Особенности и нюансы ежегодного оплачиваемого отпуска от А до Я

Нормативное регулирование

Ежегодный оплачиваемый отпуск предназначен только для граждан, работающих официально по трудовым контрактам (по договорам ГПХ отпуск не положен). Если организация, которая официально трудоустроила сотрудника, не предоставит ему оплачиваемое время для отдыха, будет нарушена 37 статья Конституции РФ и 19 глава ТК РФ. Трудоустроенные сотрудники уходят в отпуск не зависимо от формы и типа их работы: дистанционная, разъездная, ненормированное и неполное рабочее время, по совместительству, вахтовый метод, трудовой контракт на определённый срок.

Согласно 114 статьи Трудового Кодекса отпускной период — это свободное время сотрудника, которое работодатель должен обязательно предоставить. Для каждой категории сотрудников устанавливается свой период (количество дней отпуска может отличаться), при этом рабочее место должно быть сохранено, а оплата отпуска должна производиться из расчета средней заработной платы.

Кроме наличия официального трудоустройства потребуется некоторое время, чтобы заработать отпускной стаж. После достижения шестимесячного стажа сотрудник получает первое право на отпуск (ст. 122 ТК РФ). Некоторые сотрудники из льготной категории лиц имеют право попросить досрочный отпуск. Работодатель не имеет право отказать лицам из этого списка:

• беременные и матери одиночки, воспитывающие малолетних детей;
• граждане, не достигшие 18-летнего возраста; усыновителей новорожденных;
• ликвидаторы катастрофы в Чернобыле (п. 5 ст. 14 ФЗ-1244-I от 15.05.1991г);
• супруги военнослужащих (п. 11 ст. 11 76-ФЗ от 27.05.1998г);

Пойти в свой первый отпуск сотрудники имеют право после 6-ти месяцев работы с момента трудоустройства (ст. 122 ТК РФ).

В 121 статье Трудового кодекса перечислены периоды, входящие в отпускной стаж. Фактически отработанные дни пополнят «копилку на отпуск», а также периоды простоя и отстранения от работы по вине руководителя организации. Не все периоды увеличивают стаж (например, прогулы не увеличивают).

В чем разница между ежегодным и очередным отпусками? Принято считать, что очередной отпуск начинается согласно принятому графику, а ежегодный назначается после заявления сотрудника и не соответствует установленному порядку.

График отпусков

Юридические лица и индивидуальные предприниматели, которые используют труд наемных работников, обязаны вести график отпусков на будущий год. Малые и средние организации могут не иметь профсоюз, тв таком случае график отпусков подписывает руководитель.

Крайний срок для утверждения графика на будущий год это вторая неделя декабря текущего года. Например, 20 декабря 2021 сотрудники уже могут покупать путевки на 2022 года согласно подписанному графику.

Крайний срок для утверждения графика на будущий год это вторая неделя декабря текущего года. Например, 20 декабря 2021 сотрудники уже могут покупать путевки на 2022 года согласно подписанному графику.

Для графика существует разработанная унифицированная форма Т-7. Можно использовать собственный бланк, но с включением обязательных граф:

• ФИО сотрудника;
• Наименование подразделения;
• Должность;
• Период отпуска;
• Продолжительность.

Рекомендуем использовать один из двух методов для указания месяца и количества дней отпуска:

1. Установка точной даты позволяет работнику не готовить заявление перед отпуском. Кадровой службе необходимо за 14 дней сообщить о начале отдыха.
2. Достаточно указать месяц для очередного отпуска. Отдел кадров отслеживает исполнение графика и напоминает о наступлении отпускного месяца, и работник обязан написать заявление с указанием точной даты за две недели до ухода.

Если сотрудник не знает, сколько ему нужно дней, графа остается не заполненной. Но для вашей безопасности с работника надо взять заявление о том, что он согласен с графиком и на разделение отпуска на части с конкретным указанием продолжительности (Решение Пермского краевого суда от 19.04.2017 по делу No 7-674-2017(21-421/2017)).

