Дистанционная работа — особенности и кадровое оформление сотрудника

Трудовой договор о дистанционной работе заключается с физическими лицами, которые могут выполнять свои служебные обязанности не на территории нанимателя, а в любом удобном месте с доступом к Интернету и другим способам связи. Оформление таких работников происходит по общим нормам трудового законодательства с некоторыми особенностями. Перед тем как оформить сотрудника, важно заручиться его согласием.

Что такое дистанционная удаленная работа: основные признаки

Из норм Трудового кодекса (далее — ТК РФ) следует, что это реализация задач, закрепленных в договоре, за пределами точек локализации нанимателя, его филиалов, других структурных подразделений, не на строго установленном участке либо иных объектах, подконтрольных организации в любой степени. Таким образом, сотрудник выполняет свою работу не на том месте, которое создано или контролируется работодателем.

Отличительные черты удаленки:

• Сотрудник может находиться там, где пожелает сам, а не в помещении, использование которого закреплено в должностных обязанностях. Место работы дистанционного работника не оказывает влияния на качество и своевременность выполнения поставленных рабочих задач.
• Для обсуждения вопросов, связанных с рабочими функциями, стороны взаимодействуют с помощью сети Интернет и иных способов коммуникации.
• Важнейшее условия правильной организации дистанционки — техническая возможность реализации рабочих функций.

Работодатель может перевести на удаленку, даже если это не закреплено в контракте. Для этого издается соответствующий приказ. Однако при этом важно не допустить ухудшения условий. Кроме того, недопустим принудительный перевод, т.е. важно дать на это согласие. Подобные изменения требуют заключения письменного соглашения сторон.

Одним из видов удаленной работы наряду с дистанционным является надомный труд. Нормы, касающиеся этой категории работников, представлены в ст. 310 ТК РФ.

Изменения с 01 января 2021 года (от 8 декабря 2020 г. № 407-ФЗ):

1. Вводятся понятия «дистанционная (удаленная) работа», «временная дистанционная (удаленная) работа», «комбинированная дистанционная (удаленная) работа».
2. Законом предусмотрен перевод сотрудников принудительно в случае ЧС. Разумеется, что работодатель обязан возместить затраты.
3. Не выход на связь в течении 2х дней — основание для увольнения.
4. Болезнь можно будет подтверждать номером электронного листка нетрудоспособности.

Варианты и различия удаленной работы: надомный и дистанционный

Часто дистанционную работу путают с надомной. Основные признаки и отличия рассмотрены в таблице.

Признак	Дистанционная работа	Надомный труд
Место работы	Любое по усмотрению сотрудника (на дому, на даче и др.), главное — доступ к Интернету	Обычно это помещение, где работник постоянно или преимущественно проживает
Результаты труда	Нематериальные объекты (информация, интеллектуальная собственность и др.)	Материальный результат, выполнение определенных механических действий
Кто выполняет работу	Только сам сотрудник	Можно привлекать и оформлять членов семьи

Есть у этих разновидностей удаленки и общие черты:

• отношения «работник-наниматель» регулируются общими главами ТК РФ, за исключением некоторых особенностей;
• сотрудник вправе не появляться на территории нанимателя, когда в этом нет необходимости;
• работодатель не контролирует время труда и отдыха;
• материалы и техника, используемые в трудовой деятельности, принадлежат любой стороне соглашения;
• необходимо обязательно ознакомить работника с инструкциями по охране труда и при необходимости выдать СИЗ.

Образец трудового договора с дистанционным работником, приказа о переводе и дополнительного соглашения к трудовому договору

Разновидности удаленной работы

В законодательных актах закреплено 3 типа удаленной работы:

• Постоянная. Сотрудник изначально соглашается на подобную деятельность.
• Временная (договор с работником до полугода). Это вынужденная мера, принимаемая на фиксированный отрезок времени.
• Периодическая. Работник часть времени трудится в офисе, а в остальной период — за его пределами.

Причины для перевода на удаленку

В нормативных правовых актах отсутствует исчерпывающий перечень причин перевода на дистанционку. Например, в настоящее время это вопрос все чаще открывают в целях профилактики и предупреждения распространения коронавируса.

Основание — только соглашение сторон. Инициативу проявляет каждая.

