Расчет отпускных: формула среднего заработка, примеры, нюансы

Ежегодный оплачиваемый отпуск – социальное благо, которое необходимо для современного человека. Долгий процесс развития трудовых отношений и законодательного закрепления правовых гарантий для наемных работников привели к тому, что защита права на отпуск стала контролироваться государством. Недавно в Трудовой Кодекс РФ были внесены поправки, уточняющие порядок предоставления и расчета отпусков и/или компенсаций за них. Но далеко не все работодатели признают и соблюдают эти нормы.

Что нужно знать любому работающему человеку о своих правах на ежегодный отдых и правилах его оплаты?

Именно этому будет посвящена статья.

Отпуск: определение, право, длительность отпуска

Согласно ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск – это гарантированное законом свободное время, которое наниматель обязан предоставить каждому своему работнику (если он трудится на условиях трудового договора) помимо обычных выходных и праздников. При этом он должен оплатить его.

В России минимальный размер для ежегодного отдыха – 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Но есть множество особых случаев, для которых предусмотрены более длительные периоды оплачиваемого отдыха из-за тяжелых, напряженных, опасных, ненормированных условий труда и других причин.

В первый год работы возможность получить отпуск возникает через полгода непрерывных трудовых отношений. Если по каким-то причинам обе стороны хотят, чтобы отпуск состоялся ранее, то они могут самостоятельно договориться об этом на добровольной основе. В этих случаях полученная сотрудникам оплата за отдых выдается «авансом» с правом работодателя удержать ее из расчета, если сотрудник уволится, не проработав полный год.

Обязанность же для нанимателя дать сотруднику оплачиваемые свободные дни возникает через 11 месяцев при стандартном размере отпуска. То есть первый отработанный год у человека не должен закончиться без предоставления отпуска.

Современное российское законодательство не допускает ни переноса отпуска, ни компенсаций за «недогулянные» дни в рамках минимальной нормы.

В последующие периоды отдых предоставляется в любой момент в пределах «рабочего года», отсчитываемого с даты приема в штат. Допустим, человек устроился 1 марта, соответственно он может в первый год пойти отдыхать в промежутке между сентябрем этого и февралем следующего года. А вот в следующем промежутке (с марта по март) отпуск возможен в любой месяц.

Прерогатива определять – когда человек будет отдыхать, является полным правом нанимателя. ТК требует только одного – чтобы до начала календарного года руководителем был утвержден график для всех сотрудников, и они были с ним ознакомлены под подпись.

Есть несколько категорий граждан, имеющих право первоочередного предоставления им дней отдыха в удобный период. Остальные работники обязаны соглашаться с графиком, разработанным руководством.

Отпуск допустимо делить на части, но согласно рекомендациям Минтруда сейчас хотя бы одна из его частей должна быть не менее 2 недель (ст. 125 ТК РФ, письмо Минфина от 24.09.2019 г. № 14-2/ООГ-6958)

Пошаговая инструкция «Как рассчитать отпускные»

Правильный расчет денежных средств осуществляется на основе Постановления 922, утвержденного в 2007 году.
Алгоритм достаточно сложный, но работникам стоит разобраться в нем, чтобы контролировать честность и грамотность оплаты своих отпусков.

Какие шаги необходимо осуществить, чтобы понять размер причитающейся суммы?

Определить состав выплат произведенных работнику в расчетном периоде

В первую очередь нужно суммировать все выплаченные работодателем деньги за предыдущие 12 месяцев. Это должна быть оплата именно за труд, выполняемые должностные функции. В расчет среднего заработка не должны включаться компенсации и социальные пособия. Поэтому зарплата, премии, доплаты, например, за расширение зоны обслуживания и сверхурочный труд будут суммироваться для вычисления средней стоимости дня. А, допустим, компенсация за сотовый телефон и ГСМ, представительские расходы – нет.

При сомнениях в характере получаемых денежных средств, стоит заглянуть в ТД и ЛНА организации.

