Как перевести сотрудника на удаленку: документы для оформления и пошаговый порядок действия

Содержание
  1. Что такое дистанционная работа
  2. Временная
  3. Постоянная
  4. Комбинированная
  5. КАКИЕ РАБОТНИКИ МОГУТ РАБОТАТЬ ДИСТАНЦИОННО
  6. Удаленную работу разделили на постоянную и временную
  7. Кого можно перевести на дистанционную работу
  8. Как перевести сотрудника на дистанционку
  9. Что изменить в трудовом договоре
  10. Что делать с зарплатой
  11. Какие документы подписать с сотрудником?
  12. Об оплате труда сотрудников на удаленке
  13. Обязательно ли работникам писать заявление
  14. Если перевод по инициативе работодателя
  15. Перевод по желанию сотрудника
  16. Перевод по требованию властей
  17. Охрана труда на дистанционной работе
  18. КАКИЕ ИЗМЕНЕНИЯ ВНЕСТИ В ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
  19. 1. Вносим условие о дистанционной работе
  20. 2. Уточняем место выполнения работником работы
  21. 3. Вносим изменения касательно рабочего времени (при необходимости)
  22. 4. Вносим изменения касательно охраны труда работника
  23. 5. Вносим изменения касательно способов коммуникации
  24. 6. Вносим изменения касательно предоставления оборудования (при необходимости)
  25. 7. Вносим изменения касательно компенсаций за использование личного имущества и возмещения расходов (при необходимости)
  26. 8. Добавляем условие о контроле работника
  27. 9. Вносим изменения касательно увольнения работника (при необходимости)
  28. О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу
  29. Причина изменений условий трудового договора
  30. Место работы
  31. Режим работы
  32. Охрана труда
  33. Материальные ценности
  34. Средства связи
  35. Контроль
  36. Обязательные условия перевода
  37. Условие о рабочем месте
  38. Условие о трудовых функциях
  39. Условие о рабочем режиме
  40. Условие о расторжении договора по инициативе руководителя
  41. Образец приказа руководителя
  42. Юридические аспекты перехода на удалённую работу
  43. Табель учета рабочего времени
  44. Как вернуть сотрудника с удаленки
  45. В каких случаях работника стоит переводить на удаленку?
  46. А если не переводить?
  47. Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия
  48. Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами
  49. Можно ли работать по совместительству дистанционно?
  50. Можно ли дистанционному работнику установить разъездной характер работы?

Что такое дистанционная работа

Дистанционная или удалённая работа (ДР) — это выполнение трудовых функций сотрудником вне офиса компании или предпринимателя — ст. 312.1 ТК РФ.

Олег — дизайнер, три года работал в офисе маркетингового агента. В 2023 году он ушёл из офиса, чтобы путешествовать и работать из любой точки мира. Это — удалёнка, так как он выполняет задачи вне места нахождения работодателя.

«Удалёнщик» и «надомник» — разные категории. Первый работает с интеллектуальными ресурсами и передаёт результаты через интернет. Второй выполняет ручной труд, например, дома собирает изделия из материалов работодателя — ст. 310 ТК РФ.

В деловой практике часто говорят о комбинированной удалёнке. Хотя такого термина нет в ТК РФ, гибридный формат приглянулся 9% российских специалистов. Он предполагает, что часть времени сотрудник работает в офисе, а другую — из любого места.

Временная

С 2021 года ТК РФ разрешает переводить сотрудников на временную дистанционную работу до полугода.

Инициатором перевода может выступать как сотрудник, так и работодатель. Если стороны согласны, то впоследствии составляется дополнительное соглашение, где прописываются условия данного периода работы, а также любые нюансы, которые в будущем помогут избежать споров. Затем на основании допсоглашения выпускается приказ о дистанционной работе.

По собственному желанию перевести одного или несколько сотрудников временно на удалёнку работодатель может в случаях:

  • пандемии;
  • катастрофы:
  • пожара;
  • и в других подобных ситуациях, которые могут угрожать жизни трудящихся.

Также переводить работников на временную дистанционку можно при смене организационных или технологических условий труда. Об этом работодатель должен уведомить минимум за два месяца в письменной форме.

Сотрудник может оспорить это решение и попросить другую вакантную работу, которая соответствует его квалификации и состоянию здоровья. Если работодатель ничего не сможет предложить, а работник не соглашается на временную дистанционку, то трудовой договор расторгается. Если договориться удалось, то заключается допсоглашение и выпускается приказ о временном переводе на дистанционную работу.

Перевод на временную дистанционную работу не может быть причиной для снижения заработной платы и изменения порядка предоставления отпусков.

Постоянная

При переводе на постоянную удалёнку сотрудник будет всегда трудиться вне офиса, пока не уволится, либо пока обе стороны трудового договора не изъявят желание поменять его условия.

Отметим, что при переводе с постоянной дистанционной работы требуется согласие как работодателя, так и сотрудника.

Для перевода также оформляется дополнительное соглашение к договору и издаётся приказ о переводе на удалённую работу.

Комбинированная

По Трудовому кодексу с 2021 года сотрудник может официально комбинировать офисную и удалённую работу.

При оформлении в дополнительном соглашении к ТД обычно прописывается период работы в офисе и на дистанционке (например, каждый месяц работник первые 2 недели работает из дома, а остальные дни — в офисе), а также другие уточняющие условия. В дальнейшем работодатель должен выпустить приказ о переводе сотрудника на дистанционную работу в комбинированном формате.

КАКИЕ РАБОТНИКИ МОГУТ РАБОТАТЬ ДИСТАНЦИОННО

Введение дистанционного труда регулируется гл. 49.1 Трудового кодекса РФ.