Придерживаться графика должен не только работодатель, но и сотрудники. ТК РФ не требует от каждого работника получить подпись в связи с ознакомлением графика. Но из-за наличия судебной практики и спорных дел, рекомендуется предусмотреть такую возможность (Письмо Роструда от 01.08.2012 No ПГ/5883-6-1, Постановление ВС РФ от 01.11.2018 No 3-АД18-7, Постановление Калининградского областного суда от 22.04.2016 No 4А-170/2016, Решение Белгородского областного суда от 29.08.2016 по делу No 7(2)-382/2016.).

Для подписи сотрудника можно добавить ещё одну колонку или организовать отдельный лист, организация выбирает любой удобный способ.

В каком формате опрашивать сотрудников о предстоящих отпусках законодательством не установлено. Но работодатель должен обратить внимание на произошедшие в 2021 году изменения, определяющие порядок распределения отпускного времени.

Скачать «График отпусков.doc»

Скачать «График отпусков.xls»

Новые правила предоставления отпуска

Первыми из всего коллектива выбирать месяц и дату отпуска могут следующие лица:

• Родители, либо опекуны, воспитывающие ребенка инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
• Отец и мать, которые растят более 3-х детей до 18 лет (ст. 262.2 ТК РФ). Ранее лимит был до 12 лет, но в 2021 году произошли изменения, об этом мы писали в этой статье (сразу обращаем внимание, что один из детей должен быть младше 14 лет);
• Доноры (ст. 23 Фед. Закона № 125-ФЗ от 20.07.2012 г.)
• Беременные (ст. 260 ТК РФ);
• Работники, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
• Усыновители детей в возрасте до 3 лет в период со дня усыновления и до истечении 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении 2-х и более детей — 110 календарных дней со дня их рождения (ст. 257 ТК РФ);
• Отпуск совместителей должен совпадать с отпуском по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ);
• Работники, которых отозвали из отпуска (ст. 125 ТК РФ);
• Инвалиды войн или участники боевых действий (ст. 14, ст. 16 Фед. закона № 5-ФЗ «О ветеранах» от 12.01.1995 г.);
• Супруги военнослужащих (ст. 11 Фед. закона № 76-ФЗ от 27.05.1998 г.);
• «Герои труда» или «Герои России» (ст. 8 Фед. закона » 4301-1 от 15.01.1993 г.).

Если руководитель не может отпустить сотрудника согласно графику или планируется перенос на следующий год, то на это должно быть получено разрешение от сотрудника в письменном виде. В приказе указывают причину переноса отпуска (производственная необходимость).

Продолжительность отпуска

«Стандартная» длина отпуска за один год равняется 28 дней (ст. 115 ТК РФ). Не уменьшают отдых праздники и дни болезни, случившиеся вовремя отдыха (сразу отметим, что не все виды больничного продлевают отпуск).

Дополнительный отпуск

Дополнительный отпуск прибавляется к основному и назначается лицам, входящим в одну из категорий согласно ТК РФ и другим федеральным законам:

• Рабочие на вредных и (или) опасных производствах

Условия труда классифицируются по классам вредности по правилам 426-ФЗ от 28.12.2013 г. За работу в допустимых, вредных и опасных условиях (2, 3 или 4 классы) работнику гарантируется прибавка к отдыху в размере не менее 7 дней.

По результатам проведенной специальной оценки условий труда (СОУТ) для каждого рабочего места присваивается класс вредности (карта спецоценки), и в зависимости от этого добавляются дни к отпуску. Их количество отражают в коллективном договоре и в ЛНА.

Перед тем, как оформить дополнительный отпуск, необходимо отработать в этих условиях и накопить нужный отпускной стаж (ст. 121 ТК РФ, Письмо Роструда от 18.03.2008 No 657-6-0).

За работу на вредном производстве на протяжении 11 месяцев и более, к отпуску прибавляют от 7 дней. Если отпускной стаж оказался менее 11 месяцев, то количество дней отпуска пересчитывается в соответствии с проведенным рабочим временем.