Определить расчетный период

Для суммирования доходов берется год, предшествующий отпуску.

Но не с того конкретного дня, когда человек уйдет отдыхать, а с первого числа месяца.

Допустим, человек собрался отдохнуть с 20 марта. Расчет будет выполнен по среднему заработку за 12 месяцев, предшествовавших 1 марта.

Это важно! Допустим, в этих условиях сотрудник ждал значительный бонус, который по договору ему выплачивается 15 марта и думал, что от этого его отпускные будут больше. Но сумма не войдет в расчет отпускных, так как бухгалтер будет суммировать только заработки до 28 февраля. Это не считается нарушением права работника, так как бонус будет учтен к следующему отпуску. Но выгоднее будет отдыхать в следующем после получения крупных выплат месяце.

Далее выделяются только те смены, когда сотрудник реально присутствовал на работе и получал плату именно за трудовые функции.

То есть бухгалтер «отбрасывает» промежутки, когда персонал был:

• в декрете;
• в отпуске (оплачиваемом или нет);
• нетрудоспособен;
•  на забастовке или в простое;
• освобожден по каким-либо законным причинам (допустим, исполнял свой гражданский долг);
• в иных ситуациях, препятствовавших выполнению трудовых функций.

Есть два исключения, когда отпуск рассчитывается не по описанному выше алгоритму.

Если за предыдущий год у сотрудника не было рабочих дней (а соответственно и заработка), то бухгалтерия обязана «отступить» еще на 12 месяцев ранее.

Для сотрудника, который не отработал еще двенадцать месяцев, средний уровень оплаты труда определяется по фактическому периоду.

Пример: устроившись 1 марта 2020 года, по соглашению с нанимателем преподаватель уходит отдыхать уже 1 июля (начинаются каникулы). В этом случае для вычислений берут период не в 12 месяцев, а только за проработанный промежуток с 01 марта 2020 до 01 июля 2020.

Рассчитать средний заработок для отпускных

В результате всех манипуляций получаются две цифры:

1. суммарный доход за год;
2. количество реально отработанных дней.

Если год был отработан весь, то далее все просто: первое число делится на 12 и на среднестатистические 29,3 в месяце.

Пример: Инженер проработал весь год и получил 753 000 рубля.

Расчет: 730 000 / 12 / 29,3 = 2 076. Это — средняя оплата за один реально проработанный день.

Если же у человека был больничный продолжительностью 10 дней, то оплата за него (допустим 18 000 руб.) не войдет в общую сумму. Но и дни на больничном тоже будут вычтены из календарных.

Расчет: (730 000 – 18 000) / (12*29,3 – 10) = 2 025 руб.

Затем полученная цифра умножается на число дней отпуска на основе подписанного заявления.

Формула среднего заработка

Чтобы высчитать средний дневной заработок (СДЗ) можно запомнить три формулы.

Если отработан весь год целиком, то:

СДЗ = ЗП / 12 / 29,3;

где:

ЗП — доход, то есть денежные средства, полученные от работодателя за расчетный период за труд.

12 – число месяцев в году.

29,3 — среднестатистическое количество дней.

Если были периоды фактического отсутствия на рабочем месте, то из суммы полученных денежных средств вычитаются выплаты, указанные в п. 3 Постановления 922 (за больничные, декрет и т.п.), а из числа дней – фактически неотработанные.

СДЗ = Д – П / (12 * 29,3 – НД);

где:

Д — доход, то есть денежные средства, полученные за расчетный период.

П – пособия, социальная помощь, средний заработок за дни, когда человек, допустим, был присяжным и т.д.

12 – число месяцев в году.

29,3 — среднестатистическое количество дней.

НД – дни, когда человек по факту не работал.

Какие выплаты входят, а какие не входят в расчет среднего заработка?

Для удобства понимания выплаты разделены на две группы:

Выплатить отпускные перечислить НДФЛ и страховые взносы

Последний шаг, который обязан предпринять работодатель – вычесть из полученной при расчете суммы 13%.