Статья 312.1 ТК РФ определяет признаки дистанционной работы:

• работники работают вне места нахождения работодателя;

• работники работают вне стационарных рабочих мест, находящихся под контролем работодателя;

• для выполнения трудовой функции и взаимодействия с работодателем работники используют Интернет.

Разумеется, это прежде всего работники интеллектуального труда: программисты, переводчики, юристы, консультанты, веб-дизайнеры, дизайнеры интерьеров, проектировщики и т. д. Кроме того, судебная практика подтверждает, что и торговых представителей с разъездным характером работы можно отнести к дистанционным работникам, если они работают в отдаленной от основного офиса местности (Апелляционное определение Ярославского областного суда от 21.01.2019 по делу № 33-253/2019; Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 16.05.2017 по делу № 33-5236).

Удаленную работу разделили на постоянную и временную

Новая редакция ТК РФ предусматривает несколько видов удаленной работы:

  • постоянная удаленная работа — работник трудится удаленно в течение всего срока действия трудового договора;
  • временная удаленная работа — осуществляется только в течение срока, который прописан в договоре, но не более 6 месяцев;
  • чередование удаленной и офисной работы (комбинированная удаленная работа). В случае совмещения удаленной работы и работы на стационарном рабочем месте периодичность и длительность таких видов работы определяются условиями трудового договора (ст. 312.1 ТК РФ). Сроки и периоды работы в ТК РФ не ограничены.

Устанавливаются эти режимы работы трудовым договором или дополнительным соглашением к нему.

Кого можно перевести на дистанционную работу

ТК РФ не ограничивает категории специалистов, которых можно перевести на удалёнку. Главное, чтобы решение не нарушало рабочие процессы. Поэтому у токарей и медиков мало перспектив для удалёнки.

Чаще на дистанционный формат переводят офисных сотрудников, работа которых связана с компьютером — программисты, дизайнеры, бухгалтеры, маркетологи и т.п.

На удалёнку переводят только с согласия работника. Если он отказывается, работодатель сохраняет за специалистом место в офисе или увольняет по собственной инициативе с выплатой положенных компенсаций.

Нормы труда удалёнщиков аналогичны офисным сотрудникам. Им положен отпуск, компенсация больничных, доплата за переработки, компенсация за использование личного оборудования и т.п.

Как перевести сотрудника на дистанционку

Перевод начинается с инициативы — одна из сторон направляет второй предложение изменить рабочий формат. Документ составляют в свободной форме. Например, заявление сотрудника:

Если стороны согласны, оформляют дополнительное соглашение или новую редакцию трудового договора. В ней фиксируют обновлённый формат работы — об этом поговорим далее.

Документы можно отправить удалённо: работодатель использует усиленную квалифицированную подпись, а сотруднику достаточно неквалифицированной. Специалисту разрешено подать заявление на получение бумажных экземпляров документов. Тогда компания или ИП обязаны предоставить их в течение трёх рабочих дней.

После подписания допника или обновлённого договора выпускают приказ о переводе на дистанционку. Это не кадровое мероприятие, поэтому СФР об изменениях не уведомляют. Однако, сотрудник может попросить, чтобы в трудовую книжку внесли запись о переводе на удалёнку.

Шаблон заявления перевода на удалёнку

Что изменить в трудовом договоре

Для дистанционных сотрудников готовят стандартный трудовой договор, но некоторые пункты требуют уточнения дистанционного формата. Если стороны не хотят обновлять редакцию соглашения, корректировки пунктов отражают в допсоглашении:

1. Условие о дистанционной работе. Пояснение, что специалист выполняет задачи вне места работодателя — удалённо через интернет.

2. Место работы. Указывают адрес, где специалист работает фактически. Если находится дома, ограничьтесь названием города. Это актуально, когда человеку положены дополнительный отпуск и районные надбавки.

3. Режим работы. По ст. 312.4 ТК РФ удалённый сотрудник самостоятельно определяет график. Тогда компания лишается возможности уволить специалиста за прогул — например, если он долго не выходит на связь. Большинство организаций обязывают удалёнщиков находиться в сети в рабочее время — устанавливают фиксированный график, чтобы они не выпадали из рабочих процессов.

4. Охрана труда. Старый пункт об охране труда на рабочем месте исключают, так как теперь сотрудник выполняет обязанности в другом месте.

5. Отчёты. Определяют форму уведомлений о проделанной работе. Например, устанавливают форму отчёта для передачи данных. Здесь же уточняют способ коммуникации: мессенджер, электронная почта или ЭДО. Последний вариант можно использовать для обмена документами по любым рабочим вопросам.

6. Оборудование и софт. Список техники и программ, которые дают сотруднику для удалённой работы. Здесь же отражают правила, которые нельзя нарушать, для защиты имущества от повреждения или утраты.

Если специалист работает со своим оборудованием, определяют порядок компенсации за использование личного имущества.

7. Увольнение. Список оснований, которые служат причиной для расторжения трудового договора. Сюда добавляют нормы, которые не включены в ст. 77 ТК РФ и обусловлены дистанционным форматом — ст. 312.8 ТК РФ. Например, удалёнщиков увольняют за двухдневное «молчание».

Если регулярно переводите сотрудников на ДР, разработайте локальные нормативные акты или коллективный договор. Это упростит составление допников или обновлённых редакций трудовых соглашений.

Что делать с зарплатой

Перевод на удалёнку — не повод сокращать зарплату. Дистанционные сотрудники должны зарабатывать наравне с офисными. Если уменьшить ЗП, оштрафуют по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства:

  • ИП и должностных лиц — на 1-5 тыс. ₽;
  • компании — на 30-50 тыс. ₽

За повторное нарушение штраф увеличат до:

  • 10-20 тыс. ₽ — для предпринимателей и должностных лиц;
  • 50-70 тыс. ₽ — для организаций.