«Вредный» стаж рассчитывают за время, проведенное во вредных условиях, от среднемесячного объема рабочих дней в году. Нагляднее объясним на расчетах.

Пример:

Заводской рабочий за последний год болел 14 дней, 5 дней потратил на командировку и отдыхал в очередном отпуске на протяжении 28 дней. Государственный производственный календарь 2021 году состоит из 247 рабочих смен, среднее число рабочих дней в месяце составит 20,5 дней (247 дней /12 месяцев). «Вредный» стаж включает отработанное время за минусом нерабочих периодов:

247 – 5 дней командировки, — 10 дней болезни без выходных (14 дней – 4 выходных), — 20 дней отпуска без суббот и воскресений = 212 дней.

Рассчитаем сколько месяцев длился «вредный» стаж: 212 / 20,5 = 10,34

По правилам математики округляем до целого. 10 месяцев было отработано во вредных условиях.

На последнем шаге определим, сколько дней дополнительного отпуска из 12, установленных коллективным договором, заслужил гражданин Иванов. Дни допотпуска = 12 дней / 12 месяцев × 10 отработанных месяцев – 0 дней отгулянного отпуска = 10 дней отпуска.

• Дополнительный отпуск за работу на Крайнем Севере (24 дня) и в приравненных к нему местах (16 дней).

Узнать, относится ли ваш регион к территории севера, можно из Постановления Совмина СССР от 10.11.1967 No 1029. Командированные в районы Крайнего Севера не получают допотпуск, кроме работников, уезжающих в разведывательные экспедиции по добыче ресурсов (п. 4 приложения к приказу Минтруда РСФСР от 22.11.1990 No 2). Вахтовики, отправленные в командировку, получают на допдни отдыха, для этого в отпускной стаж увеличивается на время в пути. Подобное решение было озвучено в судебной практике ВС РФ за 2014 год и ст. 302 ТК РФ.

Работники, выполняющие свои трудовые обязанности и функции в опасных условиях и на территории Крайнего Севера, получают увеличение отдыха на 2 дополнительных отпуска.

• Несовершеннолетним работникам прибавляют три дня для отдыха.
• Инвалиды вне зависимости от группы могут рассчитывать на 2 дополнительных дня отдыха (ФЗ No181 от 24.11.95).
• Граждане, работающие на ненормируемом графике (ст. 57 ТК РФ).

Ненормированный рабочий день — это рабочий график, по которому сотрудники, исходя из служебной необходимости, в отдельные периоды трудятся сверхурочно и задерживаются на работе (ст. 101 ТК РФ). Организация определяет, на каких должностях её нужен ненормируемый режим. Затем закрепляет правила ненормированной работы в коллективном договоре, соглашениях или ЛНА (ст. 101 ТК РФ). Благодаря этому режиму труда, к основному отпуску добавляют не менее трех дней. Для получения дополнительного отпуска у работника нет необходимости собирать отпускной стаж (письмо Роструда от 24.05.2012 No ПГ/3841-6-1). На прибавку к отпуску не влияет, как трудился работник, использовал ненормируемый день или нет. Согласно занимаемой должности ему положены оплачиваемые допвыходные (письмо Минтруда от 13.10.2020 No 14-2/ООГ-15911).

• Граждане, занимающие должности в областях спорта, образования и медицины, государственной и военной службе.
• Граждане, работающие при отдельных видах работ особого характера.

Виды работ определяет Правительство РФ, а на основании 118 ст. ТК РФ работники получают прибавку к отпуску. Вот лишь несколько примеров, когда допотпуск предоставляется по закону:

работники территориальных органов и работников, командированных в Чеченскую Республику (Постановление Правительства РФ от 31.12.1994 No 1440);
врачи, занимающиеся общей практикой, и их медсестры должны работать непрерывно, оставаясь на своих должностях больше 3-х лет (Постановление Правительства РФ от 30.12.1998 No 1588).

На этом государственные льготы заканчиваются. Работодатели вправе сами выбрать должности в штатном расписании, для которых необходимо предоставление допотпуска. Такое решение отражается во внутренних кадровых документах.