Далее денежные средства переводятся на зарплатный счет сотрудника. Остальные обязательные выплаты (пенсионные, страховые) начисляет и выплачивает уже сам работодатель.

Пример расчета отпускных

Член коллектива идет в отпуск с 15 февраля по 28 февраля 2021 года.

Весь доход, полученный от работодателя, составил 650 000 руб.

24 дня составил больничный с выплатой в 32 000 руб., 15 000 – премия к дню рождения, 7 000 – представительские расходы, 2 500 – компенсация за транспорт.

Средний размер дневного заработка:

(650 000 – 32 000 – 15 000 – 7 000 – 2 500) / (12 * 29,3 – 24) = 1 811,66 руб./день.

Расчет отпускных:

Заявление подразумевает отдых две недели.

1 811,66 * 14 = 25 363,24 руб.

Сроки, в пределах которых выплачиваются отпускные

Закон прямо указывает, что минимально допустимы срок, в рамках которого денежные средства должны поступить на зарплатный счет сотрудника — за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ). Раньше – можно. Позже – серьезное нарушение, грозящее работодателю штрафом.

Если на период отпуска пришлись выходные или праздники, то перевод должен быть осуществлен заранее.

Допустим, человек уходил в отпуск 11 января 2021 года. Норма – за три дня. Но 7 января – праздник, как и 6 дней до него. Соответственно деньги должны быть выплачены до нового года. 31 декабря 2020 в регионе указом губернатора тоже был объявлен выходной. Значит последний день, когда можно перевести отпускные, не нарушая закон – 30 декабря 2020 г.

Отпуск в рабочих днях

Большинству наемных тружеников отпуск установлен в календарных днях. Это касается и основного (28 дней), и дополнительных периодов отдыха (для примера, у преподавателей — 56).

Но есть несколько исключений.

Для них отпускные периоды исчисляются в рабочих днях (ст. 291 ТК РФ).

Это относится к:

•  персоналу с краткосрочным ТД (менее двух месяцев);
•  сезонным рабочим.

В этих случаях расчет количества дней отпуска такой: два рабочих дня за проработанный месяц. Допустим, фермер нанял человека на период сбора урожая (три месяца). За весь отработанный период последнему будет положено 6 рабочих дней отпуска. Сезонник может как «отгулять» их в процессе трудовых отношений, так и взять компенсацию при расставании с нанимателем.

На порядок расчетов денежных средств этот нюанс не оказывает влияния.

Пример расчета отпускных предоставленных в рабочих днях

В указанном выше случае для сезонного персонала произведем расчет выплаты за отпуск.

За отработанный период (3 месяца с 1 июля по 30 сентября) всего было начислено 90 000 руб.

Общее количество календарных дней — 92. Из них вычитаются выходные, итого рабочих – 68.

Средний дневной заработок 90 000 руб. / 68 дней = 1 323,53 руб.

Итого за весь период сезонному рабочему полагается выплатить 1 323,53 руб. * 6 дней — 7 941,18 руб. За вычетом подоходного налога 13% «на руки» — 6 908 руб.

Учет нерабочих дней при расчете отпуска

Если в период ежегодного отпуска попадают нерабочие дни, то его календарная продолжительность должна быть увеличена.

Если это известно заранее (праздничные дни), то либо считается меньше дней отпуска, либо он продлевается.

Если нерабочий период возник уже после того, как сотрудник начал отдыхать, то отпуск должен быть продлен. Например, человек заболел и оформил листок нетрудоспособности на 5 дней. На столько же необходимо увеличить продолжительность отдыха. Сотрудник по своему заявлению может это сделать сразу, либо «догулять» позже.

Как рассчитывается продолжительность отпуска основные правила

Общее количество дней для отдыха установлено законом. Но в случае увольнения или частичного использования дополнительного отпуска, необходимо понять, сколько дней осталось.