Должностным лицам штраф за повторное нарушение могут заменить дисквалификацией на 1-3 года.

Какие документы подписать с сотрудником?

С 1 января 2021 года в Трудовой кодекс внесены изменения и теперь организовать удаленную работу проще. Что изменилось в законе об удаленной работе.

Введены 3 вида удаленной работы:

  • постоянная, с момента приема на работу;
  • временная, на срок до 6 месяцев;
  • периодическая. То в офисе, то «на удаленке», но не больше 6 месяцев.

Переход на удаленную работу возможен:

  • по соглашению работника и работодателя;
  • по предписанию властей.

Для «удаленки» по соглашению сторон заключите с работником дополнительное соглашение к трудовому договору. Условия работы опишите в них или в локальном нормативном акте. Подписывайте документы на бумаге или электронно (неквалифицированной или квалифицированной подписью). Для последующей работы применяйте любой вид электронной подписи: простую, неквалифицированную, квалифицированную.

Для перевода на «удаленку» по требованию властей не нужно согласие работников. Просто издайте ЛНА о временном переводе на дистанционную работу и ознакомьте с ним сотрудников «способом, позволяющим подтвердить получение». Электронно в СБИС, на бумаге под роспись или по почте.

Укажите в ЛНА условия, предусмотренные ст. 312.9 ТК РФ:

  • реквизиты решения властей, из-за которого вводите «удаленку»;
  • список тех, кого переводите;
  • срок дистанционной работы;
    Не может быть больше 6 месяцев и срока, указанного в решении властей.
  • про оборудование для работы дома;
    Опишите порядок выдачи офисных компьютеров домой или установите размер компенсации за использование домашнего компьютера работника, его ПО и средств связи. Напишите хотя бы 100 рублей, чтобы выполнить требования закона.
  • режим работы и отдыха;
    По умолчанию сотрудник работает «по своему усмотрению». А время звонков, онлайн-совещаний, переписки с работодателем включается в рабочее. Если укажете конкретный график, то работник обязан трудиться по нему.
  • порядок обмена документами, сроки предоставления отчетов о проделанной работе.

В трудовую книжку не нужно вносить запись об удаленной работе. Запись вносят только, если работник попросит и предоставит трудовую книжку. Но в любом случае придется заполнять форму СЗВ-ТД. Чтобы не тратить время заполняйте и отправляйте СЗВ-ТД в СБИС.

На удаленных сотрудников распространяются все права и гарантии, что и на прочих работников. Удаленная занятость оплачивается точно так же, как стандартная работа в офисе. Даже не думайте урезать зарплату по случаю переезда.

Об оплате труда сотрудников на удаленке

В статью 312.5 ТК РФ включено новое правило: выполнение работником работы в удаленном режиме не может быть основанием для снижения его заработной платы. Таким образом, переводя сотрудника на удаленку, снижать ему зарплату нельзя. При необходимости это можно сделать только в общем порядке и при наличии достаточных оснований.

При этом стоит помнить, что работодатель должен обеспечить сотрудникам равную оплату за труд равной ценности (абз. 6 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), то есть изменить оклад (тарифную ставку) можно не для конкретного работника, а для определенной должности. Соответствующие действия повлекут внесение изменений в штатное расписание.

Обязательно ли работникам писать заявление

Инициатором перевода на удаленку бывает как сотрудник, так и организация, кроме того, возможно требование о переводе на удаленную работу части трудового коллектива, исходящее от государственных органов.

Если перевод по инициативе работодателя

От работодателя такая инициатива исходит, когда он хочет сэкономить на аренде (например). Для оформления такого перевода не требуется заявление, но необходимо согласие на дистанционную работу, как для любого изменения определенных сторонами условий трудового договора.

Перевод по желанию сотрудника

Человек хочет работать вне офиса, например потому, что ему нравится зимовать на Бали. Бывают домашние обстоятельства, которые заставляют сотрудника просить руководителя о переходе на удаленку: болезнь близких родственников, наличие маленьких детей и т. п. Он излагает просьбу в письменном виде, компания идет навстречу или отказывает.

Не каждого сотрудника возможно перевести на удаленку технически. Например, кладовщик при всем желании останется работать на складе, а вот бухгалтеру или менеджеру по логистике несложно предоставить возможность трудиться дистанционно. Работодатель не обязан переводить на дистанционку никого, если нет распоряжения властей, поэтому имеет право отказать любому сотруднику. В случае болезни родственника, подтвержденной документами, по статье 93 Трудового кодекса, организация обязана пойти навстречу и установить сотруднику неполное рабочее время; относительно удаленки такой нормы нет.

Заявление о переводе на дистанционную работу

Перевод по требованию властей

В 2020 году тема дистанционки приобрела особую актуальность из-за коронавируса. В настоящее время региональные власти Москвы и СПб издали постановления, обязывающие предприятия перевести на удаленную работу работников старше 65, сотрудников, страдающих хроническими заболеваниями, и 30% от общего числа работников дополнительно. На 2022 год запланировано внесение изменений в Трудовой кодекс, которое внесет определенность в вопросы оформления трудовых отношений с дистанционным работником. Пока же все происходит несколько стихийно. Пробуем внести ясность, опираясь на действующее законодательство.

Если сотрудник сам хочет перейти на удаленку из-за опасности заражения, необходимо заявление от него. Если человека решает перевести организация, выполняя требование госорганов, составляется приказ о переводе на удаленную работу и дополнительное соглашение к трудовому договору. Если работник подписывает эти документы, то все в порядке. Если он отказывается от перехода на удаленку, насильно перевести нельзя. Требование властей придется выполнить другим способом — оформить «карантинный» больничный, отпуск или простой.