Самый короткий отпуск длится один день – отгул в счет отпуска. Его предоставляют за работу в выходные, но в отличие от ежегодного отдыха из-за больничного отгул не переносится.

Может ли сотрудник весь отпуск разделить, отдыхать по одному дню? Такое распределение запрещено ст. 125 ТК РФ. Не допускайте, чтобы одна из частей оказалась менее 14 дней. К тому же большое количество отрезков одного отпуска перегружает бухгалтерию и отдел кадров.

Удлиненный отпуск

В статье 115 ТК РФ произошли изменения, теперь право на отпуск продолжительностью более, чем 28 календарных дней имеют право следующие категории работников:

Категория сотрудников	Количество дней отпуска	Нормативный документ
Несовершеннолетние сотрудники	31	Ст. 267 ТК РФ
Инвалиды	30	ФЗ № 181 от 24.11.1995 г.
Педагоги	42-56	Постановление Правительства № 466 от 14.05.2015 г.
Сотрудники, работающие с химическим оружием	49-56	ФЗ № 136 от 07.11.2000 г.
Доктора и кандидаты наук	36-48	Постановление Правительства № 949 от 12.08.1994 г.
Государственные служащие	30-35	ФЗ № 79 от 27.07.2004 г.
Работники здравоохранения, работающие с ВИЧ-инфицированными	36	Постановление Правительства № 391 от 03.04.1996 г.
Сотрудники прокуратуры	30	ФЗ № 2201-1 от 17.01.1992 г.
Работники следственного комитета	30	ФЗ № 403 от 28.10.2010 г.
Сотрудники таможенной службы	30	ФЗ № 114 от 21.07.1997 г.
Судьи	30	ФЗ № 3132-1 от 26.06.1992 г.
Работники аварийно-спасательных служб	30-40	ФЗ № 151 от 22.08.1995 г.

Иными словами, вышеуказанные категории сотрудников имеют право на удлиненный отпуск согласно части 2 статьи 115 ТК РФ.

Оформление отпуска с учетом правил 2021 года

Заявление

Ранее мы уже объяснили, почему написание заявления не требуется, т.к. есть утвержденное расписание для каждого сотрудника. Обычай написания заявления крепко сохранился как в головах работников, так и у кадровой службы. Лишнее заявление нарушением точно не будет, а в некоторых ситуациях это прямая обязанность сотрудников:

Отпуск вне графика для вновь пришедших работников; Все другие виды отпусков. Это значит, что без заявления не получится уйти в учебный отпуск, без сохранения зарплаты, декретный или по уходу за малолетними детьми.

Рукописное заявление, или оформленное с помощью компьютерной техники, имеет юридическую силу при наличии личной подписи отпускника. В 2021 году правила написания не поменялись и по-прежнему основными реквизитами являются:

• Наименование получателя;
• ФИО, занимаемая должность, подразделение или отдел;
• Обращение за отпуском;
• Продолжительность вместе с указанием сроков начала и окончания.

Для удобства сотрудников приготовьте шаблоны и образцы для заполнения, чтобы все необходимые сведения точно попали в заявление.

Скачать «Бланк заявления на очередной отпуск.doc»

Ниже пример заявления на отпуск:

Обратите внимание на 2 момента:

1. Дата указана не «6 декабря», а «06 декабря». Это сделано на случай того, чтобы в отделе кадров или у кого-то еще ни у кого не возникло соблазнов приписать единицу или 2-йку и чтобы по итогу отпуск не начался 16 декабря или 26 декабря.
2. Заявление пишется не «прошу предоставить отпуск с 06 декабря по 19 декабря», а с «06 декабря на 14 календарных дней». Дело в том, что рядовой сотрудник может забыть про государственные праздники, а они не включаются в период отпуска. Если бы в эти даты был праздничный день, то он бы увеличил продолжительность отпуска на один день. Поэтому, чтобы не переписывать заявление по несколько раз и не портить отношений с отделом кадров — проще написать «прошу предоставить отпуск на такое-то количество дней».

