпись в графе напротив своей фамилии.

Заявление на отпуск от сотрудника

В нем нужно прописать, что отпуск предоставляется сотруднику после подписания заявления по форме, согласованной в организации.

Приказ на отпуск

Следующий шаг после подписания заявления – составление приказа на отпуск. Документ официально подтверждает отсутствие сотрудника на рабочем месте. Подписывается он двумя сторонами – сотрудником и руководителем.

На основании этого приказа специалист по кадрам или бухгалтер формирует записку-расчет, подписывает ее. После чего начисляются отпускные.

Количество дней отпуска

Оплачиваемый отпуск продолжительностью 28 календарных дней положен сотруднику за каждый отработанный им рабочий год (отпускной стаж).

Отсчёт отпускного стажа начинается с даты приема сотрудника на работу. Как правило, до отпуска ему нужно отработать у вас хотя бы полгода. Но по просьбе сотрудника вы можете разрешить ему отпуск и раньше.

В отпускной стаж включается все время, когда за сотрудником сохранялось место работы (должность), в том числе выходные и праздничные дни, дни отпуска, больничного и т п.

В стаж для отпуска не включается время отсутствия на работе без уважительных причин, в том числе время отстранения сотрудника от работы по его вине, а также время отпусков по уходу за ребенком и отпусков без сохранения зарплаты свыше 14 дней за год. Дни, исключаемые из отпускного стажа, сдвигают окончание рабочего года сотрудника.

Количество дней отпуска за неполный рабочий год рассчитывается по формуле::

Количество дней отпуска, положенных работнику за полный год / 12 месяцев × Количество отработанных месяцев.

Отработанные месяцы считаются так же, как и рабочий год, со дня приема на работу.

Не полностью отработанные месяцы учитываются следующим образом:

  • месяц засчитывается как полностью отработанный, если работник отработал половину месяца или больше;
  • месяц не учитывается в расчете, если работник отработал меньше половины месяца.

Если у сотрудника накопились дни отпуска за прошлый год, можете предоставлять их как угодно — по частям или соединить с отпуском за текущий год.

Неполный рабочий день на расчёт отпускного стажа никак не влияет.

Пример:
Даша принята на работу 2 июля 2022 года. Поскольку к моменту начала отпуска 12 мая 2023 года рабочий год отработан Дашей неполностью, посчитаем количество дней отпуска за неполный рабочий год:

  • месяцы с июля по декабрь 2022 года и с января по апрель 2023 года отработаны полностью, всего 10
  • май 2023 года отработан не полностью, меньше половины месяца, его не учитываем.

Даша полностью отработала 10 месяцев, за полный год ей были бы положены 28 дней отпуска, значит, за неполный: 28/12 х 10 = 23.

Расчётный период

Это 12 календарных месяцев перед отпуском. Он зависит от того, когда фактически начнется отпуск работника. Не важно, за какой период (рабочий год) он предоставлен. Если 12 месяцев сотрудником еще не отработано, то расчетный период — время, в течение которого он трудоустроен у вас.

Если сотрудник берёт отпуск с 14 мая 2023 года, то период расчёта — с 1 мая 2022 по 30 апреля 2023 года.

Если весь расчётный период выпадает на декрет или отпуск по уходу за ребёнком, замените его на предыдущие 12 месяцев. Если расчётный период приходится на декрет частично, ничего не меняйте.

Количество отработанных дней в расчётном периоде — все рабочие, выходные и праздничные дни, пока с работником действовал трудовой договор. Исключите командировки, отпуска, больничные или пропуск работы по другим причинам.

Количество дней в месяце, который отработан полностью, всегда одинаковое — 29,3.

Дни в не полностью отработанном месяце посчитайте по формуле:

Количество отработанных дней в месяце / Число календарных дней в месяце × 29,3.

Отработанными днями считаются даже выходные и праздники. Не учитывайте только те, которые выпадают на периоды исключений.

Пример:
Даша собирается в отпуск 12 мая 2023 года. В течение расчётного периода с 1 мая по 30 апреля были периоды исключений:

  • командировка — с 6 по 11 июня,
  • ежегодный оплачиваемый отпуск — с 14 по 25 августа.

Даша полностью отработала 10 месяцев. Количество дней = 29,3 х 10 = 293 дня.

Посчитаем количество дней в июне и августе, которые Даша отработала не полностью.

  • В июне = 24/30 х 29,3 = 23,44
  • В августе = 19/31 х 29,3 = 17,96

Отработанные дни за расчётный период: 293 + 23,44 + 17,96 = 334,4

Средний дневной заработок

Посчитаем его по формуле:

Выплаты в расчётном периоде / Количество отработанных дней за это же время.