Кого можно и нельзя перевести на удаленку

При условии обеспеченности аппаратурой и ПО на дистанционку без снижения качества результатов переводят практически всех работников офиса. Это административный персонал, дизайнеры, IT-специалисты, бухгалтеры, кадровики, юристы, копирайтеры, переводчики, журналисты и др.

На дистанционную работу могут быть переведены не все категории работников. Например, это невозможно для рабочих специальностей, таких как слесарь, токарь, водитель. Также на удаленку не переводятся продавцы, повара, пекари и иные сотрудники, присутствие которых на рабочем месте является обязательным.

Как вернуть сотрудника с удаленки

Порядок действий по выходу работника с удаленки зависит от способа оформления первоначального перевода на удаленную работу. Если дополнительное соглашение о дистанционной работе содержало конкретные сроки, акт утрачивает силу по истечении этого периода. Допустимо издать отдельный приказ об уведомлении работников о прекращении режима дистанционной работы.

Дополнительное соглашение о переводе на дистанционную работу может включать нормы о порядке отзыва ранее обозначенного срока. Если срок не был прописан, сотрудник переводился на удаленку на постоянной основе.

Общий порядок возврата сотрудников с удаленки:

1. сбор заявлений о переходе на работу в офис;
2. расторжение допсоглашения к трудовому контракту, касающегося вопросов удаленной работы;
3. прием техники по описи и расторжение договоров о материальной ответственности (при необходимости).

Плюсы и минусы дистанционной работы

Дистанционная работа имеет как достоинства, так и недостатки. Преимущества:

• Уменьшение количества обязанностей работодателя. В отношении условий труда дистанционных работников не проводится СОУТ (специальная оценка условий труда).
• Экономическая выгода. Работодателю не нужно организовывать сотруднику рабочее место с обеспечением техникой, мебелью, бытовыми приборами (за исключением устройств, предназначенных для выполнения трудовых задач).
• Мотивация. Для многих работников возможность работы дома является ключевым моментом заинтересованности в труде, что влияет и на результативность.
• Нет необходимости доставлять работников на служебном транспорте и нести другие транспортные издержки.

Минусы:

• трудности с управлением персоналом;
• затруднение контроля за качеством и своевременностью выполнения задач;
• необходимость постоянной связи с работниками по телефону, через Интернет, видеосвязь;
• некоторые особенности оформления кадровых процедур по сравнению с общими нормами.

Отличия договора с работающим дистанционно сотрудником от обычного трудового соглашения

С лицом на дистанционке следует в обязательном порядке подписывать соглашение на удаленную работу. Такая норма прописана в ТК. Существуют и некоторые отличия между соглашениями с дистанционным и обычным подчиненным. Договор с лицом, работающим на удаленке, должен включать:

• указание на характер труда (на дистанционке);
• отметку о неиспользовании трудовой книжки (при согласии сторон);
• установленный распорядок рабочего дня, правила предоставления трудового отпуска;
• положения об оформлении усиленной квалификационной цифровой подписи (если необходимо);
• перечень техники и программного обеспечения, используемых при осуществлении трудовой деятельность;
• алгоритм определения объема компенсации за использование имущества сотрудника и другие расходы;
• порядок обмена заданиями и результатами труда;
• дополнительные обязанности по охране труда;
• дополнительные условия увольнения.

Режим рабочего времени сотрудника

Дистанционный работник сам устанавливает режим труда и отдыха по своему усмотрению. Работодатель предоставляет сотруднику ежегодный основной оплачиваемый отпуск в 28 дней и дополнительный отпуск, если это предусмотрено законодательством. Отпускной период устанавливается в соответствии с графиком предоставления отпусков, определенным работодателем. Также работнику может быть предоставлен отпуск без сохранения зарплаты.

Гарантии сотрудника

Перевод физического лица на дистанционку не лишает его прав и гарантий, закрепленных в нормах ТК:

• право на не менее 28 дней отпуска с сохранением зарплаты.
• дополнительные отпуска для учебы и других целей;
• пособия по беременности и родам, уходу за детьми до 1,5 лет, по временной нетрудоспособности.

Охрана труда на удаленке

Наниматель обязан:

• проинструктировать о правилах безопасной работы с техническими устройствами, используемыми для осуществления деятельности в соответствии с должностной инструкцией и контрактом;
• предоставить обязательное соцстрахование при несчастных случаях;
• официально регистрировать несчастные случаи, проводить расследования подобных инцидентов;
• своевременно исполнять предписания контролирующих структур.

