Как бухгалтеру оплатить больничный во время отпуска?

Что делать с больничным вовремя ежегодного отпуска

В течение предоставленного очередного отпуска работник фактически не выполняет трудовые функции и не тратит рабочее время на болезнь. Несмотря на это, государством гарантирована оплата больничного листа, выданного вовремя отдыха.

Такое право закреплено ст. 6 Закона № 255-ФЗ от 29.12.06 «Об ОСС на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». ТК РФ охраняет права трудоустроенного и обязывает работодателя увеличить действующий отпуск или передвинуть остаток на будущее (ст. 124 ТК РФ). Поэтому можно сказать, что отпуск прерывается на время болезни. Но это не безусловное правило, далее мы рассмотрим существенные нюансы, которые могут повлиять на увеличение или сокращение отпуска.

Решение о том, брать у врача больничный вовремя отпуска или нет, работник принимает самостоятельно. Далее мы подробнее разберем ситуации, когда за больничный не заплатят, а отпуск пройдет без продления. Следовательно, оформлять лист нетрудоспособности не всегда имеет смысл. Вернемся к случаю с оформлением больничного листка.

Первым делом, сотруднику необходимо уведомить работодателя об открытии больничного листа. Для этого достаточно телефонного звонка, sms-сообщения, письма по электронной почте или заказным отправлением почтой РФ. Правила 1930 года ещё никто не отменял. Судьи продолжают ссылаться на п.18 Правил №169 «об очередных и дополнительных отпусках», утвержденных НКТ СССР 30.04.1930г., и защищают интересы работодателя. Без уведомления работник может продлить отпуск без дисциплинарных взысканий только при наличии уважительных причин, послуживших несвоевременному сообщению о наступлении больничного. Обратимся к судебной практике. В подобных случаях суд вставал на сторону заболевшего. (Обзор судебной практики ВС РФ за III кв. 2013 года, утвержденный Президиумом ВС РФ 05.02.2014).

На следующем шаге работник должен определиться: продлевать или переносить?

При выборе любого из вариантов в табеле учёта рабочего времени ответственный сотрудник отдельным способом размечает рабочие и пропущенные дни. Дни очередного ежегодного отпуска отмечаются кодом «ОТ» или цифрой «09», в дни действия больничного проставляется код «Б» или цифра «19».

По завершению периода болезни и текущего отпуска сотрудник должен определиться, как поступить с пропущенными днями из-за болезни. Совсем отказаться от отпуска он не может. Согласно ТК РФ, работник должен отгулять положенный ему отпуск в течение 12 месяцев. В качестве отпускного периода используется некалендарный год, а период, за который сотрудник заработал право на отпуск.

Поэтому остается продление или перенос. Дату перенесённого отпуска сотрудник согласовывает с руководителем и отделом кадров. При этом надо учитывать наличие производственной необходимости, а также действующий график отпусков. В первую очередь в отпуск уйдет коллега согласно графику, а затем уже можно переносить не отгулянный отпуск.

В ситуации, когда сотрудник захворал еще до отпускных дней, а к началу не успел закрыть больничный лист, отпуск однозначно переносится на новый срок.

Как оформить продление и перенос отпуска

Порядок действий при продлении или переносе дней из-за незапланированного больничного листа практически не отличается от правил оформления очередного отпуска, и состоит из следующих шагов.

1. Работник закрывает больничный лист. После этого он приносит выданный ему в медучреждении бланк, заполненный врачом. По новым правилам он также может передать любым удобным способом номер электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН).
2. Работник оформляет заявление на имя руководителя, в котором указывает желание о переносе отпускных дней. В качестве подтверждения можно приложить копию больничного листа или указать в тексте его номер и даты.
3. Получив заявления от работника, кадровый отдел готовит приказ о переоформлении отпуска.
4. Согласование сроков и подписания приказа.
5. По правилам кадрового учета приказ регистрируют в журнале приказов по личному составу, где он хранится вместе с другими документами в течение 5 лет.

