Как правильно написать заявление на отпуск? С учетом видов отпусков

Отпуск — оплачиваемое работодателем время отдыха, на которое ежегодно имеет право каждый официально трудоустроенный работник. Согласно действующему в нашей стране законодательству, первый отпуск можно получить спустя полгода с момента трудоустройства. Если же в течение первого года работы сотрудник этим правом по какой-либо причине не воспользуется, причитающиеся ему дни отдыха обязательно должны быть перенесены на следующий год.

Порядок оформления отпуска и действия работника и работодателя чётко прописаны в Трудовом Кодексе РФ и подлежат обязательному исполнению каждой из сторон.

Каким бывает отпуск?

Основной (ежегодный оплачиваемый)

Его стандартная продолжительность для сотрудника, который своевременно пользуется своим правом на отдых будет равна 28 дням. Если же по какой-то причине в одном из отчётов периодов данное право использовано не было, то не отгулянные работником дни могут быть:

• использованы им для отдельно оплачиваемого отдыха в новом периоде;
• добавлены к основному отпуску нового периода.

Если же сотрудник решил уволиться и на дату прекращения трудовых отношений имеет не отгулянные дни положенного ему ежегодного отдыха, он имеет право:

• использовать их до расторжения трудового договора;
• получить за них денежную компенсацию.

В случае, если расторжение трудового договора происходит по инициативе работодателя вследствие реорганизации компании, сокращения ее штата или банкротства, её сотрудники имеют право использовать в положенные им дни отдыха до начала изменения статуса фирмы или получить за них денежную компенсацию.

Уход сотрудницы в декрет так же не лишает её права на заработанный отпуск – она может взять его как до выхода на больничный по беременности и родам, так и после его закрытия либо воспользоваться своим правом на отдых уже после выхода из отпуска по уходу за ребёнком.

Как бы то ни было, игнорировать наличие у сотрудника не отгулянного отпуска или просто «забыть» про него работодатель не может, поскольку сроков давности для таких ситуаций просто нет. К тому же лишение своего сотрудника возможности отдыха может грозить работодателю спором с трудовой инспекцией и как следствие этого наказанием в виде штрафа на сумму от 30 000 до 50 000 рублей или приостановлением его деятельности на срок до 3 месяцев.

Отдельно следует отметить и тот факт, что с финансовой точки зрения организации так же крайне невыгодно копить отпуска своих сотрудников поскольку:

• Отпустив сотрудника в накопленный им за пару лет отпуск крайне сложно будет найти ему замену на такой длительный срок без отрыва рабочих от их непосредственных функций;
• При увольнении не отгулявшего вовремя свои отпуска работника, его желание получить за них денежную компенсацию может стать ощутимой финансовой нагрузкой для предприятия;
• В случае, если данное нарушение вызовет интерес у представителей государственной инспекции труда и повлечёт за собой проведение проверки предприятию может грозить штраф и занесение в список нарушителей положений трудового права.

Узнать больше о ежегодном оплачиваемом отпуске можно в нашей статье — «Особенности и нюансы ежегодного оплачиваемого отпуска от А до Я«.

Дополнительный отпуск

Предоставляется в обязательном порядке в ситуациях, предусмотренных действующим в нашей стране законодательством:

• лицам, работающим на вредных и (или) опасных производствах; жителям Крайнего Севера и территорий к нему приравненных;
• лицам, которые не достигли совершеннолетнего возраста;
• инвалидам;
• лицам с ненормируемым графиком работы;
• работникам сфер спорта, образования и медицины;
• лицам, осуществляющим работы особого характера; служащим госструктур военного и контролирующего назначения; лицам, которым он положен в качестве компенсации (пострадавшим в Чернобыле, Семипалатинске и т. п.).

Продолжительность дополнительного отпуска, как и список лиц, имеющих право на его получение, могут быть так же определена внутренним регламентом предприятия.

Эти дни сотрудник может либо отгулять вместе с основными либо получить за них денежную компенсацию в стопроцентном объеме.

Учебный

Положен лицам, проходящим обучение в учебных заведениях, имеющим государственную аккредитацию и только в случае получения образования данного уровня впервые. Его продолжительность напрямую связана с уровнем получаемого образования и формой обучения. Основанием для предоставления учебного отпуска являются справка-вызов из учебного заведения, заявление сотрудника, приказ и запись в его личную карточку.

На повышение квалификации

Предоставляется работникам проходящим профессионального обучения с целью повышения его квалификации, с сохранением за ним на время учёбы среднего заработка и занимаемой должности. Оформляется на основании приказа работодателя с занесением соответствующей записи в личную карточку.