Приказ

Следующим шагом оформления отпуска является подписание соответствующего приказа по унифицированной форме No Т-6 и No Т-6а, или по самостоятельно разработанному документу.

Приказ состоит из:

• номера и даты составления;
• табельного номера;
• ФИО и занимаемой должности;
• отдела;
• рабочего года, за который положен отпуск.

Рабочий год протяженностью 12 месяцев начинается не с января, а с момента трудоустройства. Исключаем из него не учитываемые периоды (не выход на работу, декрет, административный более 14 дней и т.п.) и образуется расчетный период.

Несмотря на то, что издание и утверждение приказа не является обязательным, чтобы минимизировать претензии трудовой инспекции, рекомендуем регистрировать и хранить приказы в журнале по личному составу в течение 5 лет. (Решение Московского городского суда от 08.02.2019 по делу No 7-648/2019, Решение Верховного Суда РФ от 01.03.2017 No 84-АД17-1).

Время на оформление приказа рассчитывайте, так чтобы дата регистрации не была позднее самого отпуска.

Скачать «Приказ на отпуск.doc»

Скачать «Приказ на отпуск.xls»

Прочее

В крупных компаниях с большим штатом сотрудников отдел кадров, получив приказ об отпуске, готовит записку-расчет. Бланк Т-60 необязательный, но удобный. Можно использовать собственно разработанную форму для передачи в бухгалтерию сведений:

• номер и дату составления записки-расчета;
• табельный номер;
• ФИО и должность работника;
• структурное подразделение;
• период работы, за который предоставляется отпуск.

Скачать «Бланк по форме Т-60.doc»

На отдельной странице или на обороте бухгалтерский работник определяет размер отпускных средств и начисляет НДФЛ. Этот документ используют в электронном виде, потому как на руки сотруднику его выдавать не нужно.

Сроки оформления документов государством не регламентируются, но не стоит забывать, что выплата отпускных должна произойти за 3 дня до начала.

С сентября 2021 года личная карточка сотрудника (Т-2) была отменена. Замена этого документа, учитывающего сведения о предоставляемых отпусках, законодательством не была приготовлена. Также карточку продолжают заполнять для целей воинского учета.

Поэтому для удобства ведения кадрового учета следует продолжать заполнять раздел VIII. В нем указывается название отпуска, отпускной стаж, период отпуска, номер и дата приказа. С каждой записью знакомить сотрудника не нужно.

Одновременно с оформлением личной карточки время наступления отпуска отражают в табеле учета рабочего времени (ст. 91 ТК РФ). Для этого на организации заполняются установленные формы No Т-12 или No Т-13, где в строках проставляется код «ОТ» или «09».

По мере ухода сотрудников на очередной отдых в график заносятся фактические даты отпуска. Если план не совпадает с фактом, то в 8 графе указывают документ, объясняющий причину переноса, а в 9 графе новая дата отпуска.

Расчет и выплата отпускных

Для расчетов используется порядок установленный 139 статьей ТК РФ и правила, установленные постановлением Правительства РФ No 922 от 24.12.07 г. Сумма выплат зависит от вознаграждения за 12 месяцев, которые предшествовали отпуску, и от числа отработанных дней в выбранном периоде.

В современном мире онлайн-технологий отпускные начисляют бухгалтерские программы. Практические знания позволят, объяснить работнику, как складывалась его сумма к отпуску.

В общем виде формулы для расчёта можно записать следующим образом:

Отпускные = Средний дневной заработок * кол-во дней отпуска

Средний дневной заработок = Доход за 12 месяцев / (12 месяцев * 29,3)

29,3 дня – установленное законодательством среднемесячное число дней (ст. 139 ТК РФ).

Соберем формулу по частям.

1 шаг – Подсчет отработанных дней

Вместо того чтобы суммировать количество дней в каждом календарном месяце, было принято решение зафиксировать одно среднее значение. Формула выглядит простой, когда последние 12 месяцев работник не отрывается от работы. Но таких идеальных ситуаций практически не бывает. И знаменатель формулы будет иметь следующий вид:

Отработанное время = Кол-во полностью отработанных месяцев * 29,3 + Кол-во отработанных дней в неполных месяцах

Кол-во отработанных дней в неполных месяцах = (29,3 / Кол-во календарных дней в месяце) * отработанные дни

В понятие «отработанные дни» попадают государственные праздники и выходные (дни отдых).

