Как провести и оформить оплачиваемый учебный отпуск? Кому можно отказать по закону

Предоставление того или иного вида отпуска — процесс, требующий внимательного отношения, иначе возникнут проблемы. Поэтому стоит начать с рассмотрения общих правил.

Скачать «Чек-лист предоставления учебного отпуска».

Продолжительность учебного отпуска

Нельзя предоставлять учебный отпуск на срок, превышающий дни, указанные в Трудовом Кодексе. Исключения есть в тех случаях, когда в коллективных или обычных трудовых договорах прописаны иные условия.

1. При вступительных экзаменах в ВУЗ, либо для сдачи итоговой сессии, после подготовительных курсов для университетов или академий, предоставляют 15 дней, заработная плата не сохраняется.
2. 10 дней с теми же правилами положены тем, кто поступает в техникум или колледж.
3. 40 календарных дней на протяжении года полагается студентам-заочникам в ВУЗе, чтобы сдать сессии на первом и втором курсе. На последующих курсах полагается 50 дней. В случае с защитой дипломов и итоговой государственной аттестации отпуск продлевается до 3 месяцев. Тогда за студентом обязаны сохранить среднюю заработную плату.
4. Очники ВУЗов могут рассчитывать на 15 дней отпуска каждый год, чтобы сдать экзамены.
5. 30 дней оформляется официально для заочников в ординатуре или аспирантуре. При необходимости в это время включают период проезда до места учёбы и обратно, с начислением среднего заработка. Дополнительно можно дать 1 день, с сохранением оплаты до 50% от обычных сумм. Можно запросить ещё два дополнительных дня без сохранения зарплат, если речь идёт о последнем курсе обучения. При допуске к соисканию учёных степеней аспиранты с докторантами могут рассчитывать на дополнительные 6 месяцев.
6. Стандартные отпуска составляют до 30-40 дней для студентов-заочников в колледжах и техникумах, которые получают среднее профессиональное образование. Максимум 60 суток выдают, чтобы справиться с выпускными и другими видами итоговых аттестаций. Перед началом выпускных экзаменов при таких обстоятельствах рабочая неделя может быть сокращена на 7 часов на протяжении 9 месяцев.
7. 10 дней или 2 месяца — стандартные сроки в случае со студентами-очниками колледжей и техникумов.
8. Наконец, на 9 и 22 календарных дня могут рассчитывать ученики вечерних школ для получения среднего и основного общего образования. На протяжении всего учебного года у них есть право на 1 дополнительный выходной (ст. 173 ТК РФ).

Ниже представлена таблица для магистратуры, бакалавриата или специалитета (ст. 173 ТК РФ).

Есть и другие приятные бонусы для тех, кого интересует вопрос расширения своих знаний. Один раз на протяжении каждого года работодатели обязаны оплачивать проезд не только до учебного учреждения, но и в обратном направлении. Компенсация уменьшается на половину, если речь идёт о заочниках в колледжах и техникумах. Можно добавить ежегодный оплачиваемый отпуск ко времени учёбы, но, только если удастся достичь соответствующей договорённости с работодателем.

Студентам полагаются не только различные формы отдыха, но и гарантии других видов, тем более — если это магистратура или профессиональное образование средних уровней, бакалавриат с очной, очно-заочной формой. По желанию таких граждан рабочую неделю можно сократить на 7 часов на протяжении 10 месяцев перед тем, как назначена итоговая аттестация. При этом работникам выплачивают минимум 50% от средней заработной платы. Главное, чтобы сумма не была ниже МРОТ.

Возможные образовательные программы

Отпуска по учёбе доступны тем, кто проходит следующие программы:

1. Очно-заочная форма основного, среднего общего образования.
2. Средние профессиональные программы и курсы.
3. Магистратура с бакалавриатом для высшего образования.

Эти вопросы подробно рассмотрены в нескольких статьях ТК РФ — 173, 174 и 176.

Условия предоставления

В статье 177 ТК РФ дополнительно говорится о том, что гарантии доступны гражданам только в том случае, если они впервые используют одну из программ, указанных выше.

Выбранный вариант не влияет на то, получен будет отпуск или нет, зато это важный фактор для оплаты.

1. Среднее вознаграждение за труд сохраняют при заочных и очно-заочных формах.
2. Для очной формы обязанности оплачивать отпуск у работодателя нет.

Можно рассмотреть в качестве примера подчинённого, закончившего колледж. Но спустя некоторое время он принимает решение получить другую специальность. Тогда повторное предоставление учебных отпусков невозможно.