Узнать больше о видах отпусков, которые работодатель должен предоставить помимо основного можно в нашей статье — Какие отпуска должен предоставить работодатель помимо ежегодного оплачиваемого отпуска?

Основные нюансы составления заявление на отпуск

Прежде всего, следует отметить тот факт, что законодательно закреплённых правил по заполнению заявления на отпуск, как и его единого для всех образца в нашей стране нет. Чаще всего, оно пишется в свободной форме с обязательным указанием в его тексте дат начала и окончания отдыха сотрудника, продолжительности (количества календарных дней) и, в некоторых, случаях причины.

Допускается как напечатанная на компьютере, так и рукописная форма документа, главное, чтобы она была завершена «живой» подписью его составителя.

Краткая инструкция по написанию

Заявление составить довольно просто. В верхней правой части листа формата А4 указывается должность лица, на имя которого оно составляется, наименование организации (включая её организационно-правовую форму), и ФИО руководителя в родительном падеже.

Ниже под этими строками вносятся сведения о собирающемся в отпуск сотруднике: его должность и структурное подразделение (отдел) где он работает (если это не основной офис) и ФИО.

Немного ниже, по центру строки располагают название документа с большой буквы, после которого ставят точку.

Ниже названия с красной строки и отступом на подшивку пишется основной текст, под которым с правой стороны листа поставляется дата и подпись заявителя.

В последнее время все больше организаций обходятся в своём документообороте без заявлений, ограничиваясь составлением графика отпусков и ознакомлением с ним сотрудников под роспись. В этом случае, если у работника не возникнет необходимости в переносе своего отдыха с заранее оговоренных им дат на другие сроки, то заявление ему писать не требуется.

Оформление ежегодного отпуска, который не был запланирован

Если даты отдыха сотрудника по какой-либо причине отличаются от тех, которые были указаны в графике отпусков, его заявление будет выглядеть несколько иначе, чем стандартная форма. Так, при уходе на дополнительный или незапланированный отдых (он может быть оплачиваемым или неоплачиваемым), ему потребуется указать причину, по которой он ему понадобился (допустим, учёба) и приложить к нему документ-основание (например, справка-вызов).

После написания заявления

Готовое заявление передаётся секретарю организации или сотруднику отдела кадров, которые, в свою очередь, обязаны передать его на рассмотрение ее руководителю. Итогом такого рассмотрения становится резолюция, проставляемая в левом вернём углу и заверяемая подписью. После этого оно возвращается.

Проставляемая директором резолюция может содержать:

• Согласие;
• Отказ;
• Предложение перенести отдых на другое время.

Отказ в предоставлении работнику отпуска чаще всего мотивируется тем, что на это время его будет некем заменить. При этом, в некоторых ситуациях он бывает абсолютно неправомерен. С точки зрения действующего в нашей стране законодательства, независимо от обстоятельств работодатель обязанности отпустить на заслуженный ежегодный отдых:

• работающего пенсионера;
• инвалида;
• внешнего совместителя;
• студента ВУЗа, ПТУ или другого учебного заведения и др.

Важно так же и то, что для того, чтобы решение по поданному сотрудником было положительным к нему обязательно следует приложить документы, подтверждающие его на отдых не по заранее согласованному графику.

Если, несмотря на предъявленные документы, по поданному сотрудником заявлению на отпуск будет получен отказ, он имеет право обратиться с жалобой на работодателя в соответствующие инстанции. В этом случае работодателю грозит штраф за несоблюдение прав своих сотрудников.

Заявление на отпуск при его переносе

Если отпуск необходимо перенести с прописанной в графике отпусков даты на другую, то его текст должен содержать следующее:

«В соответствии с утвержденным приказом No _ от _ отпускным графиком очередной оплачиваемый отпуск мне должен быть предоставлен с 15 января 2021 года сроком на 28 дней.

Согласно ст. 124 ТК РФ, прошу перенести дату его начала на _____(новая дата начала отдыха) на такой же срок».

В ситуации, когда работник собирается использоваться лишь несколько отпускных дней, а остальные взять позже, ему следует написать заявление на часть ежегодного оплачиваемого отпуска, включив в его текст следующую фразу:

«Прошу предоставить мне часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 12 календарных дней, начиная с 10 сентября 2021 года».

Основные правила, которым следует придерживаться работодателю

Три несложных, но очень важных, касающихся непосредственно оформления отпуска правила, прописаны в гл. 19 ТК РФ. Ими, к сожалению, очень часто забывают пользоваться на практике многие работодатели, давая при проверке лишний повод для взыскания со стороны проверяющих.