Для этого нужно выполнить несколько действий:

Подсчитываем отпускной стаж

Чтобы понять при увольнении – положена ли сотруднику компенсация, нужно подсчитать промежуток времени, за который у него возникло это право.

Затем его сопоставляют со всеми полученными ранее ежегодными отпусками.

Допустим, сотрудник отработал в организации 3 года и увольняется. По закону ему полагается 28 (или сколько дней отпуска положено за год при наличии льгот)*3=84 к.д.

В этот период он брал отпуска различной продолжительностью. Всего было оплачено 69 дней. Соответственно, ему нужно начислить компенсацию за 15 дней.

Законодательные основы вычисления дней отпуска

При расчете отпусков сотрудников необходимо придерживаться норм, утвержденных:

•  ст. 121 Трудового Кодекса Российской Федерации;
• Постановления Правительства 922 от 24 декабря 2007.
• Также важно помнить о позиции, изложенной в письме Минздравсоцразвития России от 7 декабря 2005 г. No 4334-17, о том, что все округления в расчетах возможны только в пользу работника.

Зачем знать свой отпускной стаж

Далеко не все работодатели действуют в полном соответствии с буквой ТК РФ.

Людям, работающим по найму, необходимо иметь представления о формуле расчета отпуска, чтобы не пострадать при увольнении (особенно если есть конфликт), не потерять время отдыха, положенное ему по закону, правильно получить компенсацию за неиспользованные льготы.

Что входит в стаж для отпуска

При подсчетах дней отпуска нормальной продолжительности учитывается несколько факторов:

• отработанный период;
• промежутки времени, когда человек не находился на рабочем месте, но имеет право на стаж (праздники, исполнение гражданского долга и т.д.);
• время вынужденного простоя или отстранения из-за вины нанимателя (например, тот не оплатил медосмотр и водителя не допустили до управления ТС);
• отдых за свой счет совокупно меньше двух недель в год.

При расчете дней дополнительного отдыха льготников считают только реально отработанное время.

Что не входит в стаж для отпуска

Не включают в него:

• прогулы и отстранения по вине работника;
• декретные отпуска.

Особенности подсчета

Если при расторжении трудовых отношений остались неоплаченные дни отдыха, то работодатель начисляет денежную компенсацию. Если наоборот – сотрудник отдохнул «авансом» за неотработанный период, то наниматель может удержать часть денег, но только при соблюдении ряда правил.

Дело в том, что по п. 18 Постановления 922 расчет не может быть меньше МРОТ на текущий момент.

Это важно помнить в двух случаях:

1. когда для вычисления СДЗ берутся предыдущие периоды (допустим, женщина была в декрете, по выходе из него берет отпуск, но до этого у нее был заработок меньше нынешнего МРОТ);
2. при удержании избыточно использованных дней (сотрудника по графику отправили в отпуск раньше, чем у него накопился для этого стаж, с него удержат излишне выплаченную сумму, но «на руки» все равно должно быть не меньше МРОТ).

Отпуск не только право, но и обязанность

Еще несколько лет назад отпуск был исключительно правом сотрудника: он мог брать его или продолжать работать, договорившись с нанимателем об условиях.

Нынешнее же законодательство РФ настаивает на том, что отпуск в пределах 28 дней обязательно должен быть использован ежегодно без переносов, компенсаций и «накоплений».

Расчет отпускных при увольнении

Когда увольнение происходит до того, как использован отпуск, то подсчет осуществляется по следующей формуле:

К = М * N * СДЗ;

где:

К – компенсационные выплаты за неиспользованный стаж;

М –месяцы стажа, за которые не был использован отпуск;

N – календарные дни отдыха по закону в расчете на месяц (так при отпуске 28 дней: 28/12 месяцев = 2,33, при продолжительности 56 дней: 56/12 = 4,66 и т.д.);

СДЗ – средний дневной заработок.

Удержание суммы за использованный отпуск при увольнении

Если сотрудник по графику уже использовал период отдыха, на который он еще не «накопил» стаж, то возникает вопрос, как будут начисляться отпускные.