Другое дело — если образование уже есть, но работодатель отправляет сотрудников на дополнительное обучение в соответствии с письменным договором, который был ранее оформлен между заинтересованными сторонами.

Здесь важно, чтобы образовательное учреждение получило государственную аттестацию. Если гражданин посещает сразу два таких объекта, то гарантии и компенсации оформляются только в одном, по выбору гражданина.

Дополнительные гарантии могут быть предусмотрены даже при прохождении программ в учебных заведениях без аккредитации. Но тогда это условие должно быть обязательно прописано в соглашении между сторонами.

При этом отпуска предоставляются только тем, у кого есть справка-вызов от учреждения. И продолжительность никогда не превышает дней, указанных в ТК РФ. Исключения делают только для ситуаций, когда трудовые договора содержат другие сведения.

Согласно ст. 287 ТК РФ, оформление отпусков проходит только на основном месте по занимаемой должности. При использовании схемы с совместительством работа продолжается во время, свободное от учёбы. Либо оформляют отпуск, на протяжении которого заработную плату не сохраняют.

Например, гражданин трудится на основном месте и оформил совместительство. Выполняя свои обязанности по основному месту, гражданин одновременно получает высшее образование. Оформление учебного отдыха проходит только в одном из мест, например, там, где есть постоянная должность. Можно ли одновременно продолжить учёбу и сохранить своё место в совместительстве? Решение проблемы упрощается при своевременном обращении к работодателям, которые оформляют отдых без сохранения среднего вознаграждения за труд. Но руководство может и отказать. Основание — отсутствие описания таких условий по трудовому договору.

Оформление и оплата

При документальном оформлении учитывают следующие нюансы:

1. Работодателям подчинённые передают заявления с обязательными приложениями в виде справок-вызовов.
2. Издаётся приказ по форме №Т-6 или Т-6а. В документе описывают гарантии для сотрудников.
3. Оформляется записка-расчёт при участии бухгалтера. Здесь рассчитывают средний заработок.
4. Обязательна фиксация сведений в табелях по учёту рабочего времени, личных карточках и в лицевом счёте. Это формы Т-12 или Т-13, Т-54 или Т-54-а, Т-2.

Особенности справки-вызовов

Даже в декабре или июне одного студенческого билета будет недостаточно, чтобы получить все причитающиеся компенсации. Нужна справка-вызов. Именно она становится доказательством прохождения экзаменов на протяжении указанных сроков. И дополняет письменные заявления свободной формы, составленные в адрес руководства.

Как оформлять заявление на предоставление отпуска?

Обязательно указывается цель отпуска. Например, какие экзамены сдаются, обычные или вступительные. Сроки отпуска тоже описываются подробно. Важно, чтобы во всех сопровождающих документах формулировки совпадали полностью. В заявлении лучше указать ссылку на справку-вызов, которая служит обязательным подтверждением.

Не обязательно составлять два заявления, если сотруднику полагается два отпуска. Можно объединять просьбы в одном документе, только справки тогда нужно две.

Оформление приказов о предоставлении отпуска

Его издают на основании заявления, которое было подано предварительно. Для приказов применяют унифицированные формы Т-6. Либо работодатель разрабатывает свои варианты, описанные в локальных актах конкретной компании. Работник должен быть ознакомлен с приказом, после чего ставит личную подпись.

Два заявления на два отпуска давать не обязательно. А вот приказов должно быть именно такое количество, даже если документ подан только один. Ведь по сути описывается два периода, каждому из которых требуется соответствующее кадровое оформление. Не обойтись без ссылки на справки-вызовы.

Правила оплаты учебных отпусков

Оплатить отпуск необходимо за 3 календарных дня до начала (ст. 136 ТК РФ).

Рассмотрим пример. Сдаётся итоговая аттестация сотрудником, для чего ему требуется минимум 4 месяца по причине написания диплома и получения высшего образования. На протяжении этого срока средний заработок сохраняют в полном объёме. Другое дело — вступительные экзамены, в их случае компенсации отсутствуют. Работник может рассчитывать только на то, что за ним сохранят его личное место.

Статьи 173-176 ТК РФ помогут понять, как действовать в тех или иных ситуациях с сохранением среднего заработка и его отсутствием. В этих же статьях описаны другие гарантии для граждан, которые совмещают сразу несколько видов занятий. Это касается, к примеру, возможности сокращения рабочей недели на 7 часов для тех, кому нужно сдавать экзамены для бакалавриата.

