На что обратить внимание бухгалтеру при оформлении отпуска без сохранения заработной платы?

Работникам предприятий законодательство дает право на отпуск без содержания. При наличии существенных причин можно написать заявление работодателю и получить освобождение от выполнения обязанностей на тот или иной период. Организация не будет оплачивать эти дни. Поводом для подобных инициатив служат семейные и иные обстоятельства. Данное право установлено ст. 128 ТК РФ (Трудового кодекса) и предоставляется при наличии кадровых и производственных возможностей. Длительность периода определяется по согласованию.

❗ Работодатель может согласовать отпуск без содержания на любой срок и может отказать, если нет уважительных причин. Также есть лица, которым работодатель не имеет права отказать согласно ст. 128 ТК РФ.

Кому нельзя отказывать?

Есть категории лиц, которым руководство обязано дать отпуск без сохранения заработной платы по их заявлению. Это:

• участники ВОВ (35 календарных дней);
• пенсионеры по возрасту (14 календарных дней);
• родители и супруги погибших или умерших от травм, заболеваний, полученных при исполнении обязанностей, военнослужащих, работников органов внутренних дел, таможенной, пожарной, некоторых других служб, систем (14 календарных дней);
• инвалиды (60 календарных дней);
• лица, у которых планируется бракосочетание, родился ребенок, умер родственник (5 календарных дней).

Также заявления на отпуск без содержания удовлетворяются в некоторых других случаях, предопределяемых законодательством или коллективным договором предприятия. Для каждой из перечисленных категорий граждан определена различная продолжительность периода освобождения от работы.

Сроки

В Трудовом кодексе РФ отсутствуют четкие ограничения продолжительности отпуска по семейным и другим уважительным обстоятельствам. Сроки оговариваются договором между работником и его нанимателем. Но есть нормативные акты, предопределяющие предельное количество времени для освобождения от обязанностей на предприятии. К примеру, это ФЗ (федеральный закон) от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ», предписывающий срок подобного отпуска до 1 года. Муниципальные служащие располагают аналогичным периодом.

Внимание! При наличии у сотрудника нескольких причин для временного ухода, он, видимо, вправе запросить больший срок, чем предписывается в ст. 128 ТК РФ для одной категории. Так если работник является пенсионером и инвалидом одновременно, ему причитается 14 и 60 дней. Но законодательство конкретно не оговаривает подобной ситуации.

Есть несколько причин для ведения учета отпусков без содержания.

1. Руководство предприятия сможет обосновать отказ, если число предписанных законом дней уже истрачено за текущий год (ст. 128 ТК РФ).
2. По ст. 121 ТК РФ для предоставления права ежегодных оплачиваемых отпусков учитывается стаж, в который не входит время свыше 14 дней на протяжении года, проведенное в отпуске без содержания. Рабочий год имеет конкретную продолжительность, как и вполне определенной является дата его начала.

Условия предоставления

Согласно ст. 128 ТК РФ в первую очередь удовлетворяются семейные и иные уважительные обстоятельства. Руководство непременно должно отпустить работника в случаях:

• рождение детей;
• вступление в брак;
• смерть.

Другие личные ситуации удовлетворяются работодателями, которые могут счесть возможным предоставить отпуск. ТК РФ предполагает право на временное освобождение от труда и для определенных категорий:

• работающие инвалиды;
• пенсионеры;
• ветераны.

Помимо ТК РФ есть иные федеральные законы, регулирующие предоставление работнику свободного времени. К примеру, это следующие лица:

• гражданские супруги военных для совместного проведения периода ежегодного оплачиваемого отпуска;
• некоторые категории из числа участников избирательной компании;
• люди, имеющие государственные награды и звания.

А также с гарантией удовлетворяются следующие обстоятельства:

• совмещения работником труда и получения образования, когда руководство предприятия обязано предоставить время для учебы без оплаты этих дней;
• работа по совместительству, когда работодатель обязан добавить соответствующую продолжительность отпуску за счет работника, если период ежегодного оплачиваемого отдыха здесь меньше, чем на основном месте деятельности.

Первая ситуация определяется статьями 173, 174 ТК РФ, а вторая – ст. 286 ТК РФ.

Как оформляется отпуск без содержания

1. Работник пишет заявление с просьбой об отпуске без содержания, включающее указание даты начала этого периода, продолжительности, повода или основания.
2. Руководство предприятия дает резолюцию, если запросивший отдых сотрудник не относится к льготным категориям. А также если причина не относится к несомненно удовлетворяющимся ситуациям.
3. Производится издание приказа по форме № Т-6 и подписание его.
4. Работник ставит подпись об ознакомлении с документом.
5. Все данные заносятся в личную карту.