Если речь идет о продлении отпуска на время пропущенных дней, то нет необходимости писать заявление и оформлять приказ. Работник согласовывает свое решение с руководством, а отдел кадров или бухгалтерия определяют дату выхода из отпуска.

Отпуск не продляется на дни болезни, которые пришлись на праздничные или нерабочие дни (ч. 1 ст. 120 ТК РФ), т.к. праздничные дни исключаются из периода отпуска.

Обязательные реквизиты приказа

Для составления документа о продлении отпуска из-за болезни нет специально утвержденной унифицированной формы, как для стандартного очередного отпуска. Поэтому можно на бланке организации в произвольной форме изложить суть события. Кроме реквизитов работодателя в приказе должны быть следующие пункты:

• Наименование документа – «Приказ»;
• Дата и место составления;
• основанием для выпуска приказа является поступление заявления от сотрудника и бланк больничного листа;
• обоснованием для переоформления отпуска является ч. 1 ст. 124 ТК РФ;
• назначение ответственных и распределение задач для выполнения приказа;
• подписи уполномоченных лиц.

Инструкция по приему и оформлению больничного листа

После получения от сотрудника листа о временной нетрудоспособности или ЭЛН бухгалтер обязан приступить к его оформлению. С мая 2021 года вместо заявления для назначения пособия используются новые бланки ФСС (http://r69.fss.ru/392726/392732/index.shtml). Сведения о застрахованном лице заполняются совместно с сотрудником единожды. Для следующего больничного повторно заполнять сведения не нужно, только при наличии изменений.

После обращения сотрудника за получением пособия у бухгалтера есть 10 календарных дней для расчета и оплаты первых 3 дней. На передачу оформленного листа, сведений о работнике и его заработке в ФСС у организации остается 5 рабочих дней. Благодаря электронному документообороту и любой бухгалтерской программы для сдачи отчетности, взаимодействовать с фондом можно, не покидая офиса.

В отведенные сроки ответственный сотрудник бухгалтерии или кадровой службы заполняет за организацию оставшуюся часть больничного листа. Для этого потребуется указать информацию о работнике, СНИЛС, его трудовой стаж, средний дневной заработок, количество дней больничного и его сумму. В нижней части бланка свои подписи ставят назначенные лица организации, проставляется печать, если имеется.

От указания «Причины нетрудоспособности» зависит порядок продления больничного. Возможные значения кода причин больничного, перечислены на обратной стороне листа.

Новые правила для определения размеров больничного пособия в 2021 году

Сам порядок вычисления размера пособия не поменялся. Больничный продолжают рассчитывать с помощью среднего заработка в день, полученного на протяжении двух лет, которые предшествовали началу страхового случая. Значит если больничный открыт в декабре 2020, а закрыт в январе 2021, для расчета берут доходы в 2018 и 2019 годах. От правильности ваших расчетов будет зависеть размер расходов фонда. Поэтому если в ходе проверки выявится ошибка, работодатель должен будет компенсировать соцстраху излишне перечисленное пособие, а также оплатить штрафные санкции.

Алгоритм расчета больничного состоит из следующих шагов:

1 шаг – расчет пособия из фактически полученного заработка

Пособие = Средний заработок за день * количество дней болезни * % компенсации

Размер компенсации пособия может принимать одно из трех процентных значений, которые зависят от заработанного страхового стажа:

• 100 % от пособия получают трудоустроенные граждане со стажем более 8 лет. С 1 сентября 2021 право выплатить 100% от исчисленного пособия получили родители, оформившие больничные по уходу за детьми, не достигшими восьмилетнего возраста, вне зависимости от рабочего стажа;

• 80 % — для работников со стажем 5-8 лет;
• 60 % — сотрудники, работающие менее 5 лет.