Правительственное Постановление «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» № 922 от 2007 года становится правовой основой при сохранении среднего заработка на время прохождения обучения.

Удержание НДФЛ и начисление страховых взносов с полученных сумм остаётся обязательным.

Средний заработок на период учебных отпусков

Но что делать, если справка вообще отсутствует? Тогда в бухгалтерском учёте создают так называемые справочные записи.

О = СРП/М/ ДМ * Д

О — отпускные.

СРП — это общая сумма денег, которые были заработаны за расчётный период. Обычно в его качестве выбирают год. Если общий срок работы меньше года, то учитывают только время, отработанное фактически.

М — месяцы за расчётный период.

ДН — среднее количество дней.

Д — общее количество дней месяца.

Особенности вечерней или заочной формы

Здесь право на получение дополнительных отпусков сохраняется за гражданами в полном объёме. Главное — правильно оформить расчёты, учитывая актуальные показатели. Общая продолжительность определяется тем, на каком курсе учится работник. Сначала это 40 дней, потом срок могут увеличить до 50. Если используется программа с ускоренным обучением, могут сделать исключение. Статья 173 ТК РФ — прямое тому подтверждение.

Стоит посмотреть и на статью 174 того же Кодекса. Там приводят описание ситуаций с получением среднего профобразования, что требует сокращения общего времени необходимого для этого перерыва. 30 календарных дней устанавливают на первых двух курсах, для последующих это 40 суток.

Если заочники и очники в своих программах успешно дошли до среднего звена, во время итоговых экзаменов они тоже могут получить дополнительные перерывы. Максимальная продолжительность доходит до четырёх месяцев, если речь о высшем образовании, в случае со среднем это два месяца.

Обычно при установлении длительности каждого из таких отпусков опираются на время из справки-вызова, а не на нормы Трудового Кодекса, цитаты из которого приведены ранее. Но обычно устанавливают время, полностью соответствующее положениям действующего законодательства. Но есть и исключения, когда сессия длится не так долго, как указано в Трудовом Кодексе, его статьях 173 и 174. Самая простая ситуация — полное совпадение временного отрезка из заявлений и справок-вызовов. Но как быть, если это не так?

Вопрос практически не рассматривается нормативными документами. Почти полностью отсутствует регулирование по направлениям продолжительности отпусков, порядка их предоставления. Например, не написано о том, каким вообще может быть максимальный временной отрезок за каждую сессию или учебный год, либо за календарный год.

Но можно опираться на Правительственное Постановление № 922, чтобы частично принять решение в указанных ситуациях. Особенно это касается пункта 14. Документ утверждает, что стандартной оплаты требуют все календарные дни, связанные с дополнительными отпусками и самим обучением. Учёту подлежат и нерабочие праздничные дни. При расчёте любых компенсаций учёт требуется только для времени, на которое справка-расчёт ссылается прямо.

При этом у работодателей нет права отказать, если сотрудник просит предоставить больше времени, чем указано в таких справках. Но нет строгой обязанности оплачивать это время в любой ситуации. Если работник оформляет оплачиваемый учебный отпуск, для него можно применять все те же правила, о которых говорится выше. Справка-вызов и заявление обязательно предоставляются руководителю, после чего составляют приказ по форме № Т-6 или на основе другого шаблона, который разработан в фирме самостоятельно. Даже при поступлении заявлений в первый день самого отпуска отдых предоставляют на дни, указанные в справках-вызовах. При более позднем обращении можно согласиться с тем сроком, который устанавливает сам подчинённый. Но при этом окончание фиксируется именно в период, указанный в сопровождающих бумагах.

Законодательство не устанавливает правил и требований по вопросу оплаты дополнительных отпусков, связанных с процессом обучения. Значит, можно делать всё с учётом общих положений статьи 136 ТК РФ. Там говорится, что деньги должны поступить не позднее, чем за трое суток до начала процесса. Но работодатель сможет выполнять все свои обязанности только в том случае, если и его сотрудник заранее позаботиться о сборе всей необходимой документации. Если обращение произошло позднее обычного — важно, чтобы деньги поступили как можно быстрее. Лучший вариант — перевести средний заработок в день, когда подано заявление.

Отпуска для студентов дневных отделений

Отдельные правила действуют по отношению к тем, кто учится на дневных отделениях для высшего или профессионального обучения, совмещая это с основной деятельностью. И при таких обстоятельствах не обойтись без перерыва в работе, который нужен, чтобы сдать сессию.