1. Все сотрудники имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск и работодатель обязан им его предоставить.

Очень часто можно встретить ситуацию, когда работодатель, пойдя навстречу сотруднику, отправляют его отдыхать лишь тогда, когда он сам изъявит желание это сделать. Если организации не нужны проблемы, связанные с нарушением трудового законодательства, ее руководству следует не допускать возникновение ситуации «работник решил, что в текущем году отпуск ему не нужен и перенес его на следующий год».

2. Отдельным категориям сотрудников работодатель обязан предоставлять оплачиваемый отпуск в удобное для них время.

Чтобы соблюсти это правило, еще на этапе планирования графика отпусков целесообразно будет взять у каждого такого сотрудника заявление с указанием в нем желаемых дат для отдыха. В то же время всегда надо быть готовым тому, что время даже это оговоренное заранее время всегда может быть сдвинуто.

3. Право сотрудника на отпуск за первый год возникает спустя полгода его непрерывной работы у работодателя. Вновь принятый на работу сотрудник не включается в график отпусков — чтобы отправить его отдыхать после того, как он отработает полгода, достаточно написанного им заявления.

Основные этапы предоставления ежегодного оплачиваемого отпуска в соответствии с составленным графиком

1. Составление и утверждение графика отпусков

Должно быть завершено не позднее, чем за 2 недели до наступления нового календарного года. Для этого может быть использована, как унифицированная форма Т-7, так и специальный внутренний документ организации. Утверждение производит руководитель, обязательно учитывая при этом мнение профсоюза (при его наличии).

2. Ознакомление сотрудников с графиком отпусков

Сделать это можно следующими способами:

• Добавив унифицированную форму Т-7 еще одну графу, в которой каждый из сотрудников собственноручно проставит подпись.
• Оформив в качестве приложения отдельный лист ознакомления.

3. Извещение сотрудника о времени начала отпуска

Несмотря на то, что специально утвержденной формы подобного рода извещения не существует, не стоит забывать про условия, которые на данном этапе в обязательном порядке должен соблюсти работодатель. А именно — уведомить о начале отпуска сотрудника надо:

• не позднее чем за 14 дней;
• сотрудники обязательно должны расписаться.

При невыполнении выше перечисленных условий организация рискует быть привлеченной к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.

4. Составление приказа о предоставлении отпуска и ознакомление с ним работника

Если посмотреть на необходимость составления приказа с точки зрения действующего на сегодняшний день законодательства, то ни в одном из нормативно правовых актов, нет информации о том, что данный документ является обязательным. Несмотря на это, большинство работодателей все же предпочитают его оформлять, используя для этого формы No Т-6 и No Т-6а. Составляется приказ на основании графика отпусков, с обязательным занесением в него номера и даты, табельного номера, ФИО, должности сотрудника, структурного подразделения и периода, за который предоставляется отпуск, исчисляемого с даты трудоустройства.

Срок составления такого приказа так же не прописан в законодательстве, однако, при его издании стоит обязательно учесть время, затрачиваемое на подписание, его передачу для ознакомления сотруднику, отправку в бухгалтерию и тд.

5. Оформление записки-расчета

Документ под названием «Записка-расчет» не является обязательным к оформлению работодателем. Однако, прежде чем принять решение об отказе от него, следует учесть, что зачастую, он требуется при расчете причитающихся сотруднику отпускных.

Если записка — расчет остается в документообороте организации, то для ее составления может быть использована унифицированную форму No Т-60 или та, что разработана на этот случай внутри организации. Для своевременной выплаты отпускных работнику данный документ следует подготовить не позднее, чем за 3 дня до начала отпуска. Заполнение его производится достаточно просто:

• Лист 1 – заполняет сотрудник отдела кадров, указывая на нем номер и дату, табельный номер, ФИО, занимаемая должность, структурное подразделение и период, за который предоставляется отпуск.
• Лист 2 – заполняет бухгалтерия, внося в него расчет отпускных, начисления, удержания и сумму, положенную к выплате.

Наличие записки-расчета значительно упрощает взаимодействие между собой отдела кадров и бухгалтерии. Данный документ не выдается на руки отправляющемуся в отпуск работнику и может оформляться только в электронно.

Выплата отпускных, согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ, так же производится не позднее, чем за 3 календарных дня до начала отпуска.

6. Внесение сведений в личную карточку сотрудника

Начиная с 01.09.2021 года, решение о необходимости ведения личных карточек сотрудников по форме кадрового учета Т-2 работодатели могут принимать самостоятельно.