Перевод на удаленку в связи с коронавирусом

Когда наниматель решит перевести коллектив на удаленную систему, необходимо заключить допсоглашения. Лучше обозначить конкретный период действия акта или указать определенное событие, при наступлении которого соглашение утрачивает силу. Перевод на удаленку в связи с коронавирусом осуществляется по правилам, установленным решениями местных исполнительных органов.

Кадровое оформление

Дистанционные удаленные работники вводятся в штат как и обычные. Исключений в порядке кадрового оформления по трудовому законодательству нет.

Скачать образец трудового договора о дистанционной работе

 

Скачать положение о дистанционной работе

Как принять сотрудника на работу

Этапы:

1. получить от будущего члена коллектива полный перечень необходимых документов (паспорт, страховое свидетельство, трудовую книжку, документы воинского учета, диплом о высшем образовании, пенсионное удостоверение и др.);
2. дать ознакомиться с локальными правовыми актами;
3. подписать контракт;
4. подписать приказ о приеме на должность;
5. заполнить карточку учета для кадровой службы;
6. оформить трудовую книжку.

Как уволить сотрудника

Трудовой договор с удаленным работником расторгается по основаниям, указанным и в самом акте, и в законодательных актах, касающихся трудовых отношений. Чаще всего это:

• соглашение сторон;
• истечение срока договора;
• личная инициатива сотрудника;
• несоблюдение сроков выполнения заданий, несоответствие ее результатов установленным требованиям;
• отказ сотрудника от использования средств защиты информации;
• несвоевременность предоставления отчетности.

Уволить работника на удаленке за прогул достаточно трудно. Сам факт прогула доказать непросто. Удаленка не обязывает находиться в определенном месте, главным условием считается наличие сети Интернет и взаимодействие с нанимателем.

Когда работник не выходит на связь в согласованные дни работы и по установленным каналам, начальство имеет право осуществлять учет такого отсутствия в обычном порядке. Причины отсутствия могут быть уважительными, поэтому увольнять сотрудника сразу не рекомендуется, пока не будут приняты все необходимые меры по его поиску ( ч.9 ст. 312.3 ТК РФ).

Расторжение контракта закрепляется на бумажном носителе или более современным способом — электронным с использованием цифровой подписи. Если на удаленке велась трудовая книжка, в ней делается характерная запись.

В последний день работы производится окончательный расчет. Также необходимо выдать сотруднику справку о сумме заработков и специальных периодов за текущий и 2 предшествующих увольнению года.

Варианты обмена документами

Порядок предоставления и получения документации указывается в соглашении. Существует 2 способа:

• Бумажный. Например, документами обмениваются посредством почтовых отправлений. В такой ситуации все бумаги заверяются работником и работодателем с помощью личных подписей. Это достаточно долгий процесс.
• Электронный (с использованием сети Интернет). Часто для подтверждения достоверности электронного документооборота нужна усиленная цифровая подпись. При получении документа нужно направить отправителю соответствующее уведомление.

Работа по совместительству с возможностью удаленного труда

Работодатель может вступить в трудовые отношения с дистанционным сотрудником по совместительству и заключить контракт (срочный договор). При этом нужно соблюдать нормы, закрепленные в гл. 44 ТК. В законодательстве закреплено, что рабочее время сотрудника по совместительству — половина длительности обычного рабочего дня. По этой причине объем выполненной работы будет составлять вдвое меньше.

Отпуск дается в одно время с плановым отдыхом по главному месту осуществления трудовой деятельности. На удаленку по совместительству не распространяются гарантии, которые дают гражданам, работающим в условиях Крайнего Севера, и студентам. Расторжение трудового договора на удаленную работу требует обязательного предупреждения сотрудника за 14 суток до дня поступления соответствующего запроса работодателя, если для выполнения таких же обязанностей нанимают другое лицо, для которого эта деятельность станет основной.

Если работник желает, допустимо заключение двух трудовых договоров, при этом существующая ставка разбивается на 2 части. По первому акту он будет трудиться по основному месту удаленно (к примеру, 2 дня еженедельно). По второму с тем же начальством он сможет работать по совместительству в офисном помещении остальные 3 дня.