Оформление табеля

При внесении записи в табель учета свободные для ушедшего в отпуск сотрудника дни, не подлежащие оплате, кодируются. Есть два варианта общепринятых кодов: сочетание букв или цифр, отражающее виды отпусков без сохранения зарплаты.

1. Для обучения – УД или 13.
2. На основании разрешения руководства предприятия – ДО или 16.
3. Основания, изложенные в ст. 128 ТК РФ – ОЗ или 17.
4. Ежегодный дополнительный для соц. категорий – ДБ или 18.
5. Самовольный, не соответствующий закону (прогулы) – ПР или 24.

Для каждой разновидности административного отпуска принят буквенный или цифровой код.

Документация

Для оформления отпуска без оплаты обязательна инициатива сотрудника, которому он требуется. В случае, если работодатель хочет временно освободить работника от обязанностей, имеет место нарушение законодательства. Для компромисса в некоторых ситуациях, к примеру, при снижении объема работ на предприятии, начальству понадобится заявление от сотрудника. В поданном документе должно быть выражено желание уйти в отпуск, причины такой инициативы, даты начала и окончания. На основании изложенного повода работодатель принимает решение, обосновав его.

Руководство может выразить согласие с заявленной просьбой или его отсутствие. На заявлении делается соответствующая запись «Не возражаю» или иная. Заявление с резолюцией является основанием для издания приказа. Используются формы Т-6, Т-6а или иная, утвержденная предприятием. Приказ отражает вид отпуска, число дней, даты начала и окончания.

Внимание! Иногда работник идет в отпуск, не дождавшись приказа. Тогда к нему могут быть приняты меры, соответствующие ситуации прогула. Это меры дисциплинарного воздействия или даже увольнение. Исключение составляют случаи, когда сотрудник относится к льготным категориям, пользующимся гарантией предоставления. Соглашение не может считаться достигнутым до момента издания приказа.

Документ, разрешающий неоплачиваемый отпуск, подписывается руководителем учреждения или уполномоченным лицом (ст. 20 ТК РФ, ч. 4). Ознакомление сотрудника с приказом обязательно, по поводу этого факта он ставит подпись. Существуют организации, где граждане работают в дистанционной форме. Тогда оформление отпуска без содержания может производиться в электронном виде. Согласно ст. 312.1 ТК РФ, ч. 4 и 5 стороны обмениваются документацией с усиленными квалифицированными подписями. Данные об отпуске без содержания вносятся в личную карточку, раздел VIII.

Заявление на отпуск без сохранения заработной платы

Просьба об отпуске может быть оформлена на имя работодателя, к примеру, генерального директора предприятия. В заголовке указывается должность руководителя, его фамилия с инициалами и аналогичные данные о подателе. После слова «Заявление» идет просьба сотрудника о предоставлении отпуска, указание на число требуемых календарных дней, даты начала и окончания периода. Излагается основание или причина. К примеру: «В связи с моим бракосочетанием». Далее идет фамилия подателя с инициалами, дата подачи, проставляется подпись.

Внимание! К примеру, если для проведения бракосочетания запрошено 10 дней, а закон безусловно и гарантировано предполагает лишь 5, остальные дни выделяются по усмотрению работодателя, который не возражает в удовлетворении.

Принуждение к отпуску без сохранения зарплаты

Наниматели не имеют законного права вынуждать сотрудников уходить в неоплачиваемые отпуска. К примеру, нужно сэкономить на выплатах за простои. За соблюдением законодательства должна следить трудовая инспекция. Работник может подать жалобу. В случае обнаружения фактов нарушений прав сотрудников на предприятие накладывается штраф от 30 до 50 тысяч рублей, а руководитель заплатит от 1 до 5 тысяч рублей.

Отражение неоплачиваемого отпуска в форме СЗВ-СТАЖ

Годовой отчет СЗВ-СТАЖ предназначен для направления данных в пенсионный фонд. В нем содержатся сведения о периодах работы по каждому сотруднику. Отпуск без содержания отмечается буквенным кодом «НЕОПЛ». Такую же надпись делают по поводу других периодов отсутствия работника:

• простой по его вине;
• отстранение от выполнения обязанностей;
• отсутствие допуска к работе;
• отпуск за свой счет для педагогов.