В то же время, не следует забывать о том, что только в них ведется учет сведений о том, когда именно и сколько дней отдыхал работник. При заполнении данного документа в его восьмом разделе проставляется вид отпуска — «ежегодный основной оплачиваемый», период, за который он предоставляется, его продолжительность, даты начала и окончания и реквизиты документа-основания. Для ознакомления сотруднику личная карточка не предоставляется.

Отдельно стоит отметить тот факт, что в воинском учете личные карточки Т-2 не были отменены, поскольку Министерством Обороны РФ пока не была утверждена новая форма.

7. Отражение отпуска в табеле учета рабочего времени

Согласно ст. 91 ТК РФ все работодатели обязательно должны фиксировать время которое фактически было отработано каждым числящимся у него сотрудником в специальном документе.

При использовании для данных целей унифицированных форм No Т-12 или No Т-13, дни пребывания работника в отпуске отмечают аббревиатурой «ОТ» или кодом «09».

При использовании унифицированной формы графика отпусков No Т-7, дата его фактического начала заносится в строку 7 по факту, то есть не дожидаясь окончания отчетного периода. При чем, при ее не совпадении с запланированной, в строке 8 обязательно указывается ссылка на документ, являющийся основанием ее переноса, а в строке 9 — сама дата переноса. Эти даты могут отличаться лишь по причинам, указанным в ст. 124 ТК РФ, и при переносе части отпуска по заявлению работника.

Как производится расчет отпускных

Правила расчета отпускных, положенных к выплате сотруднику, отправляющемуся в ежегодный оплачиваемый отпуск, определены в ТК РФ (ст. 139) и Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 No 922.

В качестве базы для произведения расчетов берут среднедневной заработок сотрудника, приходящийся на 1 день, вычисляемый путем деления общей суммы полученного за предшествующий отчетному периоду календарный год работы дохода на 12 и на показатель среднемесячного числа дней 29,3, указанный в ст. 139 ТК РФ. Произведение среднедневного заработка сотрудника на количество дней отпуска позволяет получить сумму отпускных к выплате.

Если исходные 12 месяцев были отработаны сотрудником не полностью, то для определения среднедневного заработка следует использовать несколько иной расчет, разделив общую сумму полученного в расчетном периоде дохода на сумму произведения числа полных месяцев, которые были отработаны на показатель 29,3 и показателя среднемесячного числа дней, месяцев, отработанных не полностью (СКМД).

Показатель СКМД, в свою очередь, рассчитывают путем деления коэффициента 29,3 на общее количество дней в месяце и умножения на количество отработанных дней.

Дни прошедших праздников из расчета по формуле не исключаются, а расчет при окладе идет по календарным дням в месяцах.

Кроме заработной платы в показатель среднедневного заработка так же включаются все полученные за период премии.

Производя расчет, стоит так же учесть и определенные нюансы:

• При начислении в одном месяце нескольких премий по одному основанию, в расчет может быть включена лишь одна, определенная приказом руководителя.
• При попадании в период расчета лишь части периода премии включение в расчет производится пропорционально.

Один день в счет отпуска: как оформить

Ситуация, когда работнику может понадобиться однодневный отгул в счет ежегодно оплачиваемых дней отдыха – для работодателей далеко не редкость. С точки зрения законодательного аспекта данного вопроса – оформить такой микро-отпуск вполне возможно, так что если руководство не возражает, сотрудник может отдыхать таким образом хоть каждую неделю – оформление его отдыха, в этом случае, не будет отличаться, того, которое потребуется, чтобы отпустить его на более продолжительный срок.

Однако, в этой ситуации не следует забывать, что если отпуск делится на части, то, согласно ст. 125 ТК РФ, продолжительность одной из них необходимо сделать не меньше 14 календарных дней.

Важно помнить, что ежегодный отпуск положен всем сотрудникам, включая тех кто работает в организации по трудовому договору, в том числе:

• совместителям (ч. 2 ст. 287 ТК РФ);
• сезонным работникам (ст. 295 ТК РФ);
• сотрудникам, работающим по срочному трудовому договору, заключенному на срок до 2 месяцев (ст. 291 ТК РФ);
• лицам, работающим на дому (ч. 4 ст. 310 ТК РФ);
• лицам, работающим дистанционно (ст. 312.4 ТК РФ).

Отпуск всегда предоставляется за рабочий, а не за календарный год, начинающийся с момента официального трудоустройства сотрудника к работодателю.