Охрана труда на дистанционной работе

По удалённым сотрудникам работодатели частично соблюдают нормы охраны труда:

  • расследуют несчастные случаи — например, если специалист вывихнул руку, пока верстал рекламный баннер;
  • выплачивают пособие по временной нетрудоспособности;
  • исполняют предписания государственных органов;
  • страхуют от несчастных случаев и профзаболеваний;
  • доставляют до медицинских учреждений при необходимости;
  • знакомят с техникой безопасности по работе с оборудованием, которое рекомендовано или предоставлено организацией.

Другие нормы на удалёнщиков не распространяются — за исключением положений из нормативных актов предприятия или трудовых договоров.

КАКИЕ ИЗМЕНЕНИЯ ВНЕСТИ В ТРУДОВОЙ ДОГОВОР

Чтобы трудовой договор работника стал трудовым договором именно о дистанционной работе, необходимо внести ряд изменений, одни из которых обязательны, а другие зависят от договоренностей сторон трудового договора. Рассмотрим эти изменения.

1. Вносим условие о дистанционной работе

Прежде всего добавим в трудовой договор пункт о том, что работник теперь работает дистанционно, так как на необходимость наличия такого пункта прямо указывает ст. 312.1 ТК РФ и судебная практика[1]:


.

2. Уточняем место выполнения работником работы

Понятие дистанционного труда, сформулированное в ст. 312.1 ТК РФ, содержит указание на то, что работник должен работать вне места нахождения работодателя. На наш взгляд, это необходимо подчеркнуть и в трудовом договоре.

Согласно разъяснениям Минфина России в письме от 01.08.2013 № 03-03-06/1/30978 местом работы дистанционного работника является место его нахождения. Поэтому можно указать место жительства работника (наименование населенного пункта) в качестве места выполнения работы. Трудовой кодекс не привязывает дистанционного работника к какому-то определенному месту, однако в некоторых случаях, например, для определения необходимости выплаты районного коэффициента и процентной надбавки, если работник работает в местностях, где такие выплаты обязательны, для оформления командировок и т. п., это имеет смысл сделать:

3. Вносим изменения касательно рабочего времени (при необходимости)

Статья 312.4 ТК РФ устанавливает, если иное не предусмотрено трудовым договором о дистанционной работе, что режим рабочего времени и времени отдыха дистанционного работника устанавливается им по своему усмотрению.

Таким образом, если работодатель желает, чтобы дистанционный работник работал в определенное время, это необходимо закрепить в трудовом договоре. При этом можно указать режим работы с той подробностью, которая нужна работодателю:

• рабочие дни и рабочие часы, например:

• только рабочие дни, например:

• те часы, в которые работник должен работать обязательно, а иное рабочее время он вправе определять по своему усмотрению.

4. Вносим изменения касательно охраны труда работника

Согласно ст. 3 Федерального закона от 28.12.2013 № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» (в ред. от 27.12.2018) спецоценка для рабочих мест дистанционных работников не проводится, поэтому работодатель не сможет отразить в трудовом договоре условия труда на рабочем месте, хотя согласно ст. 57 ТК РФ такое указание является обязательным. Возможно, в будущем судебная практика разрешит данное противоречие. В настоящее время, на наш взгляд, необходимо прописать в трудовом договоре оговорку о том, что в связи с непроведением спецоценки условия труда не определяются.

Не распространяются на дистанционных работников и иные обязанности работодателя по охране труда, за исключением весьма ограниченного количества обязанностей, указанных в ст. 312.3 ТК РФ:

• расследование несчастных случаев;

• исполнение предписаний госорганов;

• обязательное страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний;

• ознакомление дистанционных работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Соответственно, из трудового договора следует исключить пункт об условиях труда на рабочем месте:

5. Вносим изменения касательно способов коммуникации

Еще один важный момент при переводе работника на дистанционную работу — способы коммуникации: теперь общение работника и работодателя будет строится по-иному, и это необходимо закрепить в трудовом договоре[2].

Работник взаимодействует с организацией с помощью электронной почты, путем обмена электронными сообщениями и, возможно, электронными документами. Работник может представлять по электронной почте результаты своей работы (отчеты, статьи, консультации, проекты и т. д.) и не только. Также в электронном виде при наличии усиленной квалифицированной электронной подписи (далее — УКЭП) работник вправе направлять все необходимые документы, в том числе документы, требуемые при приеме на работу, различные заявления. Трудовой кодекс позволяет направлять работнику кадровые (приказы, уведомления, требования и т. д.) и иные документы работодателя (например, листы ознакомления с локальными нормативными актами), используя обмен электронными документами.

Таким образом, работник и работодатель могут обмениваться электронными документами практически по любым вопросам.

Случаи, при которых необходимо предоставить документы в бумажном виде, направив их по почте заказным письмом с уведомлением, предусмотрены в ст. 312.1, 312.2, 312.5 ТК РФ.

• Для оплаты листа нетрудоспособности и назначения пособий по нетрудоспособности, беременности и родам и других, связанных с материнством, работник направляет работодателю оригиналы листков нетрудоспособности и других документов, предусмотренных законодательством.

• Если трудовой договор заключался путем обмена электронными документами, то не позднее трех календарных дней работодатель обязан направить работнику экземпляр трудового договора на бумажном носителе.

• Если увольнение работника оформлялось в виде электронного документа, то в день прекращения трудового договора работодатель обязан направить работнику копию приказа об увольнении на бумажном носителе.

• Стороны трудового договора могу договориться о том, что запись в трудовую книжку вноситься не будет. Если такой договоренности нет, то работник предоставляет трудовую книжку лично или направляет ее по почте.

• При подаче работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии (если в заявлении не указано, что направить их нужно в форме электронного документа).

• По требованию работодателя кандидат на работу обязан направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии документов, обязательных для предъявления на работу[3] на бумажном носителе.