Например, в августе сотрудник уходил в административный отпуск за свой счет на 10 дней, тогда «отработанных дней» будет 21 (31 день – 10 дней отпуска).

Таким образом, все виды отпусков, больничные и прогулы не включаются в формулу для расчета.

2 шаг – Определение суммы дохода

Практически все виды вознаграждений, перечисленные в Положении об оплате труда в организации, и начисленные в пользу трудоустроенного, попадают в формулу расчета отпускных. Обратите внимание, что в расчет включаются суммы до налогообложения НДФЛ.

Какой заработок не включается в расчет отпускных:

• Доплаты от работодателя, вроде выплаты среднего оклада к отпуску или в течение командировки;
• Возмещение денежных средств за пользование имущества или транспорта;
• Материальная помощь;
• Пособия и больничные листы;

Премиальные выплаты включатся особым образом. Когда за один месяц начислено несколько премий по одному и тому же основанию, в расчете будет участвовать только одна премия, определенная приказом (п. 15 Постановления 922.)

3 шаг – Расчет отпускных

Отпускные = Средний дневной заработок * кол-во дней отпуска

Количество дней отпуска прописано в приказе.

Например:

Текстильщик трудоустроен в фирму «Ё-Мебель1». В ноябре 2021 г. он уходит на 14 дней отдыхать. Оклад, прописанный в трудовом договоре, составляет 30 000 руб. В августе 2021 г. он уже брал десятидневный отпуск за свой счет, подсчет получен за не полный период в размере 15 000 руб.

Количество отработанных дней (29,3 х 11) + (29,3/31 х (31-10)) = 322,3 + 18,9 = 341,2 дня.

Доход за 12 месяцев: 30 000 х 11 + 15 000 = 345 000 руб.

Средний доход в день: 345 000/341,2 = 1 011,13 руб.

Сумма отпускных: 1011,13 х 14 = 14 155,82 руб.

Сумма к выплате будет меньше, с нее необходимо удержать 13%.

Налоги и страховые взносы с отпускных выплат

Отпускные подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц, кроме этого с них работодатель перечисляет взносы в ПФР, ФФОМС и ФСС. Уплата НДФЛ происходит в день выплаты. (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 No 17-4/Вн-1316).

Страховые взносы перечисляют во внебюджетные фонды не позднее 15-го числа следующего месяца (п. 3 ст. 431 НК РФ).

Ежегодный отпуск никогда «не сгорает»

Если, коротко, то нет, отпуска никогда не сгорают.

Если более развернуто, то Конституционный Суд Российской Федерации принял Постановление от 25.10.2018 г. № 38-П. Суть спора заключается в том, что сотрудники подали жалобу по вопросу невыплаты компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении за все дни неиспользованного отпуска. Суд принял решение — сотруднику полагаются денежные выплаты за неиспользованные отпуска, накопленные за весь период работы и при этом не важно как долго сотрудник был трудоустроен.

До 2018 года суды ссылались на ратификацию Россией Конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках», согласно которой накопленные отпуска нужно использовать за 18 месяцев после окончания года, за который отпуск и должен был быть предоставлен. На основании этого (а именно — решений судов общей юрисдикции) работодатели не выплачивали компенсации за отпуск за период ранее чем 21 месяц (18 месяцев по конвенции + 3 месяца срока исковой подачи).

Конституционный суд пришел к выводу, что сотрудник имеет право на компенсацию при увольнении за весь период работы, даже если сотрудник не отдыхал 10 лет.

Таким образом бухгалтерам и кадровикам необходимо во время отправлять сотрудников в заслуженный ежегодный оплачиваемый отпуск. В ином случае прийдется выплатить компенсацию в полной мере при увольнении.