Учитывайте зарплату со всеми надбавками и коэффициентами, а премии — по правилам из пункта 15 Постановления Правительства.

Не учитывайте отпускные, командировочные, больничные и другие выплаты, которые считаются по среднему заработку, материальную помощь, компенсацию расходов на питание.

Если в расчётном периоде вы массово повышали оклады в организации, филиале или подразделении, проиндексируйте средний заработок работника по правилам из пункта 16 Положения.

Полученную сумму выплат разделите на количество отработанных дней.

О расчете среднего дневного заработка есть отдельная статья.

Пример:

Даша получала 40 тысяч рублей в месяц в течение всего расчётного периода.

База для отпускных за расчётный период = 40 000 × 12 = 480 тысяч.

Средний дневной заработок = 480 тысяч / 334,4 = 1435,41 рублей.

Сумма отпускных = Средний дневной заработок х Количество дней отпуска = 1435,41 × 17 = 24 401,97.

Расчет отпускных

Нерабочие праздничные дни, согласно производственного календаря не входят в количество оплачиваемых дней отпуска.

Если отпуск совпал с нерабочими праздничными днями, у работника увеличивается длительность отдыха. Количество оплачиваемых дней отпуска останется прежним.

Нерабочие региональные праздничные дни тоже не входят в количество оплачиваемых дней отпуска. Это следует из статей 22, 120 ТК, статьи 4 закона от 26.09.1997 № 125-ФЗ. Однако в региональном документе могут быть установлены специальные положения о том, что праздник не исключается из отпуска.

Если в вашем регионе есть дополнительные нерабочие праздничные дни, лучше уточнить, что написано в региональном документе.

Когда в расчетном периоде есть дополнительные выходные из-за переноса выходных дней, то они не влияют ни на длительность отдыха в отпуске, ни на количество оплачиваемых дней отпуска. Это обычные выходные дни.

Период отпуска работник указывает в заявлении, при этом он может указать точные даты начала и окончания отпуска, в этом случае длительность отдыха и количество оплачиваемых дней отпуска может отличаться.

В приказе на отпуск отражают даты начала и окончания общего периода отдыха сотрудника без исключения праздников.

Количество дней отпуска записывают то, которое нужно оплатить. В него не входят праздники. Никаких пояснений о расхождении периода отдыха и количества дней отпуска в приказе делать не надо. Разница обоснована нерабочими праздничными днями.

Премии в расчете отпускных

При расчете среднего заработка для отпускных учитываются премии, которые одновременно отвечают двум условиям:

  • выплаты предусмотрены системой оплаты труда;
  • премии начислены в расчетном периоде, в том числе и за другие периоды.

Порядок учета премий должен быть прописан в коллективном договоре, положении о премировании или отдельном приказе руководителя компании.

В расчет среднего заработка для отпускных могут входить месячные, квартальные и годовые премии. Об этом подробно прописано в п. 15 положения № 922.

Учет премий — это, пожалуй, самый сложный участок расчета отпускных. И к тому же с весьма неочевидными правилами. Потому возникает резонный вопрос: а можно ли упростить эти правила, разработав собственные?

Скорее, да, но только если правила расчета прописываются с учетом интересов сотрудников. Ведь отпуск работнику гарантирует ТК. И в нем же прописан общий порядок расчета среднего заработка.

Вместе с тем статья 8 ТК запрещает ухудшать положение работников по сравнению с теми нормами, которые гарантирует кодекс. Улучшать же его можно сколько угодно.

Чтобы свести риск к минимуму, необходимо прописать свою методику расчета отпускных в коллективном договоре или в положении об оплате труда.

Больничный лист в отпуске

При расчете отпускных расчетный период может включать периоды временной нетрудоспособности, в том числе по карантину на основании больничного листа. Эти промежутки времени при расчете среднего заработка для отпускных не учитываются.

Аналогичным образом не учитываются суммы, начисленные по больничным листам.

Работодатель должен оплатить больничный лист сотрудника, который заболел в оплачиваемом отпуске. Сам отпуск переносится или продлевается.

Основанием для переноса отпуска может быть заявление сотрудника о переносе дней отпуска. Чтобы продлить отпуск, как правило, достаточно устного сообщения работника о болезни. На основании этого сообщения издается приказ о продлении отпуска.

Не оплачивается больничный лист, если в отпуске заболел не сам работник, а его ребенок. Пособие положено только за период ухода, который не совпадает с отпуском.

Если больничный лист выдан в связи с карантином, пособие также не назначают. Во всех этих случаях отпуск не переносят и не продлевают.

Больничный, который приходится на дни отпуска без сохранения зарплаты, оплате также не подлежит.