Чтобы обмен электронными документами между дистанционным работником и работодателем был законным, сторонам необходимо пользоваться УКЭП.

Для использования электронной подписи необходимо получить квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи[4]. Квалифицированный сертификат выдается аккредитованным удостоверяющим центром. С перечнем таких центров можно ознакомиться на сайте Минкомсвязи.

При этом трудовым законодательством не предусмотрена обязанность работодателя оплачивать получение сертификата ключа электронной подписи работника, поэтому, полагаем, что данный вопрос решается по соглашению сторон трудового договора.

Если стороны не используют электронную подпись, то после обмена электронными документами необходимо также направлять оригиналы всех документов почтой.

Таким образом, в трудовом договоре необходимо:

1) отметить использование сети Интернет;

2) определить, используют стороны электронную подпись или договариваются обмениваться оригиналами документов по почте.

Например, можно отметить в трудовом договоре:

«Взаимодействие между Работником и Работодателем осуществляется путем обмена электронными документами посредством сети Интернет с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи».

6. Вносим изменения касательно предоставления оборудования (при необходимости)

Если работодатель предоставляет работнику оборудование (например, компьютер, телефон, автомобиль, программное обеспечение и т. п.), то порядок использования и сроки обеспечения имуществом и программными средствами также необходимо отразить в трудовом договоре[5]. В таком случае, полагаем, можно сослаться на ЛНА, если порядок предоставления имущества для дистанционных работников не отличается от других. Если же отличия имеются, то лучше указать порядок предоставления имущества работодателя в трудовом договоре:

«Работнику предоставляется сотовый телефон марки …, который работник приобретает самостоятельно на средства работодателя, перечисленные на зарплатную карту работника».

7. Вносим изменения касательно компенсаций за использование личного имущества и возмещения расходов (при необходимости)

Если работодатель не предоставляет дистанционному работнику оборудование, но рекомендует пользоваться тем или иным оборудованием или необходимость использования такого оборудования вытекает из сущности работы, то работодатель будет обязан компенсировать работнику использование личного имущества для выполнения должностных обязанностей согласно ст. 188 ТК РФ. Кроме того, в соответствии со ст. 168 и (или) 168.1 ТК РФ работодатель будет обязан возмещать работнику расходы, связанные с командировками либо служебными поездками при разъездном характере работы.

Если порядок возмещения расходов и предоставления компенсации будет отличаться от возмещения расходов иным работникам, это необходимо указать в трудовом договоре. Однако если работодатель не предусмотрит возмещение данных расходов, то на работника в любом случае будут распространятся положения трудового законодательства. И при возникновении таких расходов работник сможет взыскать их с работодателя[6].

8. Добавляем условие о контроле работника

Кроме того, при введении для работника дистанционного труда стоит предусмотреть, как именно работодатель будет его контролировать.

Чтобы таких ситуаций не возникло, рекомендуем предусмотреть в трудовых договорах следующие положения, которые помогут контролировать дистанционных работников:

• обязанность работника выходить по телефону в определенное время или находиться на связи в определенное время по указанному телефону;

• получать письма по указанному в трудовом договоре адресу;

• присылать отчеты, в том числе фотоотчеты, в указанные даты и время по электронной почте;

• выходить на связь по скайпу и предоставлять устные отчеты;

• являться в офис для отчета в указанные даты и время, в том числе приезжать в командировку;

• вести фотографию рабочего времени;

• предоставлять в установленном порядке документы, подтверждающие расходы.

К примеру, в трудовом договоре можно отметить:

9. Вносим изменения касательно увольнения работника (при необходимости)

Согласно ст. 312.5 ТК РФ расторжение трудового договора о дистанционной работе по инициативе работодателя производится по основаниям, предусмотренным трудовым договором.

В связи с этим возникает вопрос, вправе ли работодатель указать любую причину в качестве основания для увольнения дистанционного работника. Например, может ли работодатель уволить работника на основании следующих причин:

1) низкие показатели в работе (невыполнение плана);

2) неоднократное непредоставление или нарушение срока сдачи отчетности;

3) изменения стратегии развития компании;

4) прием на аналогичную должность работника, рабочим местом для которого будет офис работодателя.

Ответ на данный вопрос неоднозначен. По ряду приведенных оснований позиция представителей контролирующих органов сводится к тому, что уволить по ним работника нельзя, так как имеет место дискриминация в отношении работника (основания 3 и 4). Очевидно, что есть определенная логика в этих рассуждениях, и при формулировании таких оснований необходимо руководствоваться трудовым законодательством.

В частности, ст. 2 ТК РФ устанавливает, что одним из основных принципов правового регулирования трудовых отношений признается запрещение дискриминации в сфере труда. В силу ст. 3 ТК РФ не допускается ограничение трудовых прав и свобод в зависимости от обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работника. Поэтому основания для увольнения работника должны быть связаны с невыполнением им должностных обязанностей, непредоставлением отчетности, невыходом на связь, порчей имущества работодателя и т. д.

Что же касается двух первых оснований, судебная практика на этот счет неоднозначна.

Таким образом, напрашивается вывод, что суд признал бы увольнение по такому основанию законным, если бы оно было прямо прописано в трудовом договоре.

Следовательно, уволить работника по дополнительным основаниям возможно при выполнении ряда условий:

1) эти основания должны быть четко прописаны в трудовом договоре;

2) причина увольнения должна быть связана с деловыми качествами работника, недопустима дискриминация;

3) необходимо подтверждение обоснованности увольнения по таким основаниям.

Введение рассмотренной ст. 312.5 ТК РФ обусловлено спецификой трудовых правоотношений с дистанционными работниками. Законодатель предоставил работодателям право предусматривать для таких работников специальные основания для увольнения, исходя из особенностей бизнеса и выполняемого работниками труда. При грамотном использовании этого механизма и соблюдении необходимых условий возможности работодателя весьма широки.