Проверки и штрафные санкции за неверное оформление отпуска

В 2021 году появилось новое основание, чтобы выписать штраф в размере 50 тыс. рублей. Теперь наказывают за нарушение очереди и приоритетов при распределении отпусков.

Согласно п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ работодатель понесет штраф от 30 тыс. рублей до 50 тыс. рублей за выплату отпускных позднее трехдневного срока. Согласно письму Минтруда РФ от 26.08.2015 No 14-2/В-644 избежать санкций крайне сложно, даже если сотруднику внепланово и неожиданно потребовался отпуск. Безопасный вариант – это договориться с сотрудником об отсрочке отпуска, а вместо этого предоставить отгулы или административный.

За непредоставление отпуска в течение двух лет руководителя и организацию ждет административный штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере 50 тыс. рублей. Поэтому если в текущем году сотрудник на отдых, не съездил, то в будущем году ему предоставляют время для двух отпусков.

Итоги последних проверок трудовой инспекции указали на слабые места в кадровых отделах, назовем несколько частых нарушений:

• График отпусков согласован позднее, чем за две недели до нового года.
• Сотрудникам разрешают делить отпуска на части продолжительностью менее 14 дней.
• Часть сотрудников не была ознакомлена с графиком на предстоящий год.

Работодателю необходимо следить за изменениями в трудовом законодательстве и оперативно реагировать на письма и разъяснения надзорных органов. Дело обстоит так, что у сотрудника появилось намного больше способов, чтобы пожаловаться на работодателя и оспорить любое его решение. Любая ошибка, причинившая вред правам работника, карается дорого. Возьмите себе на заметку предложенный материал.

Вопрос-ответ

Как рассчитать отпускные, если у сотрудника отсутствовал доход?

Ситуация встречается у родителей, которые растят малолетних детей. Например, сотрудница вышла из декретного и с 1 октября 2021 года собирается в ежегодный отпуск. Если с октября 2020 по сентябрь 2021 она не выходила на работу даже на полдня и не получала вознаграждение, то для расчета подходит предыдущий отрезок времени. В этом примере доход просуммируют с октября 2019 по сентябрь 2020 г.

Как получают отпускные новые сотрудники?

У новичков нет предыдущих отработанных 12 месяцев, а зарплату с предыдущей работы использовать для расчета отпускных запрещено. Тогда исходят из того, что есть, и за расчетное время принимают период, отработанный на новом месте.

Как учесть ежегодный отпуск, разделенный на части?

Для этого приходится каждый кусок отпуска рассчитывать отдельно и заново. Период расчета отпускных сдвигается, поэтому сумма отпускных в первой половине года отличается от суммы, начисленной к концу года.

Как получить отпуск в рабочих днях?

Подобные отпуска применяют в сфере сезонных работ (статья 295 ТК РФ) и их получают сотрудники, работающие по коротким срочным договорам (ст. 291 ТК РФ). Расчетным периодом является последнее отработанное время, а количество дней отпуска зависит от срока трудового соглашения. Работника обеспечивают двумя днями для отдыха за один месяц, проведенный на работе.

Пример:

Трудоустройство оформлено на 2 месяца с 1 февраля 2021 по 31 марта 2021. Грузчик за двухмесячный период получит отпуск в 4 дня. И после завершения работ 31 марта 2021 года ему полагаются отпускные выплаты. Грузчика за 2 месяца работы получил доход в размере 60 000 рублей.

Из общего числа дней в феврале и марте вычитаются выходные и праздничные дни, исходя из 6-дневной рабочей недели,

28 – 5 + 31 — 5 = 49 дней.

Средний доход в день = 60 000 руб./ 49 дней = 1 224 рублей 49 копеек.

За 2 месяца отпускные водителя составили = 1 224,49 *4 дня = 4885 рублей 96 копеек до вычета НДФЛ.

За какой срок нужно выплатить отпускные?