Раздел 3 формы отчета предполагает внесение сведений о периодах работы застрахованных. Код «НЕОПЛ» выставляется в графе 11 «Дополнительные сведения». Графы 6 и 7 содержат информацию о неоплачиваемом периоде. Административный отпуск не регламентируется ограничениями по длительности. Требуется лишь соглашение между сотрудником и работодателем на определенный срок, указанный в заявлении вместе с причиной.

Предприятие не имеет права на отказ при наличии предписанных законом обстоятельств, а также ряду категорий работников. Это бракосочетание, рождение детей, статус пенсионера, инвалида (ст. 128 ТК РФ) и другое. При наличии согласия руководства издается приказ о предоставлении отпуска на конкретный срок без сохранения зарплаты. Сведения в СЗВ-СТАЖ вносятся на основании данного документа. Период не включают в общий стаж работника, предопределяющий начисления по оплачиваемому отпуску, если он превышает 14 дней в году.

Как вносить в отчет СЗВ-СТАЖ сведения о неоплачиваемом отпуске

Указывается фамилия и инициалы работника, его должность и название предприятия. Далее отражаются периоды отпусков на протяжении конкретного года: дата начала и окончания. Затем переходят к заполнению раздела 3:

• в первой графе проставляются порядковые номера для каждой строки;
• во 2,3,4 графах прописываются фамилия, имя и отчество;
• в 5 графе указывают СНИЛС;
• в 6 графе пишут периоды работы в виде перечня;
• графа 11 содержит дополнительные сведения, если периоды не оплачивались, проставляется «НЕОПЛ».

Куда и когда передается СЗВ-СТАЖ

Отчет по форме СЗВ-СТАЖ сдают ежегодно. При этом укладываются в срок до 1 марта следующего после отчетного периода года. Законодательство отражает это в Постановлении Правления Пенсионного Фонда России № 507п от 6 декабря 2018 года. Данный документ может быть также предоставлен работнику или другим физическим лицам в следующем ряде случаев:

• если сотрудник оформляет пенсию в текущем году – на протяжении 3 дней с момента подачи заявления о назначении выплат;
• при увольнении не позже того же дня;
• при оказании услуг физическим лицом – подрядчиком, в момент окончания.

Индивидуальный предприниматель должен подать отчет СЗВ-СТАЖ в отделение Пенсионного фонда по месту прописки. Организации сдают форму в то же учреждение по месту своего нахождения. При числе застрахованных, не превышающем 25, отчет можно сдать как в бумажном, так и в электронном виде, если в списке более 25 лиц, допускается лишь электронная форма. Одновременно с СЗВ-СТАЖ подается опись ОДВ-1, включающая перечень документов и данные страхователя.

Наличие ошибок в отчетности или несвоевременность сдачи может повлечь штраф 500 рублей за каждого застрахованного. Это отражено в Федеральном законе № 27-ФЗ от 1 апреля 1996 года, ст. 17 п. 3. К примеру, если в ИП числится 6 работников, предпринимателя оштрафуют на 3000 рублей при отправке ведомости после 1 марта. Но при своевременной отправке и обнаружении ошибки в сведениях всего 1 сотрудника из списка накладывается штраф 500 рублей. Дополнительно возможно взимание административного штрафа от 300 до 500 рублей с руководителя или главного бухгалтера предприятия (по ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Дополнения и уточнения

При заполнении формы СЗВ-СТАЖ принято выделять оплачиваемые отпуска кодом ДЛОТПУСК в графе 11. А также отмечаются периоды получения больничных, декретных выплат, пособий по уходу за детьми (коды ВРНЕТРУД, ДЕКРЕТ, ДЕТИ). В форме отражают сведения о внешних (имеющих другое основное место работы) сотрудниках по совместительству. Ведь они – застрахованные лица.

Работники регионов Крайнего Севера имеют право на досрочный выход на пенсию, поэтому все отработанные ими дни учитываются в разделе 3. Некоторые предпочитают продолжать трудовую деятельность в отпуске по уходу за детьми, что также подлежит занесению в СЗВ-СТАЖ. Форма отчетности предназначена для передачи ПФР. Ее заполнение является обязательным для работодателей.

Ошибки в форме отчетности

При выявлении ПФР несоответствий в СЗВ-СТАЖ специалистами фонда высылается письмо. Ошибки имеют коды:

• 10, 20 означает принятие отчета;
• 30, 40 – частично принято, требуются исправления;
• 50 – не принимается, страхователь должен сдать ведомость повторно.