  1. Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 29.03.2016 № 33-5216/2016.
  2. Статья 312.1 ТК РФ.
  3. Статья 65 ТК РФ.
  4. Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (в ред. от 23.06.2016; далее — Федеральный закон № 63-ФЗ).
  5. Статья 312.3 ТК РФ.

О дополнительном соглашении при переводе на удаленную работу

Завершающим шагом подготовки кадровой документации является разработка и подписание с сотрудниками допсоглашений к основному трудовому договору.

Причина изменений условий трудового договора

Не забудьте указать в нем причину изменения условий трудового договора. В текущих обстоятельствах –  угрозу распространения в России  опасной вирусной инфекции и стремление защитить здоровье работников.

Место работы

В дополнительном соглашении отражается изменение места работы сотрудника – вне места нахождения работодателя, его обособленного структурного подразделения. То есть вне стационарного рабочего места, прямо или косвенно находящегося под контролем работодателя.

Режим работы

Режим работы будет зависеть от условий основного трудового договора и решения руководства организации. Например, в Академии мы оставили стандартный 8-часовой рабочий день. Но может быть разработан и гибкий график, в рамках Методических рекомендаций Минтруда России, и индивидуальные режимы работы сотрудников, если имеется такая необходимость.

Охрана труда

Поскольку речь идет о дистанционной работе, в дополнительном соглашении следует отметить, что исполнение работодателем обязанностей по обеспечению безопасных условий и охраны труда исполняются им только в части п. 17, 20 и 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ, а также ознакомления работника с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.

Материальные ценности

Если на период удаленной работы сотруднику были переданы какие-то материальные ценности, например, ноутбук, они тоже отражаются в допсоглашении. Дополнительно должен быть оформлен акт приема-передачи материальных ценностей в 2 экземплярах. Если в вашей организации нет специально утвержденной формы акта, возьмите любой образец, например, этот:

Средства связи

В допсоглашении указываются средства связи с сотрудником, обмена информацией и документацией, например, электронная почта, Skype и т.д. Если у вашей организации есть особые требования в части защиты информации, пропишите и это. Укажите, как сотрудник будет предоставлять документы в бумажном виде, если без этого не обойтись.

Контроль

Отдельным пунктом допсоглашения может быть порядок контроля работника на удаленном рабочем месте. Например, его обязанность отвечать на звонки или сообщения в определенные сроки, присылать отчеты, быть на связи в конкретные часы, вовремя выходить в общие видеоконференции и рабочие чаты и т.д.

Когда вы подготовите все указанные документы, 90% необходимой работы будет выполнено. Дальше остается только поддержка и контроль сотрудников, пока они работают дистанционно.

Обязательные условия перевода

В трудовом договоре с дистанционным работником должны присутствовать обязательные условия.

Условие о рабочем месте

Обязательность этого положения оговорена в статье 57 ТК. У работодателя может возникнуть вопрос о том, какое рабочее место указывать, если сотрудник будет работать дистанционно. Можно использовать такую формулировку: «рабочее место сотрудник определяет по собственному усмотрению».

Условие о трудовых функциях

Следует прописать все функции, которые должен будет выполнять сотрудник. При этом они должны быть такими, чтобы работник мог работать дистанционно. Если обязанности специалиста предполагают нахождение в определенном месте, положение о дистанционке иметь силы не будет.

Условие о рабочем режиме

Можно указать, что сотрудник вправе сам устанавливать себе режим работы. Но в целях защиты интересов работодателя и прав сотрудника рекомендуется указать продолжительность рабочего дня и длительность рабочей недели.

Условие о расторжении договора по инициативе руководителя

В договоре можно прописать обстоятельства, при которых работодатель будет вправе уволить дистанционного работника. К примеру, это может быть ненадлежащее выполнение рабочих функций.

Образец приказа руководителя

ООО «Мода»

г. Москва

25 марта 2017 года

Приказ №45

О переводе на дистанционную работу

В связи с заявлением сотрудника и ранее достигнутым соглашением

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перевести на дистанционную работу дизайнера по одежде Куликову И.О. с 1 апреля 2017 года.
2. Сохранить за Куликовой И.О. прежние трудовые функции и прежний оклад.
3. Отделу кадров создать дополнительное соглашение о переводе.

Генеральный директор (подпись) Вихров Д.Л.

С приказом ознакомлена Куликова И.О. (подпись)

Юридические аспекты перехода на удалённую работу

Возможность использования труда удалённых сотрудников появилась еще в 2013 году. Специальное нормативное регулирование такого формата трудовых отношений предусмотрено Главой 49.1 ТК РФ.

В чём специфика:

  1. Дистанционная (удалённая) работа — это выполнение работником трудовых функций, предусмотренных трудовым договором, вне местонахождения работодателя, вне стационарного рабочего места или иных мест (объектов), которые прямо или косвенно контролируются работодателем.
  2. Дистанционное взаимодействие «работник — работодатель» обеспечивается посредством информационно-телекоммуникационных сетей. Как правило, речь идет о работе на дому через интернет.
  3. При заключении трудового договора о дистанционной работе в его условиях можно предусмотреть обязанность использования работником предоставленных или рекомендованных работодателем программно-технических средств, оборудования, средств защиты информации и иных средств.
  4. В трудовом договоре можно установить режим рабочего времени и периоды отдыха удалённого работника или предоставить работнику возможность самостоятельно решать эти вопросы.

Сейчас у работодателей есть возможность найма удалённых сотрудников. В этом случае необходимо заключить трудовой договор о дистанционной работе. Но кроме этого есть возможность перевода действующих сотрудников на удалённый режим работы. В этом случае нет нужды заключать новый трудовой договор, но потребуется грамотно оформить изменения в правоотношениях.