В ТК РФ используется неточная формулировка. Известно, что за 3 дня до начала отдыха должны быть выплачены отпускные деньги. Но в ч. 9 ст. 136 не объясняется в календарных или рабочих днях следует вести обратный отсчет. Будем придерживаться мнения надзорных органов. В письмах Роструда (от 14.05.2020 No ПГ/20884-6-1) и Минтруда (05.09.2018 No 14-1/ООГ-7157) работодателю рекомендуют использовать календарные дни. Для примера первый день отпуска в понедельник, значит не позднее четверга на банковский счет работника должны поступить денежные средства.

Что делать, если отпуск был оформлен в срочном порядке и оплатить его заранее не представляется возможным. Чтобы уменьшить претензии контролирующих органов, рекомендуется взять согласие с сотрудника о задержке в выплате.

Как вернуть отпускные, оплаченные авансом?

Такое могло произойти, если сотрудника пустили на отдых раньше, чем он успел накопить отпускной стаж. Но просто вычесть их из окончательно подсчета запрещено. Размер удержаний не может превышать 20% от общей выплаты за вычетом НДФЛ. Категорически запрещено удерживать отпускные у лиц, имеющих особые причины для увольнения:

• В связи с ликвидацией или сокращением;
• Расторжение контракта директора или главного бухгалтера в связи с изменением в составе собственников;
• Увольнение для прохождения военной службы;
• Увольнение в связи с восстановлением на работу с помощью суда и др.

Что делать с отпускными из-за переноса срока отпуска?

В таком случае у работника возникает своего рода задолженность перед фирмой. Отпускные были выплачены заранее, но отпуск так и не состоялся. Здесь используют два способа для учета долга. Сотрудник сам вносит в кассу или перечисляет на банковский счет полученные денежные средства. Второй метод, бухгалтерский работник организации при расчете следующего отпуска учтет выявленную переплату.

В каком случае ежегодный отпуск не положен?

ТК РФ гарантирует всем официально оформленным работникам получение ежегодного отпуска. На практике встречаются ситуации, когда сотруднику запрещено пользоваться своим отпуском. Запрещено использовать два и более отпуска одновременно. Самый популярный случай встречается у родителей, воспитывающих малолетних детей. Чтобы получить отпускные, им необходимо выйти из отпуска по уходу или дождаться его окончания. Вернуться на работу разрешается даже на неполный день или согласиться на удаленную работу (Письмо Минтруда РФ от 25.10.18 No 14-2/ООГ-8519).

По каким причинам отпуск нельзя переносить?

В соответствии с современным законодательством заболевание вовремя отпуска не сокращает предоставленный отпуск. Наоборот, время на лечение увеличивает отпуск, или переносится на другой раз. Это правило не действует, если больничный требуется ребенку или близкому члену семьи. Период времени, потраченный на уходу за больным, переносить или компенсировать нельзя (письмо Роструда от 01.06.12 No ПГ/4629-6-1.).

Возможно ли досрочное прекращение отпуска?

Такое право есть у работодателя на основании ст. 125 ТК РФ, но перед этим нужно взять согласие работника. Не отгулянный отпуск придется переносить на удобное время, которое выберет работник, или на будущий год. Если будет получен отказ, нельзя применять дисциплинарные меры за пропуск рабочего дня. Подобную позицию разделяет Пленум ВС РФ в п. 37 Постановления No 2 от 17.03.04 г.

Алгоритм правильного оформления вызова из отпуска:

1. Уведомить сотрудника о необходимости вернуться на работу.
2. Получить согласие на внеплановое окончание отдыхав письменном виде.
3. Издать приказ о досрочном вызове на работу, указать в нем дату первого рабочего дня.
4. Внести поправки в график отпусков. Для этого заполняют графу 10 формы Т-7 или сделать приложение к графику на отдельном листе.
5. Сведения о выходе из отпуска отразить в личной карточке.
6. Выход работника на работу отмечают «рабочим» кодом в табеле.
7. Договориться с работником, чтобы он добровольно возвратил в кассу отпускные. Другой вариант — переплаченные денежные средства учитывать при оплате следующего отпуска.

Прерывать отпуск категорически нельзя, даже имея согласие следующих лиц:

• не достигшие 18 лет;
• беременные;
• занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.