Рассчитать стаж можно с помощью трудовой книжки или СТД-Р, если сотрудник перешел на электронную трудовую.

Формулу расчета среднего заработка за день можно записать простым образом:

Среднедневной заработок = Сумма вознаграждения сотрудника за 2 года перед началом больничного / 730 дней

В сумму выплат входит только заработок, с которого уплачивались взносы в ФСС (зарплата, премии, отпускные и т.п.). Сведения о доходах можно получить из справки с прошлого места работы заболевшего или заказать отдельным письмом в пенсионном фонде. Второй вариант намного длиннее. При этом надо учитывать, чтобы получить максимальное пособие, сумма выплат не может превышать установленных лимитов:

В 2019 г. – 865 000 рублей.

В 2020 г. – 912 000 рублей.

В том случае, когда за 2019–2020 годы заработанная сумма более, чем 1 777 000 рублей (865 000 + 912 000), то размер больничного будет установлен по максимальному среднедневному заработку и составляет 2434,25 рубля (1 777 000 рублей / 730 дней).

Кроме верхней границы существует также минимальное значение пособия.

2 шаг – рассчитать минимальное пособие:

Пособие по МРОТ = МРОТ * РК * Дни больничного / количество календарных дней в месяце болезни

• РК — районный коэффициент;

Например, размер минимального пособия за один день больничного, исходя из МРОТ, составит:

• в январе 12 792 рублей / 31 день = 412 рубля 65 копеек;
• в феврале 12 792 рублей / 28 дней = 456 рублей 86 копеек.

3 шаг – рассчитанное из фактического заработка пособие нужно сравнить с минимальным.

Если фактически рассчитанное пособие меньше минимального, то в пользу сотрудника выплачивается пособие исходя из МРОТ.

За первые 3 дня болезни пособие продолжает выплачивать организация из своих средств. Перечисление должно быть осуществлено не позднее ближайшего аванса или подсчета. Оставшуюся часть перечисляет ФСС в течение 10 рабочих дней после получения документов от работодателя.

Кто не может рассчитывать на увеличение отпуска и выплату пособия

Больничный оформляется для лечения ребенка или другого близкого члена семьи

Тогда код причины нетрудоспособности принимает следующие значения:

• 09 — стандартный код при уходе за ребенком;
• 12 — уход за тяжелобольным ребенком до 7 лет;
• 13 — уход за ребенком инвалидом;
• 14 — уход за ребенком-инвалидом с осложнением после вакцинации;
• 15 — уход за ребенком с ВИЧ.

ВС РФ занимает однозначную позицию против интересов работника, предоставившего подобный больничный. В определении №АПЛ13-18 от 28.02.2013 года было решено в пользу фонда. Работник оказался без пособия на время лечения члена семьи. Даже в самом порядке выдачи листков (приказ Минздравсоцразвития №624н от 29.06.11 г.) в п. 40 сказано, что работник должен предупредить медучреждение о своем отпуске. Тогда больничный не будет оформлен на ребенка.

ФЗ № 255 устанавливает право для оплаты пособия по временной нетрудоспособности в связи с болезнью самого работника, а не его ребенка (пп. 1 п. 1 ст. 9), при этом решающее значение имеет время наступления страхового случая.

Выходит так, что по всем законам и судебным решениям дни, потраченные на лечение ребенка, нельзя перенести на следующий отпуск. Однако, работодатель сохраняет за собой право для продления или переноса отпуска. Для этого порядок предоставления отпуска нужно закрепить в ЛНА организации. Этот вариант подтверждают письма Минтруда №14-2/ООГ-8536 от 26.10.2018 года и Роструда №ПГ/4629-6-1 от 01.06.2012.

В продолжении темы рассмотрим ещё одну часто встречающуюся ситуацию. Больничный открытый на сотрудника, ухаживающего за больным ребенком, закрывается после окончания основного отпуска.