Иногда того или иного сотрудника не включают в отчет, вписывают лишних, отображают неверные данные. При неправильном заполнении формы документ возвращается на внесение исправлений или переоформление.

Санкции за нарушения по отпускам без содержания

При нарушениях норм законодательства в сфере предоставления неоплачиваемых отпусков предусмотрены штрафы, что отражает ст. 5.27 КоАП РФ:

• первичное нарушение, допущенное должностными лицами и ИП обязывает выплатить от 1 до 5 тысяч рублей, повторное – от 10 до 20 тысяч рублей;
• компании платят от 30 до 50 тысяч, нарушив закон впервые, от 50 до 70 тысяч рублей – при неоднократном несоответствии действий ФЗ.

При наличии коллективного договора

Ситуация наличия коллективного договора предполагает использование статьи 263 ТК РФ. А именно: могут быть установлены дополнительные нюансы по отпускам. Особенно оговаривается ситуация их продолжительности не более 14 дней, что актуально для:

• отцов, единолично воспитывающих детей до 14 лет;
• одиноких матерей;
• сотрудников с детьми-инвалидами до 18 лет;
• работников с 2 и более детьми до 14 лет.

В коллективном договоре описываются и другие случаи. А также конкретизируются положения по соглашениям относительно предоставления неоплачиваемых отпусков.

Сложные ситуации

Пример 1. Сотрудница предприятия подала руководству заявления об отпуске за свой счет в связи с проводом сына в армию. Для учреждения данный период был неблагоприятным, что не позволяло отпустить работницу. Рассматривая, имело ли руководство право на отказ, нужно обратиться к Трудовому кодексу (ТК РФ). Закон предусматривает обязательное наличие уважительных причин для запроса.

Работодатель оценивает на свое усмотрение, является ли веским указанный повод. В локальных нормативных актах предприятия может быть закреплен перечень уважительных причин, при наличии которых работник вправе претендовать на отпуск. Это Положение о внутреннем распорядке, Коллективный договор и другое. Но обязательно включить отступление: если отлучка работника повлечет неблагоприятные последствия для организации, у руководства есть право на отказ.

Пример 2. Учреждение решило отремонтировать свой офис, отправив сотрудников в отпуск без сохранения заработной платы на этот период. Встал вопрос о правильном оформлении намерения руководства. Согласно ст. 128 ТК РФ обязательным условием является наличие заявления от работника с выражением его воли. А также для приостановления выполнения обязанностей нужна уважительная причина.

Вынуждать сотрудников писать заявления в связи с ремонтом офиса запрещено. При обнаружении трудовой инспекцией возможно применение санкций. Законодательство о труде отражает эту ситуацию в Постановлении Минтруда от 27.06.1996 № 6. Согласно этому нормативу «вынужденных» отпусков без содержания, инициированных работодателями, не предусматривается. Но для ситуации есть выходы:

• оплатить работникам время простоя в размере 2/3 средней зарплаты и более (ст. 157 ТК РФ) с оформлением соответствующей документации;
• сделать попытку прийти к соглашению с сотрудниками, включая некоторые уступки.

Во втором случае работодатель обязан учесть ст. 121 ТК РФ, согласно которой неоплачиваемые перерывы в труде более 14 дней не включаются в стаж, предопределяющий ежегодный оплачиваемый отдых. Сотруднику можно предоставить отпуск раньше срока, тогда закон не будет нарушен. А также найдутся работники, желающие отдохнуть за свой счет и имеющие на то уважительные причины. В таком случае на каждого сотрудника издается отдельный приказ.

Пример 3. Сотрудник написал заявление на отпуск за свой счет, указав период 6 месяцев, и ушел по согласованию с работодателем. Организация взяла другого работника на его место. А через месяц ушедший сообщил о намерении вскоре вернуться. Законодательство не содержит четкого урегулирования вопросов подобного досрочного выхода на работу. Надо рассмотреть варианты развития событий, связанных со срочным трудовым договором.

1. Соглашение о принятии на работу оформлено без указания даты окончания периода с формулировкой «На время отсутствия сотрудника». Тогда проблемы отсутствуют. При возвращении старого работника новый увольняется. В приказ об отпуске вносятся изменения.
2. При указании точной даты окончания в срочном договоре могут наступить серьезные последствия. Для увольнения нового сотрудника нет оснований. Работодатель может разрешить ситуацию, выплатив ему удовлетворительную компенсацию при увольнении по соглашению сторон. Вопрос о принятии старого работника вызовет затруднения с точки зрения законодательства.

Вопросы и ответы