Учет простоев

При определении отпускных расчетный период может включать периоды простоя и отпуска за свой счет. Все эти промежутки времени при расчете среднего заработка для отпускных также не учитываются. Аналогичным образом не учитываются суммы, начисленные за период простоя.

Неполное рабочее время и МРОТ

Сотрудникам, которые работают в режиме неполного рабочего времени, полагается точно такой же отпуск, как тем, кто работает на полную ставку. Стандартная продолжительность ежегодного отпуска – 28 дней.

Когда сотрудник работает как внешний совместитель на полставки, ему все равно надо предоставить 28 дней отпуска в году. Такие правила предусмотрены в ТК.

Если в течение года до отпуска работник трудился в режиме неполного дня или неполной недели, в расчет берутся все выплаты, которые были начислены ему в расчетном периоде. Далее по стандартному алгоритму – определяется средний дневной заработок в зависимости от того, полностью или нет отработан расчетный период.

С 1 января 2023 года федеральный МРОТ составляет 16 242 руб. Если работник трудится в режиме неполного дня или недели, сравнивается средний заработок с «неполным» МРОТ.

Например, когда сотрудник работает на полставки, средний заработок для расчета его отпускных не может быть меньше 8121 руб. (16 242 руб. × 0,5).

Какие выплаты включать в расчет, а какие не учитывать при расчете отпускных

Для расчета среднего заработка берите выплаты, которые работник получил в рамках трудового договора (п. 2 Положения № 922). А именно:

  • заработную плату по тарифу, окладу, сдельную, в неденежной форме;
  • комиссионное вознаграждение или процент от прибыли фирмы;
  • гонорары, авторское вознаграждение;
  • премии, надбавки, доплаты.

Не включаются в расчет:

  • больничные и декретные;
  • отпускные;
  • командировочные;
  • материальная помощь;
  • вознаграждения по гражданско‑правовым договорам (ГПД);
  • оплата обучения, путевок, возмещение за обеды;
  • прочие суммы, которые не являются частью оплаты труда. То есть перечень — открытый.

Какие лимиты нужно учитывать при расчете отпускных в 2023 году

Среднедневной заработок для расчета отпускных не должен быть ниже дневного заработка, рассчитанного из МРОТ. Условие — сотрудник полностью отработал норму рабочего времени в расчетном периоде и выполнил свои трудовые обязанности (п. 18 Положения № 922)

На сегодняшний день минимальный порог среднего заработка в день — 554,33 руб. (16 242 руб. / 29,3). Если при подсчете отпускных фактический среднедневной заработок оказался меньше минимума, то бухгалтеру нужно считать отпускные по среднему дневному заработку из МРОТ.

При работе сотрудника в режиме неполного рабочего времени величину МРОТ определяйте пропорционально отработанному времени.

Сотрудник работает на полставки. Его фактический среднедневной заработок при МРОТ, равном 16 242 руб., не должен быть меньше 277,17 руб. (16 242 руб. / 29,3×0,5).

Средний заработок может оказаться ниже МРОТ, если после начала отпуска законодатели установили новый повышенный размер МРОТ. Тогда отпускные за дни после повышения показателя нужно доплатить до новой минималки.

Чтобы не занизить сумму отпускных, доверьте расчет программе. СБИС сам сравнивает фактический и минимальный заработок и, если нужно, делает расчет из МРОТ.

Примеры расчета отпускных в 2023 году

Для понимания как рассчитывать отпускные дни в 2023 году, давайте разберемся это на примерах.

Как оплачивается отпуск за целиком отработанные месяцы

Берем консультанта, который работает в компании уже больше года. За 2022 год он получил 600 000 рублей — по 50 000 рублей ежемесячно. Отработав январь и февраль 2023 году без отгулов и больничных, он получил 120 000 рублей и в марте собирается взять отпуск на 12 дней.

Как считаем отпускные?

Расчетный период 01.03 2022 по 30.04.2023 г.
Совокупный заработок 50000 рублей × 10 + 120 000 = 620000 рублей.
Среднедневной заработок 620000 / (12 × 29,3) = 1763 рублей 36 копеек.
Отпускные 1736,36  ×  12 = 21160,40 рублей.
НДФЛ 13% 2750,85 рублей.
Окончательная выплата 18409,55 рублей

Как оплачивается отпуск в праздники

Если сотрудник хочет взять отпуск на Новый год или длинные майские каникулы, то его отпуск продлится дольше. Однако общегосударственные дни отдыха не будут включены в число дней отпуска и не будут оплачены. Об этом говорится в статье 120 ТК.