Сотрудник уведомляет своего непосредственного руководителя и остается на больничном с ребенком дома. После закрытия листа работодатель будет оплачивать 3 дня больничного, приходящиеся на после отпускное время.

Сотрудник собирается уволиться, и вместо двухнедельной отработки решил уйти в очередной отпуск

При увольнении дни отпуска, пришедшиеся на время болезни, никто переносить не будет. Этот вывод можно сделать определения КС РФ №131-О-О от 25.01.2007 года, а также, изучив письмо службы по труду и занятости в № 5277–6–1 от 24.12.2007 года.

Продление отпуска и оплата пособия невозможны, если время болезни пришлось на особые не страховые периоды в работе:

• отпуск без сохранения зарплаты.

Этот вид отпуска оформляется по семейным обстоятельствам, или при наличии других уважительных причин. Срок определяется по соглашению сторон и указывается в заявлении, а затем и в приказе (ст. 128 ТК РФ). Больничный лист будет оплачен только в той части, которая приходится на страховой период (п. 28 Порядка из приказа Минздрава России от 01.09.2020 № 925н.)

В табеле «отпуск без сохранения зарплаты» принято обозначать пометкой «ДО». Время болезни никак не отмечается, только после выхода из отпуска появляется код «Б».

Рассмотрим ситуацию, когда перенос отпуска без сохранения заработка имеет место. Верховный суд РФ в очередном определении № 69-КГ13-4 от 04.10.2013 принял сторону работника. В его случае отпуск без сохранения заработной платы служил непрерывным продолжением очередного оплачиваемого отпуска. В упомянутом выше судебном деле работодатель не имел право увольнять за прогул, а должен был продлить неоплачиваемый отпуск.

• Декретный отпуск по беременности и родам.
• Время учебного отпуска.
• Отпуск для ухода за ребенком до 1,5 и 3 лет.
• Период, когда работник был отстранен от работы (ст. 76 ТК РФ).
• Период, когда работник находился в местах лишения свободы или под административным арестом.
• Период проведения судебно-медицинской экспертизы;
• Простой.

К сожалению, невозможно совмещение больничного и отгула, предоставленного за работу в выходной день. Если болезнь застигла во время отгула, то получить его повторно нельзя.

Больничный лист в отпуске по уходу за ребенком до 3 лет

Отпуск по уходу за ребенком до 1,5 или до 3 лет оформляется по заявлению одного из родителей, так как это является их правом (ст. 256 ТК РФ). Пособие до 1,5 лет ежемесячно выплачивает ФСС, а вот пособие в размере 50 рублей платит работодатель пока ребенку не исполнится 3 года, и сотрудник не посещает работу. С января 2020 года эту выплату отменили, поэтому ее получат дети, рожденные до 2020 года.

На основании закона 255-ФЗ, а точнее статьи 10, одновременное участие в двух отпусках исключено. Например, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет, сотрудница оформляет новый больничный по родам второго ребенка. В таком случае ей нужно на время отказаться от ежемесячного пособия по уходу.

Больничный можно оплачивать с того дня, когда сотрудник передал заявление на окончание отпуска по уходу за ребенком. Неважно в каком формате он приступил к работе: удаленно или на неполный рабочий день. Сотрудник досрочно возвращается на свое рабочее место, только уведомив и без получения согласия от работодателя, на основании ст. 14 закона «О государственных пособиях…» от 19.05.1995 № 81-ФЗ. После выхода на работу любой больничный вне зависимости был ли он оформлен на родителя или на его ребенка является обязательным к оплате.

Если отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет прерывается на время болезни матери, и она не может продолжить воспитание, то супруг вправе оформить пособие на себя, а супруга получит оплачиваемый больничный лист. На практике потребуется одновременно и заблаговременно написать несколько заявлений для всех работодателей. В рассмотренном случае супруга пишет заявление о выходе из отпуска и о своем срочном возвращении к работе. С согласия работодателя заявление должно быть датировано ранее начала болезни. Работодатель пишет справку, что отпуск по уходу за ребенком прекратился. Второй супруг предоставляет ее на место своей работы и пишет заявление на отпуск по уходу за ребенком. После закрытия больничного сотрудники составляют обратные заявления, и все возвращаются на свои места.