Что нужно учесть:

  1. Решение о переводе сотрудника на удалённую работу — взаимное решение двух сторон. Работник не может потребовать перевода, если работодатель против. Так же и работодатель обязан согласовать вопрос с конкретным сотрудником. Если он против, перевод невозможен.
  2. Если все стороны согласны, достаточно внести изменения в действующий трудовой договор или подписать дополнительное соглашение к нему. В любом случае предварительно работодатель должен издать соответствующий приказ о переводе сотрудника на удалёнку.
  3. Перевод на дистанционную работу может носить как временный, так и постоянный характер — это нужно отразить в приказе и изменённых условиях трудового договора.
  4. При подготовке изменений в условия трудового договора или допсоглашения к нему рекомендуется придерживаться правил заключения трудового договора о дистанционной работе (ст. 312.2 ТК РФ).
  5. Сведения об удалённом режиме работы ТК РФ разрешает не вносить в трудовую книжку, но только если это обоюдное решение сторон.
  6. На удалённых сотрудников распространяются все права и гарантии их соблюдения, предусмотренные трудовым законодательством, поэтому какие-либо отхождения недопустимы.

Табель учета рабочего времени

Работа на удаленном режиме отражается в Табеле, как обычная явка.

Никаких форм в ПФР подавать не нужно. Никакие записи в трудовой по поводу перевода на удаленную работу не делаются.

Как вернуть сотрудника с удаленки

В допсоглашение впишите пункт об окончании дистанционного периода, если планируете его временный характер, или возможность пролонгирования срока действия. Если вы точно знаете, на какое время переводите сотрудников работать удаленно, укажите в приказе даты начала и окончания удаленного режима. В соответствии с изменениями ТК РФ с 01.01.2021 допускается совмещение дистанционной и офисной работы (комбинированный режим), когда чередуются периоды трудовой деятельности в офисе и вне его.

В каких случаях работника стоит переводить на удаленку?

Согласно действующим законам, единственной причиной перевода на дистанционную работу является наличие необходимого условия трудового договора. Следовательно, перевод на дистанционную работу становится возможным строго по согласию работающего. Согласно ст. 312.9 трудового кодекса России, владелец компании имеет возможность по собственной инициативе временно перевести работников на удаленку при условии:

  • катастрофических событий природного/техногенного типа;
  • наводнения;
  • производственной аварии;
  • пожара;
  • землетрясения;
  • эпидемии среди людей/животных;
  • принятии государственной/местной властью постановления о переводе;
  • иных непредвиденных событий, угрожающих безопасности людей.

А если не переводить?

Власти продлевают «коронавирусные» ограничения.

Кто не организовал работу «удаленщиков», объявляет «простой по независящим от работодателя причинам». Во время простоя работодатель обязан платить сидящим дома работникам зарплату в размере 2/3 оклада (ч.2 ст.157 ТК РФ).

Перевод организации на дистанционную работу — это способ избежать простоя.

Наш эксперт рассказывает об инструментах СБИС, которые позволяют принимать звонки, распределять задачи, контролировать дисциплину, проводить совещания, оформлять сделки дистанционно.

Перевод сотрудника на удаленную работу без его согласия

По действующим правилам единственным основанием для перевода работника на удаленную работу является заключение трудового договора, содержащего соответствующее условие, или дополнительного соглашения, которым такое условие вносится в трудовой договор. Иными словами, перевод работника на удаленку возможен только с его согласия.

По правилам, прописанным в новой статье 312.9 ТК РФ, работодатель может перевести работников на временную удаленную работу без их согласия при наступлении:

  • катастрофы природного или техногенного характера;
  • производственной аварии;
  • пожара;
  • наводнения;
  • землетрясения;
  • эпидемии или эпизоотии;
  • любых других исключительных случаев, ставящих под угрозу жизнь и здоровье людей.

Еще одно основание для перевода сотрудников на дистанционную работу — это принятие органом государственной власти или местного самоуправления решения о необходимости такого перевода.

Для перевода работников на удаленку необходимо принять локальный нормативный акт (ЛНА) с учетом мнения первичной профсоюзной организации.

В нем следует прописать:

  • обстоятельства, которые стали поводом для перевода;
  • список работников, временно переводимых на удаленную работу;
  • срок, на который работники переводятся на удаленную работу (в пределах срока длительности причины перевода, например, на срок устранения последствий производственной аварии);
  • порядок обеспечения работников, которые переводятся на удаленку, необходимым для удаленной работы оборудованием, программами, средствами защиты информации и т. д., а также порядок выплаты работнику компенсации, если он использует в работе принадлежащие ему средства, программы, оборудование;
  • порядок организации труда удаленных работников (в т. ч. режим рабочего времени, включая периоды, когда работник обязан выходить на связь с работодателем, порядок и условия выхода на связь, порядок и сроки предоставления работником отчетов о проделанной им работе);
  • иные положения, касающиеся организации удаленной работы.

При временном переводе на удаленную работу в перечисленных случаях изменения в трудовой договор не вносятся. Когда необходимость в удаленной работе отпадет, работодатель обязан предоставить работнику прежнюю работу на стационарном рабочем месте.

Если выполнение работником трудовых функций на удаленке невозможно или работодатель не может обеспечить работника необходимым оборудованием, программами и средствами защиты информации, необходимо оформить простой по причинам, не зависящим от работника и работодателя. Оплата такого простоя осуществляется по правилам части 2 статьи 157 ТК РФ, то есть в размере не менее 2/3 тарифной ставки, оклада (должностного оклада), рассчитанных пропорционально времени простоя. Оплата в большем размере может быть предусмотрена коллективным или трудовым договором либо локальным нормативным актом.