Пример: Петр работает в компании 7 месяцев. Он собрался сходить в отпуск на 10 дней со 2 по 11 мая 2023. В этом случае отпускные Петра рассчитываются так:

Количество полностью отработанных дней 29,3 × 7 = 205,1 дней.
Совокупный заработок 500 000 рублей
Среднедневной заработок 500 000 / 205,1 = 2 437 рублей 83 копейки.
Отпускные 2 437,83  ×  9 = 21 940,51 рублей.
НДФЛ 13% 2 852,26 рублей.
Окончательная выплата 14 334,46 — 1 863 = 19 088,24 рублей.

Штрафы за нарушения по предоставлению отпуска

При составлении графика отпусков и предоставлении отпуска, работодатель должен быть внимательным и честным со своими сотрудниками. Иначе его могут ждать штрафы.

Например, график отпусков может проверить трудовая инспекция. При отсутствии такого документа в организации, ей может грозить штраф: для крупной или средней компании — от 30 000 до 50 000 рублей, для малого предприятия, ИП и руководителя  — от 1000 до 5000 рублей.

Также организации грозит штраф, если она будет задерживать выплату отпускных сотрудникам:

  • Для компании — 30-50 тыс. рублей в первый раз и 50-70 тыс. рублей при повторном опоздании.
  • Для ИП — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей при повторном нарушении.
  • Для должностных лиц — 1-5 тыс. рублей в первый раз и 10-20 тыс. рублей или дисквалификация на 1-3 года при повторном нарушении.

Отпускные выплачиваются минимум за 3 календарных дня до начала отпуска по ТК РФ. Если плановая дата выплаты выпадает на выходной или праздничный день, то отпускные сотрудник получит за день до этого.

Пример: Отпуск сотрудника Александра начинается в понедельник. Следовательно, отпускные ему начисляются до четверга.

Отпускные также можно перечислить в один день с зарплатой, если даты выплаты зарплаты и отпускных совпадают.

Какие налоги и взносы платит организация при выплате отпускных

С начисляемых сотрудникам отпускных работодатель должен платить НДФЛ (налог на доходы физических лиц), а также страховые взносы. Отпускные также относятся к заработку.

НДФЛ 

С 2023 года работодатель начисляет НДФЛ на ЕНС (единый налоговый счет) по следующим правилам:

  • 28 числа текущего месяца перечисляет НДФЛ с выплат, проведенных с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего.
  • 25 числа текущего месяца подает уведомление об исчисленных суммах НДФЛ для уведомления налоговой.
  • Если срок уплаты — выходной день, то перечисляет НДФЛ с отпускных в ближайший за ним рабочий день.
У налоговых резидентов Российской Федерации удерживают 13% налога, у нерезидентов 30%.

Резиденты РФ – граждане, которые фактически находятся на территории страны не менее 183 дней в течение 12 месяцев подряд.

Нерезиденты — те, кто находится за пределами территории России более 183 дней в течение 12 месяцев подряд.

Страховые взносы 

Вся сумма отпускных облагается страховыми взносами в месяце начисления. До 28 числа следующего месяца необходимо перечислить взносы в бюджет на ЕНС.

Как часто можно брать отпуск

Сотрудники, работающие в компании более года, могут уйти в любое время по согласованию даты и срока с руководством. Недавно прибывшим специалистам можно уходить в отпуск только спустя полгода с момента трудоустройства.

По статье 124 ТК запрещается не ходить в отпуск в течение 2-лет и копить дни сверх этого срока. Также не получиться взять выплаты вместо положенного отпуска. Кто хорошо отдыхает, тот хорошо работает.

Когда можно заменить отпуск денежной компенсацией

В ТК РФ прописаны случаи, когда сотрудник может заменить свой ежегодный оплачиваемый отпуск денежной компенсацией.

Такой вариант предусмотрен в двух случаях:

  • При увольнении сотрудника, если у него остались неиспользованные дни отпуска.

Тогда работодатель при увольнении начисляет сотруднику компенсацию за дни, которые сотрудник не использовал.

  • Когда сотруднику положены дополнительные дни отпуска сверх 28 календарных дней.

Тогда деньгами компенсируют дни отпуска, которые превышают 28 календарных дней.

Кому нельзя заменить отпуск деньгами:

  • Работникам до 18 лет.
  • Беременным.
  • Тем, кто работает на вредном для здоровья производстве или/и имеет ненормированный рабочий график.
Источники
  • https://nalog-nalog.ru/otpusk_i_vremya_otdyha/raschet_kolichestva_dnej_otpuska_-_primer/
  • https://journal.sovcombank.ru/umnii-potrebitel/kak-pravilno-rasschitat-otpusknie
  • https://www.klerk.ru/user/2174387/573123/
  • https://e-kontur.ru/enquiry/272/vacation_calculator
  • https://www.klerk.ru/buh/articles/575216/
  • https://SBIS.ru/articles/accounting/raschet_otpusknyh_v_2023_godu
manaevcs
Оцените автора
buh-portal