Больничный лист во время отпуска по беременности и родам

Рассмотрим порядок назначения и оплаты одного больничного листа по декретному отпуску. Для его расчета работодатель собирает сведения о выплатах, а полную оплату совершает фонд соцстраха.

Для оформления пособия необходимо поступить, как и с обычным больничным, т.е. передать бухгалтеру выданный медучреждением больничный лист и заполнить сведения о получателе пособия, если ранее они уже не предоставлялись в соцстрах. Декретное пособие рассчитывается аналогично простому больничному листку с учетом заработка за 2 года предшествующих наступлению страхового случая (дата оформления больничного листа, а не день выписки из роддома). Для расчета минимального пособия районный коэффициент не применяется, поэтому на 2021 год размер пособия будет следующим:

За 1 день — 420 рублей 56 копеек

За 140 дней – 58 878 рублей 40 копеек

Максимальный размер пособия рассчитывается, исходя из лимитов на 2019 и 2020 годы, и будет соответствовать:

За 1 день – 2 434 рублей 25 копеек;

За 140 дней — 340 795 руб.

Сотрудница вправе предоставить больничный для расчета и выплаты пособия в течение 6 месяцев после окончания листа нетрудоспособности (ст. 12 закона 255-ФЗ).

Сотрудницам следует знать, что когда они оформили больничный по беременности и родам, все другие листы по нетрудоспособности по другим заболеваниям не оплачиваются.

Как поступить с иностранным больничным

Заболевание сотрудника вовремя отпуска за границами РФ должно быть документально зафиксировано. При наличии лишь иностранных справок пособие не может быть начислено и выплачено.

Сотрудник вправе посетить медучреждение по месту своего проживания в РФ для замены иностранного больничного на лист по форме, действующей на территории РФ. Иначе больничный не будет оплачен. Иногда работодатель идет навстречу работнику и разрешает продлить отпуск на дни, проведенные в болезни.

Для выплаты больничного пособия работодатель принимает только настоящие бланки по форме, утвержденной Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.04.2011г. №347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности».

Как перенести отпускные выплаты из-за больничного и сложности в отчетности

Перед уходом в отпуск сотруднику были начислены и выплачены отпускные в полном объеме. Страховые взносы с них были также уплачены полностью.

В ситуации, когда больничный накладывается на отпуск и прерывает его, образуется переплата по налогооблагаемой базе и переплата по страховым взносам. Проблему можно решить двумя способами:

1. Подать уточненный РСВ и в следующем месяце скорректировать сумму к уплате страховых.
2. Провести корректировку базы и страховых в следующем месяце. У сотрудника образуется «долг» по отпускным, которые можно удержать при выплате заработной платы. Если заработка недостаточно для вычета, то корректировку можно перенести на следующий период.

Не только страховые взносы требуют исправления, в случае с НДФЛ можно поступить аналогичным способом. Общую сумму вознаграждения скорректировать в 6-НДФЛ для следующего периода.

В ситуации, когда начисление отпускных пришлась на разные кварталы, то необходимо предоставить уточненный отчет. Из-за сокращения отпуска происходит занижение налогооблагаемой базы в разделе 1 расчета 6-НДФЛ. Это решение основывается на разъяснении УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940.

Чтобы не удерживать переплаченные отпускные из заработка можно поступить следующим образом. Отпускные за дни болезни оформить как аванс работнику в счет его зарплаты, которую он начнет зарабатывать после выхода из отпуска. Когда работник пойдет в отпуск, необходимо будет оформить новый приказ на отпуск и снова начислить ему выплату к отпуску, рассчитав средний заработок.