Но при таких обстоятельствах средние зарплаты не сохранены. И сама продолжительность отпуска меньше. Например, это всего 15 календарных дней при высшем образовании, десять — в случае со средним специальным. Законодатели чётко говорят о том, что здесь имеется в виду лимит применительно к учебному году. Это ещё раз доказывает мнение, согласно которому для каждой из сессий отпуск и его продолжительность устанавливают отдельно.

Что касается итоговых испытаний, здесь временной отрезок отдыха такой же, что и у представителей вечерних, заочных отделений. То есть, это максимум два-четыре месяца в зависимости от программы, которая используется в том или ином случае.

Но у руководства отсутствует прямая обязанность выплачивать компенсации при любых обстоятельствах для таких отпусков. Обычно применяют стандартный порядок, уже описанный выше. Требуется заявление вместе со справкой-вызовом. На этом основании выпускают приказ с использованием стандартных форм.

Как быть с аспирантами и докторами?

Статья 173.1 ТК РФ как раз посвящена тем, кто совмещает работу с соисканием учёных степеней. Например, сказано о 30 рабочих днях, которые могут получить все граждане, обучаясь в аспирантуре или докторантуре. Это оплачиваемый вид отдыха. Можно оформить документы на всё время, пока сдают кандидатские экзамены и готовятся к ним. Упомянутое выше время актуально для заочной формы, устанавливается на каждый год. В справке-вызове при таких обстоятельствах не заполняют строки, связанные с основанием для получения гарантий и компенсаций.

Дополнительное время отдыха разработано и для аспирантов с докторантами, тем более — если им разрешили получить учёную степень, для чего требуется защитить соответствующую работу. Такой отпуск может длиться до 3 или шести месяцев, для кандидатов и докторов наук. Форма обучения не влияет на предоставление перерывов, нужно только доказательство в пользу того, что диссертационный совет согласен принять защиту. Для этого и собирают справки. Основа -Правительственное Постановление №409 от 14 года.

Согласно определённому порядку должны действовать те, кто должен готовиться для защиты диссертации, получая соответствующий отдых. Работодателей предупреждают минимум за 12 месяцев до того, как начинается указанный временной промежуток. Пункт 3 правил из указанного выше Постановления тоже говорит об этом. После принятия решения диссертационным советом должно пройти не больше десяти суток к тому моменту, как работодатель получит выписку из этого решения. Наконец, данная выписка передаётся вместе с заявлением на отпуск, где указана продолжительность. Об этом сказано в 5 пункте.

Но законодатели не установили отдельно последствий для тех, кто нарушит указанный порядок. Но согласно судебной практике работодатель имеет право отказаться от отпуска, если гражданин допустил нарушения. Он тоже должен опираться на Правительственное Постановление № 409.

Обучение и получение дополнительных льгот

Большая часть льгот привязана к промежутку времени, который стоит перед сдачей итоговой аттестации. Например, любой такой гражданин имеет право требовать сокращения рабочих недель, до 7 часов. Сотрудник может выбирать между дополнительными выходными днями или возможность работать меньше каждый день. Но в этом случае заработная плата за указанный промежуток тоже сокращается. Выплачивают только половину от обычных сумм. Если в результате получилась цифра ниже МРОТ, то сумму увеличивают.

Подготовительный период не может занимать больше десяти месяцев. Но сотрудники редко сами соглашаются с таким вариантом, ведь зарплата у них тоже становится меньше.

К дополнительным льготам относят компенсацию за проезд до места учёбы и обратно. Такие перечисления применяют стандартно раз в год. Работодатели при этом освобождены от страховых взносов по этим суммам, на основании письма Минздравсоцразвития России №939-19 от 2010 года.

О расходах на оплату учебных отпусков

Главное требование — чтобы оплата учебных отпусков была заранее прописана в трудовых договорах на предприятии. Должно присутствовать существенное условие соглашения между заинтересованными сторонами.

Это необходимое условие, чтобы соблюдать требования 255 статьи НК РФ. Расходы на оплату труда — любые виды затрат, которые официально описаны в индивидуальном или коллективном соглашении с работодателем.

Если коллективный договор отсутствует, можно опираться на обычные разновидности документов, присутствующие на предприятии. Это локальный нормативный акт, который можно считать подтверждением любых видов расходов, связанных с вознаграждениями за труд.

Вопросы-ответы