Обеспечение работника необходимым оборудованием и программами

В новой статье 312.6 ТК РФ закрепили правило, согласно которому работодатель обязан обеспечивать удаленного работника необходимым оборудованием, программами, средствами защиты информации и пр. При этом не важно, закреплена эта обязанность в трудовом (коллективном) договоре или нет.

Вместо работы на оборудовании работодателя сотрудники смогут использовать собственные средства и программы, но только с согласия работодателя. В этом случае работодатель обязан выплачивать компенсацию за использование и возмещать расходы, связанные с этим использованием. Размер компенсации и возмещаемых расходов определяется в коллективном договоре, ЛНА, трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Действующие нормы устанавливают, что обеспечение средствами труда осуществляется только в порядке и в сроки, закрепленные в трудовом договоре, это позволяет не устанавливать такие условия.

На удаленного работника, который направляется работодателем для работы в другую местность, будет распространяться действие статей 166-168 ТК РФ. Такая поездка будет считаться командировкой, а работнику должны быть предоставлены соответствующие гарантии и компенсации. Сейчас этот аспект работы удаленного сотрудника в законе не прописан. Тем не менее по-прежнему нет ответа на вопрос, является ли поездка удаленного работника в офис работодателя командировкой или нет.

Можно ли работать по совместительству дистанционно?

В части, не урегулированной положениями главы 49.1 ТК РФ, на дистанционных работников распространяется действие Трудового кодекса в полном объеме. Положениями этой главы запрет на работу по совместительству не установлен. Следовательно, дистанционный работник может работать по совместительству. Формальное подтверждение такой позиции получено от Роструда1. Не предусмотрено никаких ограничений на внутреннее или внешнее совместительство (т.е. у одного или разных работодателей). С учетом отсутствия такого запрета дистанционный трудовой договор может быть заключен как трудовой договор по совместительству. Допустимо работать удаленно как по основному месту работы, так и по совместительству. Главное – придерживаться соответствующих положений главы 44 ТК РФ.

Таким образом, нормы действующего законодательства позволяют работнику заключить с работодателем трудовой договор о выполнении работ в качестве дистанционного работника по совместительству.

Можно ли дистанционному работнику установить разъездной характер работы?

Дистанционной (удаленной) работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Возникают вопросы: является ли дистанционной работа, предполагающая посещение учреждений и организаций, встречи с контрагентами и клиентами? Или удаленная работа – это статичное выполнение трудовой функции вне офиса работодателя?

Государственная инспекция труда г. Москвы разъяснила2, что если трудовая функция дистанционного работника связана со служебными поездками в пределах одного или нескольких населенных пунктов и при этом работник имеет возможность возвращаться ежедневно домой, то установление ему разъездного характера работы не противоречит трудовому законодательству. Кроме того, запрет на включение условия о разъездном характере работы в трудовой договор дистанционного работника не установлен.

Судебная практика по данному вопросу неоднородна. Некоторые суды придерживаются позиции ГИТ г. Москвы и считают, что разъездной характер работы не идет вразрез с дистанционным характером работы3. Существует и другой подход: если посредством использования информационно-телекоммуникационной сети общего пользования происходит только взаимодействие работодателя и работника, а его трудовая функция, предусмотренная трудовым договором, осуществляется другим способом, это не свидетельствует о том, что работник выполняет дистанционную работу4.

Чтобы избежать споров, в трудовом договоре нужно прописать место работы как территорию выполнения работником трудовой функции, например «Москва и Московская область», а также трудовые обязанности, например «участие во встречах и переговоры с клиентами компании». Следует установить компенсацию расходов работника на транспорт (корпоративный, общественный) (ст. 168.1 ТК) и предусмотреть разъездной характер работы. В таком случае из трудового договора будет следовать, что трудовая функция работника не предполагает исключительно «статичное» исполнение трудовых обязанностей, а работодатель дополнительно компенсирует транспортные расходы. У дистанционного работника не будет повода спорить из-за характера работы, а работодатель даже в случае возникновения трудового спора будет защищен.

Источники
  • https://e-kontur.ru/enquiry/2010/perevod-sotrudnika-na-distancionnuyu-rabotu
  • https://www.MoeDelo.org/club/kadrovyy-uchet/prikaz-o-perevode-na-distancionnuyu-rabotu-obrazec
  • https://www.profiz.ru/kr/11_2019/perevodim_na_distancionny/
  • https://v8.1c.ru/metod/article/pravila-perevoda-sotrudnikov-na-udalennuyu-rabotu-s-2021-goda.htm
  • https://SBIS.ru/articles/telework/kak-perevesti-sotrudnikov-na-udalennuyu-rabotu
  • https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/kak-napisat-zayavlenie-na-perevod-na-udalennuyu-rabotu
  • https://www.akbiz.ru/publications/perevod-sotrudnikov-na-ydalennyuy-raboty-2020
  • https://assistentus.ru/forma/prikaz-o-perevode-na-distancionnuyu-rabotu/
  • https://iitrust.ru/articles/expert/perevod-sotrudnikov-na-udalennuu-rabotu-kak-oformit-i-tehnicheski-obespechit-effektivnoe-i-bezopasnoe-vzaimodeystvie/
  • https://www.buhgalteria.ru/article/udalenka-2022-podskazki-oformlyat-dokumenty
  • https://ppt.ru/forms/rabota/perevod-na-distantsionnuyu-rabotu
  • https://synergy.ru/bs/journal/career/menedzhment/perevod_na_distanczionnuyu_rabotu
  • https://www.advgazeta.ru/ag-expert/advices/u-rabotnikov-i-rabotodateley-vse-eshche-voznikayut-voprosy-o-distantsionnoy-rabote/
manaevcs
Оцените автора
buh-portal