Расчет производится также. Но сумма, наоборот, удерживается с сотрудника в том объеме, чтобы он получил не меньше МРОТ.

Если удерживать нечего, то сотрудника могут попросить вернуть эту сумму добровольно.

Но принудительное взыскание излишне оплаченного отпуска невозможно. В нашей стране суд даже не примет такое дело к рассмотрению. Следить за тем, чтобы персонал не остался должен за отпуск – зона ответственности работодателя!

Компенсация за неиспользованный отпуск, в т.ч. удлиненный

В ряде ситуаций отпуск может быть заменен денежной суммой:

• при увольнении до использования всего положенного периода отдыха;
• по договоренности между сторонами трудовых отношений.

Во втором случае отпускные рассчитываются и выплачиваются на основе приведенных выше формул.

Но, получив отпускные, сотрудник продолжает трудиться, получая положенную ему заработную плату.

Когда компенсация отпуска не допустима

Действующий ТК РФ ввел непреложное правило: нельзя заменить компенсацией ежегодный отпуск в пределах 28 дней, заменив его компенсацией.

Таким образом, денежные выплаты взамен отдыха могут быть предоставлены наемному персоналу только если речь идет о дополнительных отпусках свыше 28 дней.

Нюансы расчета отпускных дней

Так как нормы закона определены в календарных днях для большинства граждан, то постоянно есть повод для конфликта и споров по поводу того, как правильно рассчитать отпуск.

Какие нюансы необходимо учитывать при этом?

Отпускные дни попадают на праздники

Статья 112 ТК РФ перечисляет праздничные дни, при «попадании» которых на период отдыха последний увеличивается.

Допустим, сотрудник решил взять отпуск 15 по 28 февраля 2021. Но 23 – официальный праздник. Соответственно либо отпускной период засчитывается как 13 (а не 14!) дней, либо продлевается на 1 марта.

Другие выходные и праздники на это не влияют. Например, если в регионе 31 декабря объявил нерабочим губернатор, то продления отпусков не будет.

Особенности расчета отпуска

Возникающие вопросы про особенности начисления отпускных отдельным категориям (совместители, незавершенный испытательный срок, увольнение за дисциплинарный проступок и т.д.) согласно закону решаются однозначно: порядок расчетов для всех, работающих на условиях трудового договора одинаков.

Индексация отпускных средств

Если в организации массово изменяется уровень оплаты труда, то производится индексация отпусков для всех.

Выплаты до повышения будут умножены на коэффициент роста зарплаты. Например, базовый тариф служащих был 20 000. Затем в середине года его подняли до 23 000 массово. Коэффициент 1,15. На него при расчете отпускных будут увеличены выплаты, полученные до повышения.

Индексация может быть только повышающей. То есть, если по какой-то причине уровень оплаты падает, то уменьшения отпускных произойти не должно.

Особенности расчетов в процессе индексации

Есть два особых момента, когда индексация будет иметь нюансы:

• Если повышение массовых ставок произошло в месяц ухода в отпуск, но до его начала, то по указанной выше схеме производится индексация всей суммы.
• Если сотрудник уже отдыхает, а в его организации произошло повышение тарифов, то по выходу на работу ему должны насчитать и выдать разницу со дня изменения уровня оплаты до конца отдыха.

Расчет отпускных при повышении заработной платы

Так как для каждого сотрудника в индивидуальном порядке рассчитывается среднедневной доход, то прошедшее в течение года повышение оплаты труда автоматически приводит к тому, что отпускные вырастут.

Расчет отпуска сразу после выхода с декрета

В таких ситуациях за основу берется доход до рождения ребенка.

Пример: женщина весь 2020 год была в «декретном» отпуске, вышла из него и тут же попросила ежегодный. Допустим, работодатель согласен. Тогда для расчета будет взят более ранний период, когда зарплату сотрудница еще получала (2019 или даже 2018).

Вопросы-ответы